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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/05/16 10:59
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2025/05/13 13:35
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2025/02/28 10:46
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -6,7 +6,8 @@
6 6  {{toc/}}
7 7  )))
8 8  
9 -= Zusatzfelder =
9 +(% class="wikigeneratedid" id="HZusatzfelder" %)
10 +Zusatzfelder
10 10  
11 11  Neben den Standardfeldern, die der Non-Profit-Manager bereitstellen, können zusätzlich Zusatzfelder individuell hinzugefügt werden. Diese Zusatzfelder dienen dazu, weitere Informationen an verschiedenen Stellen zu pflegen und ermöglichen eine spätere Auswertung. Unterhalb finden Sie ein Beschreibung der einzelnen Zusatzfeldtypen.
12 12  
... ... @@ -50,7 +50,8 @@
50 50  Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.
51 51  )))
52 52  
53 -== Übersicht Zusatzfelder ==
54 +(% class="wikigeneratedid" id="HDCbersichtZusatzfelder" %)
55 +Übersicht Zusatzfelder
54 54  
55 55  1. (((
56 56  Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berehctigung muss vorhanden sein.
... ... @@ -115,7 +115,8 @@
115 115  Möchte man ein **neues Zusatzfeld **erstellen, kann man dies über das **+ **Icon machen.
116 116  )))
117 117  
118 -== Formatierung der Zusatzfelder ==
120 +(% class="wikigeneratedid" id="HFormatierungderZusatzfelder" %)
121 +Formatierung der Zusatzfelder
119 119  
120 120  Zusatzfelder vom **Typ "Zahl"** können wie folgt formartiert werden:
121 121  
... ... @@ -179,7 +179,8 @@
179 179  13.Januar.2020
180 180  )))
181 181  
182 -== Zusatzfelder in der Übersichtsliste einpflegen ==
185 +(% class="wikigeneratedid" id="HZusatzfelderinderDCbersichtslisteeinpflegen" %)
186 +Zusatzfelder in der Übersichtsliste einpflegen
183 183  
184 184  Eine Übersichtsliste bezeichnet die Auflistung aller vorhandenen Kontakte. Diese wird beispielsweise angezeigt, wenn im Kontaktmanagement auf 'Kontakte' geklickt wird. In dieser Ansicht sind alle erstellten Kontakte sichtbar.
185 185  Diese Übersichtsliste kann bearbeitet werden und alle verfügbaren Felder können eingeblendet werden. Hierbei ist allerdings zu beachten wenn die Felder in einem "Standard" ausgeliefert werden, dann verschwinden Ihre Anpassungen mit dem nächsten Datenbank Update wieder. Hier empfehlen wir einen eigenen Report anzulegen (weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren Berater oder unseren Support).
... ... @@ -234,7 +234,8 @@
234 234  )))
235 235  
236 236  
237 -== Neuanlage Kategorie ==
241 +(% class="wikigeneratedid" id="HNeuanlageKategorie" %)
242 +Neuanlage Kategorie
238 238  
239 239  Gibt es sehr viele Zusatzfelder in Ihrem System so können diese in Kategorien verwaltet werden. Diese Kategorien werden dann später auch an
240 240  
... ... @@ -306,7 +306,8 @@
306 306  [[image:Zusatzfelder_eine_mehr_zeilen.png||height="457" width="899"]]
307 307  
308 308  
309 -== Neuanlage Zusatzfelder ==
314 +(% class="wikigeneratedid" id="HNeuanlageZusatzfelder" %)
315 +Neuanlage Zusatzfelder
310 310  
311 311  1. (((
312 312  Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berechtigung muss vorhanden sein.
... ... @@ -419,8 +419,18 @@
419 419  
420 420  
421 421  
422 -= Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente =
423 423  
429 +
430 +
431 +
432 +
433 +
434 +
435 +
436 +
437 +
438 +== Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente ==
439 +
424 424  Vorraussetzung: Sie haben die Berechtigung um in die Programmparameter zu kommen.
