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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2026/09/18 14:58
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -6,7 +6,8 @@
6 6  {{toc/}}
7 7  )))
8 8  
9 -= Zusatzfelder =
9 +(% class="wikigeneratedid" id="HZusatzfelder" %)
10 +Zusatzfelder
10 10  
11 11  Neben den Standardfeldern, die der Non-Profit-Manager bereitstellen, können zusätzlich Zusatzfelder individuell hinzugefügt werden. Diese Zusatzfelder dienen dazu, weitere Informationen an verschiedenen Stellen zu pflegen und ermöglichen eine spätere Auswertung. Unterhalb finden Sie ein Beschreibung der einzelnen Zusatzfeldtypen.
12 12  
... ... @@ -50,7 +50,8 @@
50 50  Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.
51 51  )))
52 52  
53 -== Übersicht Zusatzfelder ==
54 +(% class="wikigeneratedid" id="HDCbersichtZusatzfelder" %)
55 +Übersicht Zusatzfelder
54 54  
55 55  1. (((
56 56  Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berehctigung muss vorhanden sein.
... ... @@ -115,7 +115,8 @@
115 115  Möchte man ein **neues Zusatzfeld **erstellen, kann man dies über das **+ **Icon machen.
116 116  )))
117 117  
118 -== Formatierung der Zusatzfelder ==
120 +(% class="wikigeneratedid" id="HFormatierungderZusatzfelder" %)
121 +Formatierung der Zusatzfelder
119 119  
120 120  Zusatzfelder vom **Typ "Zahl"** können wie folgt formartiert werden:
121 121  
... ... @@ -179,13 +179,14 @@
179 179  13.Januar.2020
180 180  )))
181 181  
182 -== Zusatzfelder in der Übersichtsliste einpflegen ==
185 +(% class="wikigeneratedid" id="HZusatzfelderinderDCbersichtslisteeinpflegen" %)
186 +Zusatzfelder in der Übersichtsliste einpflegen
183 183  
184 184  Eine Übersichtsliste bezeichnet die Auflistung aller vorhandenen Kontakte. Diese wird beispielsweise angezeigt, wenn im Kontaktmanagement auf 'Kontakte' geklickt wird. In dieser Ansicht sind alle erstellten Kontakte sichtbar.
185 185  Diese Übersichtsliste kann bearbeitet werden und alle verfügbaren Felder können eingeblendet werden. Hierbei ist allerdings zu beachten wenn die Felder in einem "Standard" ausgeliefert werden, dann verschwinden Ihre Anpassungen mit dem nächsten Datenbank Update wieder. Hier empfehlen wir einen eigenen Report anzulegen (weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren Berater oder unseren Support).
186 186  
187 187  1. (((
188 -In beliebiges Modul** **wechseln (z.B. Kontaktmanagement, Förderungen,...)[[image:Felder_einblenden_ausblenden.png||alt="Zusatzfelder_ein_ausblenden.png" data-xwiki-image-style-alignment="end" height="271" width="391"]]
192 +In beliebiges Modul** **wechseln (z.B. Kontaktmanagement, Förderungen,...)[[image:Felder_einblenden_ausblenden.png||alt="Zusatzfelder_ein_ausblenden.png" height="271" style="float:right" width="391"]]
189 189  )))
190 190  1. (((
191 191  Menüpunkt auswählen, um sich die Übersicht aller Einträge des Moduls anzeigen lassen (z.B. Kontakte, Förderungen,...)
... ... @@ -234,12 +234,12 @@
234 234  )))
235 235  
236 236  
241 +(% class="wikigeneratedid" id="HNeuanlageKategorie" %)
242 +Neuanlage Kategorie
237 237  
238 -== Neuanlage Kategorie ==
239 -
240 240  Gibt es sehr viele Zusatzfelder in Ihrem System so können diese in Kategorien verwaltet werden. Diese Kategorien werden dann später auch an
241 241  
242 -[[image:Zusatzfelder_Kategorien_anlegen.png||data-xwiki-image-style-alignment="start" height="391" width="601"]]
246 +[[image:Zusatzfelder_Kategorien_anlegen.png||height="391" style="float:left" width="601"]]
243 243  
244 244  (% style="width:860px" %)
245 245  |=(((
... ... @@ -307,7 +307,8 @@
307 307  [[image:Zusatzfelder_eine_mehr_zeilen.png||height="457" width="899"]]
308 308  
309 309  
310 -== Neuanlage Zusatzfelder ==
314 +(% class="wikigeneratedid" id="HNeuanlageZusatzfelder" %)
315 +Neuanlage Zusatzfelder
311 311  
312 312  1. (((
313 313  Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berechtigung muss vorhanden sein.