425 425  
426 426  Wenn Einstellungen für den **temporären Ablagepfad** oder den **Auscheckpfad** von Dokumenten vorgenommen werden sollen gehen Sie wie folgt vor:
... ... @@ -440,15 +440,11 @@
440 440  
441 441  
442 442  
443 -= Einrichtung E-Mail Anbindung =
459 +(% class="wikigeneratedid" id="HEinrichtungE-MailAnbindung" %)
460 +Einrichtung E-Mail Anbindung
444 444  
445 -(% class="box warningmessage" %)
446 -(((
447 -Ab Version 25.1 verfügbar
448 -)))
462 +[[image:Programmparameter_Email_04-2024.png||alt="ProgrammParameter_Email_Anbindung.png" height="373" width="915"]]
449 449  
450 -[[image:image-20250228114149-5.png]]
451 -
452 452  Indem man den Begriff **Programmparameter **in die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingibt, gelangt man zu den **Einstellungen **der **Programmparameter **(Ziffer **1**).
453 453  Hier wählt man bei der Rubrik **Allgemein **den Unterpunkt **Mail **(Ziffer **2**) aus und gelangt so zu den Einstellungen des **E-Mail Modus** (Ziffer **3**).
454 454  Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.
... ... @@ -459,9 +459,10 @@
459 459  Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]].
460 460  
461 461  
462 -== E-Mail Modus IMAP/SMTP ==
474 +(% class="wikigeneratedid" id="HE-MailModusIMAP2FSMTP" %)
475 +E-Mail Modus IMAP/SMTP
463 463  
464 -[[image:image-20250228123954-7.png]]
477 +[[image:Email_Anbindung_IMAP_SMTP.png||height="506" style="float:left" width="770"]]
465 465  
466 466  (% style="margin-left:auto; width:714px" %)
467 467  |=(% style="width: 74px;" %)(((
... ... @@ -472,41 +472,99 @@
472 472  |(% style="width:74px" %)(((
473 473  **1**
474 474  )))|(% style="width:636px" %)(((
475 -In der Auswahlliste wählt man "**SMTP**" aus.
488 +Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt. Dahinter bietet sich Platz für den Port.
476 476  )))
477 477  |(% style="width:74px" %)(((
478 478  **2**
479 -)))|(% style="width:636px" %)Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt.
492 +)))|(% style="width:636px" %)(((
493 +Hier bestimmt man den **E-Mail Timeout**.
494 +**Achtung**: Die Angabe ist in Millisekunden. 1 Sekunde entspricht hier also 1000 Millisekunden.
495 +)))
480 480  |(% style="width:74px" %)(((
481 481  **3**
482 482  )))|(% style="width:636px" %)(((
483 -Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet die Einstellung für das Secure Sockets Layer. Eine Verschlüsselung der Daten.
499 +Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet, dass...
484 484  )))
501 +|(% style="width:74px" %)(((
502 +**4**
503 +)))|(% style="width:636px" %)(((
504 +Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
505 +)))
506 +|(% style="width:74px" %)(((
507 +**5**
508 +)))|(% style="width:636px" %)(((
509 +Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
510 +)))
511 +|(% style="width:74px" %)(((
512 +**6**
513 +)))|(% style="width:636px" %)(((
514 +Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
515 +)))
516 +|(% style="width:74px" %)(((
517 +**7**
518 +)))|(% style="width:636px" %)(((
519 +Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
520 +)))
521 +|(% style="width:74px" %)(((
522 +**8 BRAUCHEN WIR NICHT**
523 +)))|(% style="width:636px" %)(((
524 +Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
525 +)))
526 +|(% style="width:74px" %)(((
527 +**9 BRAUCHEN WIR NICHT**
528 +)))|(% style="width:636px" %)(((
529 +Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
530 +)))
485 485  
532 +xx
486 486  
487 487  
535 +(% class="wikigeneratedid" id="HE-MailModusOutlook" %)
536 +E-Mail Modus Outlook
488 488  
538 +Gibt nur eine vorrausestzung, dass Outlook installiert sein muss und eingerichtet sein muss mit mindestens einem Konto.
489 489  
540 +[[image:Email_Anbindung_Outlook.png||height="415" style="float:left" width="842"]]
490 490  
542 +(% style="margin-left:auto; width:642px" %)
543 +|=(% style="width: 71px;" %)(((
544 +Nummer
545 +)))|=(% style="width: 564px;" %)(((
546 +Beschreibung
547 +)))
548 +|(% style="width:71px" %)(((
549 +**1**
550 +)))|(% style="width:564px" %)(((
551 +Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
552 +)))
553 +|(% style="width:71px" %)(((
554 +**2**
555 +)))|(% style="width:564px" %)(((
556 +Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
557 +)))
558 +|(% style="width:71px" %)(((
559 +**3 BRAUCHEN WIR NICHT**
560 +)))|(% style="width:564px" %)(((
561 +Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
562 +)))
563 +|(% style="width:71px" %)(((
564 +**4 BRAUCHEN WIR NICHT**
565 +)))|(% style="width:564px" %)(((
566 +Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
567 +)))
491 491  
569 +xx
492 492  
493 493  
494 -== E-Mail Modus Outlook ==
495 495  
496 -Damit die Funktion genutzt werden kann, muss **Outlook lokal installiert** sein und es muss **mindestens ein E-Mail-Konto** in Outlook eingerichtet sein.
497 497  
498 -[[image:image-20250228113650-4.png]]
499 499  
500 -(% style="margin-left:auto; width:642px" %)
501 -|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 564px;" %)Beschreibung
502 -|(% style="width:71px" %)1|(% style="width:564px" %)In der Auswahlliste "Outlook" auswählen
503 503  
576 +(% class="wikigeneratedid" id="HE-MailModusEWS" %)
577 +E-Mail Modus EWS
504 504  
579 +[[image:Email_Anbindung_EWS.png||height="517" width="1067"]]
505 505  
506 -== E-Mail Modus EWS ==
507 -
508 -[[image:image-20250228124752-8.png]]
509 -
510 510  (% style="width:1066px" %)
511 511  |=(% style="width: 77px;" %)(((
512 512  Nummer
... ... @@ -516,7 +516,7 @@
516 516  |(% style="width:77px" %)(((
517 517  **1**
518 518  )))|(% style="width:985px" %)(((
519 -In der Auswahlliste "EWS" auswählen
590 +Möchte man einen **Testdurchlauf **mit dem **EWS-Zugang** starten, gelingt dies über diese Schaltfläche.
520 520  )))
521 521  |(% style="width:77px" %)(((
522 522  **2**
... ... @@ -528,13 +528,17 @@
528 528  )))|(% style="width:985px" %)(((
529 529  Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
530 530  )))
531 -|(% style="width:77px" %)4|(% style="width:985px" %)Hier kann eine fester E-Mail Adresse und das Passwort zu einem Postfach angeben.
532 532  |(% style="width:77px" %)(((
533 -**5**
603 +**4**
534 534  )))|(% style="width:985px" %)(((
535 535  Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
536 536  )))
537 537  |(% style="width:77px" %)(((
608 +**5**
609 +)))|(% style="width:985px" %)(((
610 +Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
611 +)))
612 +|(% style="width:77px" %)(((
538 538  **6**
539 539  )))|(% style="width:985px" %)(((
540 540  Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
... ... @@ -542,64 +542,46 @@
542 542  |(% style="width:77px" %)(((
543 543  **7**
544 544  )))|(% style="width:985px" %)(((
545 -Hier kann der Exchange Web Service Zugang getestet werden.
620 +Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
546 546  )))
622 +|(% style="width:77px" %)(((
623 +**8**
624 +)))|(% style="width:985px" %)(((
625 +Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
626 +)))
547 547  
548 -== E-Mail Modus MS Graph ==
628 +xx
549 549  
550 -{{info}}
551 -Die **Nutzung **des E-Mail Modus **MS Graph** **setzt voraus**, dass der **Webservice aktiv **ist.
552 -{{/info}}
553 553  
554 -=== Einrichtung E-Mail-Anbindung mit MS-Graph und Azure in base4IT ===
555 555  
556 556  
557 -Die base4it Software bietet ihren Anwendern die Möglichkeiten
558 -• E-Mails aus für sie freigebenen Postfächern einem Kontakt als „Aktivität“ zuzuweisen
559 -• Eine „Aktivität“ als ausgehende E-Mail anzulegen und zu versenden
560 560  
561 561  
562 -Beide Funktionalitäten benötigen eine Anbindung an das E-Mail-System des Kunden. Bei Kunden mit
563 -lokalem Exchange Server erfolgt dies über EWS, bei Exchange in der Cloud mit EWS oder MS-Graph.