... ... @@ -419,8 +419,19 @@
419 419  
420 420  
421 421  
422 -= Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente =
423 423  
428 +
429 +
430 +
431 +
432 +
433 +
434 +
435 +
436 +
437 +
438 +== Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente ==
439 +
424 424  Vorraussetzung: Sie haben die Berechtigung um in die Programmparameter zu kommen.
425 425  
426 426  Wenn Einstellungen für den **temporären Ablagepfad** oder den **Auscheckpfad** von Dokumenten vorgenommen werden sollen gehen Sie wie folgt vor:
... ... @@ -440,15 +440,11 @@
440 440  
441 441  
442 442  
443 -= Einrichtung E-Mail Anbindung =
459 +(% class="wikigeneratedid" id="HEinrichtungE-MailAnbindung" %)
460 +Einrichtung E-Mail Anbindung
444 444  
445 -(% class="box warningmessage" %)
446 -(((
447 -Ab Version 25.1 verfügbar
448 -)))
462 +[[image:Programmparameter_Email_04-2024.png||alt="ProgrammParameter_Email_Anbindung.png" height="373" width="915"]]
449 449  
450 -[[image:image-20250228114149-5.png]]
451 -
452 452  Indem man den Begriff **Programmparameter **in die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingibt, gelangt man zu den **Einstellungen **der **Programmparameter **(Ziffer **1**).
453 453  Hier wählt man bei der Rubrik **Allgemein **den Unterpunkt **Mail **(Ziffer **2**) aus und gelangt so zu den Einstellungen des **E-Mail Modus** (Ziffer **3**).
454 454  Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.
... ... @@ -459,12 +459,11 @@
459 459  Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]].
460 460  
461 461  
462 -== E-Mail Modus IMAP/SMTP ==
474 +(% class="wikigeneratedid" id="HE-MailModusIMAP2FSMTP" %)
475 +E-Mail Modus IMAP/SMTP
463 463  
464 -**Voraussetzung:** Der Benutzer benötigt eine hinterlegte E-Mail-Adresse sowie das dazugehörige Passwort.
477 +[[image:Email_Anbindung_IMAP_SMTP.png||height="506" style="float:left" width="770"]]
465 465  
466 -[[image:image-20250228123954-7.png]]
467 -
468 468  (% style="margin-left:auto; width:714px" %)
469 469  |=(% style="width: 74px;" %)(((
470 470  Nummer
... ... @@ -474,38 +474,99 @@
474 474  |(% style="width:74px" %)(((
475 475  **1**
476 476  )))|(% style="width:636px" %)(((
477 -In der Auswahlliste wählt man "**SMTP**" aus.
488 +Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt. Dahinter bietet sich Platz für den Port.
478 478  )))
479 479  |(% style="width:74px" %)(((
480 480  **2**
481 -)))|(% style="width:636px" %)Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt.
492 +)))|(% style="width:636px" %)(((
493 +Hier bestimmt man den **E-Mail Timeout**.
494 +**Achtung**: Die Angabe ist in Millisekunden. 1 Sekunde entspricht hier also 1000 Millisekunden.
495 +)))
482 482  |(% style="width:74px" %)(((
483 483  **3**
484 484  )))|(% style="width:636px" %)(((
485 -Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet die Einstellung für das Secure Sockets Layer. Eine Verschlüsselung der Daten.
499 +Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet, dass...
486 486  )))
501 +|(% style="width:74px" %)(((
502 +**4**
503 +)))|(% style="width:636px" %)(((
504 +Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
505 +)))
506 +|(% style="width:74px" %)(((
507 +**5**
508 +)))|(% style="width:636px" %)(((
509 +Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
510 +)))
511 +|(% style="width:74px" %)(((
512 +**6**
513 +)))|(% style="width:636px" %)(((
514 +Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
515 +)))
516 +|(% style="width:74px" %)(((
517 +**7**
518 +)))|(% style="width:636px" %)(((
519 +Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
520 +)))
521 +|(% style="width:74px" %)(((
522 +**8 BRAUCHEN WIR NICHT**
523 +)))|(% style="width:636px" %)(((
524 +Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
525 +)))
526 +|(% style="width:74px" %)(((
527 +**9 BRAUCHEN WIR NICHT**
528 +)))|(% style="width:636px" %)(((
529 +Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
530 +)))
487 487  
532 +xx
488 488  
489 489  
535 +(% class="wikigeneratedid" id="HE-MailModusOutlook" %)
536 +E-Mail Modus Outlook
490 490  
538 +Gibt nur eine vorrausestzung, dass Outlook installiert sein muss und eingerichtet sein muss mit mindestens einem Konto.