564 -Nach aktuellem Stand ist EWS für Exchange Online per 1.Oktober 2026 abgekündigt, ein Wechsel auf
565 -MS-Graph ist erforderlich.
566 566  
567 567  
568 -**~1. Anwendung registrieren**
569 -In Azure muss eine Anwendung registriert werden, der Name kann frei gewählt werden. Alle Kunden,
570 -die bereits für die base4it-EWS-Anbindung eine Anwendung registriert haben, können diese weiter
571 -verwenden, müssen allerdings die MS-Graph API-Berechtigungen (permissions) ergänzen.
572 572  
573 573  
574 -**2. API-Berechtigungen (permissions)**
575 -base4it benötigt nur „delegierte Berechtigungen“ (delegated permissions), alle Zugriffe erfolgen im
576 -Kontext des angemeldeten Users. Folgende Permissions werden benötigt:
577 577  
578 -[[image:image-20250513133105-1.png]]
579 579  
580 -**3. Authentifizierung**
581 -Bei Zugriff über MS Graph wird von base4it nur OAUTH 2.0 als Authentifizierung unterstützt, daher muss
582 -für die registrierte Anwendung folgender Eintrag im Bereich „Authentifizierung“ → „Mobilgerät und
583 -Desktopanwendung“ vorhanden sein:
584 584  
585 -Bei erstem Zugriff auf das Mailkonto (Abruf der eingegangenen Mails oder Senden einer Aktivität als E-
586 -Mail) erscheint das Microsoft Authentifizierungsfenster zur Anmeldung mit E-Mail-Adresse und
587 -Passwort, danach die konfigurierte 2FA-Authentifizierung. base4it merkt sich nach erfolgreicher
588 -Anmeldung das von Microsoft zurückgegebene Token im Hauptspeicher und verwendet es für die
589 -weiteren Zugriffe bis zum Beenden der Anwendung bzw. dem zeitlichen Ablauf des Tokens, falls
590 -zwischenzeitlich kein Zugriff erfolgt.
591 591  
592 -[[image:image-20250513133410-2.png]]
593 593  
594 594  
595 -**4. Konfiguration base4IT**
645 +(% class="wikigeneratedid" id="HE-MailModusMSGraph" %)
646 +E-Mail Modus MS Graph
596 596  
597 -[[image:image-20250228125914-9.png||height="295" width="974"]]
648 +{{info}}
649 +Die **Nutzung **des E-Mail Modus **MS Graph** **setzt voraus**, dass der **Webservice aktiv **ist.
650 +{{/info}}
598 598  
652 +[[image:Email_MS-Graph.png||height="624" style="float:left" width="1073"]]
653 +
599 599  (% style="margin-left:auto; width:411px" %)
600 600  |=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 324px;" %)Beschreibung
601 -|(% style="width:83px" %)1|(% style="width:324px" %)In der Auswahlliste "MSGraph" auswählen
602 -|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** einfügen.
656 +|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
657 +|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Über den Button **Parameterübersicht **gelangt man zu einer tabellarischen Anzeige der Programmparameter. Hier unterteilen die Spalten unter anderem in die Bereiche, Standardwerte und Datentypen. Außerdem kann man hier via Anklicken der jeweiligen Kästchen auswählen, ob der jeweilige Programmparameter mandbezogen oder usergroupbezogen ist.
658 +|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:324px" %)Mittels Button **Übersetzungen verwalten** kann man sämtliche Begriffe gemäß der Übersetzungen einsehen und verwalten.
659 +|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:324px" %)Mit dem Button **Zustandsüberwachung konfigurieren **gelangt man zum Fenster der Zustandsüberwachung. Neben dem Benutzernamen und Überwachungsintervall in Stunden, legt man hier auch die Mailversandoptionen fest. Außerdem definiert man hier noch Absender, Empfänger und Betreff der Mail.
603 603  
604 604  
605 605  
... ... @@ -607,4 +607,11 @@
607 607  
608 608  
609 609  
667 +
668 +
669 +
670 +
671 +
672 +
673 +
610 610  
b4it_Anbindung_MSGraph.pdf
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.kprummer
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1 -XWiki.kprummer
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