491 491  
540 +[[image:Email_Anbindung_Outlook.png||height="415" style="float:left" width="842"]]
492 492  
542 +(% style="margin-left:auto; width:642px" %)
543 +|=(% style="width: 71px;" %)(((
544 +Nummer
545 +)))|=(% style="width: 564px;" %)(((
546 +Beschreibung
547 +)))
548 +|(% style="width:71px" %)(((
549 +**1**
550 +)))|(% style="width:564px" %)(((
551 +Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
552 +)))
553 +|(% style="width:71px" %)(((
554 +**2**
555 +)))|(% style="width:564px" %)(((
556 +Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
557 +)))
558 +|(% style="width:71px" %)(((
559 +**3 BRAUCHEN WIR NICHT**
560 +)))|(% style="width:564px" %)(((
561 +Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
562 +)))
563 +|(% style="width:71px" %)(((
564 +**4 BRAUCHEN WIR NICHT**
565 +)))|(% style="width:564px" %)(((
566 +Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
567 +)))
493 493  
569 +xx
494 494  
495 -== E-Mail Modus Outlook ==
496 496  
497 -Damit die Funktion genutzt werden kann, muss **Outlook lokal installiert** sein und es muss **mindestens ein E-Mail-Konto** in Outlook eingerichtet sein.
498 498  
499 -[[image:image-20250228113650-4.png]]
500 500  
501 -(% style="margin-left:auto; width:642px" %)
502 -|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 564px;" %)Beschreibung
503 -|(% style="width:71px" %)1|(% style="width:564px" %)In der Auswahlliste "Outlook" auswählen
504 504  
505 -== E-Mail Modus EWS ==
506 506  
507 -[[image:image-20250228124752-8.png]]
576 +(% class="wikigeneratedid" id="HE-MailModusEWS" %)
577 +E-Mail Modus EWS
508 508  
579 +[[image:Email_Anbindung_EWS.png||height="517" width="1067"]]
580 +
509 509  (% style="width:1066px" %)
510 510  |=(% style="width: 77px;" %)(((
511 511  Nummer
... ... @@ -515,7 +515,7 @@
515 515  |(% style="width:77px" %)(((
516 516  **1**
517 517  )))|(% style="width:985px" %)(((
518 -In der Auswahlliste "EWS" auswählen
590 +Möchte man einen **Testdurchlauf **mit dem **EWS-Zugang** starten, gelingt dies über diese Schaltfläche.
519 519  )))
520 520  |(% style="width:77px" %)(((
521 521  **2**
... ... @@ -527,13 +527,17 @@
527 527  )))|(% style="width:985px" %)(((
528 528  Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
529 529  )))
530 -|(% style="width:77px" %)4|(% style="width:985px" %)Hier kann eine fester E-Mail Adresse und das Passwort zu einem Postfach angeben.
531 531  |(% style="width:77px" %)(((
532 -**5**
603 +**4**
533 533  )))|(% style="width:985px" %)(((
534 534  Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
535 535  )))
536 536  |(% style="width:77px" %)(((
608 +**5**
609 +)))|(% style="width:985px" %)(((
610 +Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
611 +)))
612 +|(% style="width:77px" %)(((
537 537  **6**
538 538  )))|(% style="width:985px" %)(((
539 539  Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
... ... @@ -541,68 +541,46 @@
541 541  |(% style="width:77px" %)(((
542 542  **7**
543 543  )))|(% style="width:985px" %)(((
544 -Hier kann der Exchange Web Service Zugang getestet werden.
620 +Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
545 545  )))
622 +|(% style="width:77px" %)(((
623 +**8**
624 +)))|(% style="width:985px" %)(((
625 +Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
626 +)))
546 546  
547 -== E-Mail Modus MS Graph ==
628 +xx
548 548  
549 -{{info}}
550 -Die **Nutzung **des E-Mail Modus **MS Graph** **setzt voraus**, dass der **Webservice aktiv **ist.
551 -{{/info}}
552 552  
553 -=== Einrichtung E-Mail-Anbindung mit MS-Graph und Azure in base4IT ===
554 554  
555 555  
556 -Die base4it Software bietet ihren Anwendern die Möglichkeiten
557 -• E-Mails aus für sie freigebenen Postfächern einem Kontakt als „Aktivität“ zuzuweisen
558 -• Eine „Aktivität“ als ausgehende E-Mail anzulegen und zu versenden
559 559  
560 560  
561 -Beide Funktionalitäten benötigen eine Anbindung an das E-Mail-System des Kunden. Bei Kunden mit
562 -lokalem Exchange Server erfolgt dies über EWS, bei Exchange in der Cloud mit EWS oder MS-Graph.
563 -Nach aktuellem Stand ist EWS für Exchange Online per 1.Oktober 2026 abgekündigt, ein Wechsel auf
564 -MS-Graph ist erforderlich.
565 565  
566 566  
567 -**~1. Anwendung registrieren**
568 -In Azure muss eine Anwendung registriert werden, der Name kann frei gewählt werden. Alle Kunden,
569 -die bereits für die base4it-EWS-Anbindung eine Anwendung registriert haben, können diese weiter
570 -verwenden, müssen allerdings die MS-Graph API-Berechtigungen (permissions) ergänzen.
571 571  
572 572  
573 -**2. API-Berechtigungen (permissions)**
574 -base4it benötigt nur „delegierte Berechtigungen“ (delegated permissions), alle Zugriffe erfolgen im
575 -Kontext des angemeldeten Users. Folgende Permissions werden benötigt:
576 576  
577 -[[image:image-20250513133105-1.png]]
578 578  
579 -**3. Anwender hinzufügen**
580 -Unter Benutzer und Gruppen müssen die Anwender hinzugefügt werden.
581 581  
582 582  
583 -**4. Authentifizierung**
584 -Bei Zugriff über MS Graph wird von base4it nur OAUTH 2.0 als Authentifizierung unterstützt, daher muss
585 -für die registrierte Anwendung folgender Eintrag im Bereich „Authentifizierung“ → „Mobilgerät und
586 -Desktopanwendung“ vorhanden sein:
587 587  
588 -Bei erstem Zugriff auf das Mailkonto (Abruf der eingegangenen Mails oder Senden einer Aktivität als E-
589 -Mail) erscheint das Microsoft Authentifizierungsfenster zur Anmeldung mit E-Mail-Adresse und
590 -Passwort, danach die konfigurierte 2FA-Authentifizierung. base4it merkt sich nach erfolgreicher
591 -Anmeldung das von Microsoft zurückgegebene Token im Hauptspeicher und verwendet es für die
592 -weiteren Zugriffe bis zum Beenden der Anwendung bzw. dem zeitlichen Ablauf des Tokens, falls
593 -zwischenzeitlich kein Zugriff erfolgt.
594 594  
595 -[[image:image-20250513133410-2.png]]
645 +(% class="wikigeneratedid" id="HE-MailModusMSGraph" %)
646 +E-Mail Modus MS Graph
596 596  
648 +{{info}}
649 +Die **Nutzung **des E-Mail Modus **MS Graph** **setzt voraus**, dass der **Webservice aktiv **ist.
650 +{{/info}}
597 597  
598 -**5. Konfiguration base4IT**
652 +[[image:Email_MS-Graph.png||height="624" style="float:left" width="1073"]]
599 599  
600 -[[image:image-20250228125914-9.png||height="295" width="974"]]
601 -
602 602  (% style="margin-left:auto; width:411px" %)
603 603  |=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 324px;" %)Beschreibung
604 -|(% style="width:83px" %)1|(% style="width:324px" %)In der Auswahlliste "MSGraph" auswählen
605 -|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** einfügen.
656 +|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
657 +|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Über den Button **Parameterübersicht **gelangt man zu einer tabellarischen Anzeige der Programmparameter. Hier unterteilen die Spalten unter anderem in die Bereiche, Standardwerte und Datentypen. Außerdem kann man hier via Anklicken der jeweiligen Kästchen auswählen, ob der jeweilige Programmparameter mandbezogen oder usergroupbezogen ist.
658 +|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:324px" %)Mittels Button **Übersetzungen verwalten** kann man sämtliche Begriffe gemäß der Übersetzungen einsehen und verwalten.
659 +|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:324px" %)Mit dem Button **Zustandsüberwachung konfigurieren **gelangt man zum Fenster der Zustandsüberwachung. Neben dem Benutzernamen und Überwachungsintervall in Stunden, legt man hier auch die Mailversandoptionen fest. Außerdem definiert man hier noch Absender, Empfänger und Betreff der Mail.
606 606  
607 607  
608 608  
... ... @@ -609,4 +609,12 @@
609 609  
610 610  
611 611  
666 +
667 +
668 +
669 +
670 +
671 +
672 +
673 +
612 612  
b4it_Anbindung_MSGraph.pdf
Author
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1 -XWiki.kprummer
Größe
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Inhalt
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1 -XWiki.kprummer
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Author
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1 -XWiki.kprummer
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Author
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1 -XWiki.kprummer
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Author
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1 -XWiki.kprummer
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Author
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1 -XWiki.kprummer
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