Kontaktmanagement
Version 33.1 von Katharina Prummer am 2024/04/10 11:32
Admin Bereich Kontaktmanagement:
Zusatzfelder
Neben den Standardfeldern, die der Non-Profit-Manager bereitstellen, können zusätzlich Zusatzfelder individuell hinzugefügt werden. Diese Zusatzfelder dienen dazu, weitere Informationen an verschiedenen Stellen zu pflegen und ermöglichen eine spätere Auswertung. Unterhalb finden Sie ein Beschreibung der einzelnen Zusatzfeldtypen.
Zusatzfeldtypen
| Feldtyp | Beschreibung |
|---|---|
| Text | In diesem können Buchstaben eingegeben werden. Um endlose Texte zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Text festlegen. |
| Zahl | In diesem können Zahlen eingegeben werden. Um endlose Zahlenreihen zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Zahlen festlegen. Hinweis: Ohne eine vorgeschriebene Höchstmenge kann dieser Feldtyp nicht gespeichert werden. |
| Datum | Hier können sowohl Text als auch Zahlen eingegeben werden. Auch hier sind Vorabanpassungen bezüglich der Länge empfehlenswert. |
| Ja/Nein | Entscheidet man sich für diesen Feldtyp, kann man später im Formular nur via einem Häkchen ein Ja oder ein Nein angeben. |
| Werteliste | Um diesen Feldtyp überhaupt nutzen zu können, müssen zuvor Werte in das System eingegeben werden, die dann die auswählbaren Möglichkeiten der Liste darstellen. |
| Memo | Dieser Feldtyp ist für längere Texte geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren. |
Übersicht Zusatzfelder
- Begriff Zusatzfeld in Schnellsuche eingeben
- Die Suchergebnisse werden angezeigt.
- Verzeichnis Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder doppelklicken
- Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Die einzelnen Spaltenkriterien, nach denen jeder einzelne Eintrag im Menü gelistet ist. Kriterien sind zum Beispiel die Kategorie, der Bereich oder auch der Feldtyp und ob ein Standardwert vorliegt. |
| 2 | Mit den Pfeiltasten lässt sich jeder einzelne Eintrag nach unten oder oben verschieben. |
| 3 | Über den Button Kategorien verwalten kann man neue Kategorien für Zusatzfelder erstellen oder bereits angelegte Kategorien einsehen. |
| 4 | Hat man Zusatzfelder hinzugefügt, sollte man den Button Zusatzfelder aktualisieren anklicken. Wichtig: Änderungen in den Zusatzfeldern werden erst nach einem Neustart sichtbar. Gibt es Änderungen an vorhandenen Feldern (z.B. Länge) ist zudem ein Datenbankupdate erforderlich. |
| 5 | Über diesen Button kann man Werte in ein Zusatzfeld übertragen. |
| 6 | Über diesen Button kann man Inhalte austauschen. |
| 7 | Möchte man ein neues Zusatzfeld erstellen, kann man dies über das + Icon machen. |
Zusatzfeld erstellen
- Auf das + Icon am unteren Ende der Übersicht der Zusatzfelder klicken
- Gewünschten Bereich auswählen
- Button Fortsetzen klicken
- Die weiteren Eingaben werden möglich.
- Weitere Eingaben machen
- OK-Button klicken
- Ein neues Zusatzfeld wird erstellt.
Neuanlage Kategorie
Gibt es sehr viele Zusatzfelder in Ihrem System so können diese in Kategorien verwaltet werden. Diese Kategorien werden dann später auch an
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hierüber gibt man eine Nummer ein, mit der man die jeweilige Kategorie nummerisch katalogisieren möchte. |
| 2 | Hier gibt man eine beschreibende Bezeichnung ein, wie die jeweilige Kategorie später heißen soll. Man bedenke, dass eine Kategorie wie ein Überbegriff für gegebenenfalls mehrere untergeordnete Zusatzfelder ist. Daher sollte hier im optimalen Fall immer ein passender Sammelbegriff drin stehen. |
| 3 | Soll ein Zusatzfeld aktiv genutzt werden können, legt man dies mit dem Status fest. |
| 4 | Das Anzeigeformat legt man hier fest. Dabei gilt zu beachten, dass es zwei Varianten gibt:
|
| 5 | Die Information, ob ein Zusatzfeld offen angezeigt wird, kann man hier festlegen. Damit ist gemeint, dass das Zusatzfeld ausgeklappt wäre, würde zum Beispiel ein Mitarbeiter später einen Eintrag vornehmen und dabei eben diese Zusatzfelder befüllen. Zum Beispiel kann man hier indirekt anzeigen, welche Zusatzfelder auf jeden Fall befüllt werden müssten, indem man das Häkchen bei besagten Zusatzfeldern bei Offen setzt. |
| 6 | Über das + Icon kann man der Liste der Kategorien ein neue Kategorie hinzufügen. Drückt man auf das + Icon, erscheint eine neue Zeile. |
BEISPIELANZEIGE WIE DAS MIT DER KATEGORIE MIT ECHTEN DATEN AUSSCHAUT. Einzeilig und mehrzeilig.
Neuanlage Zusatzfeld
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Im Bereich wählt man aus einer Vielzahl an Bereichen aus, in denen das Zusatzfeld hinterlegt sein soll. In diesem Fall wird ein Zusatzfeld für den Bereich Zuwendungen angelegt. |
| 2 | Hier wählt man eine der erstellten Kategorien aus. Wie man eine Kategorie erstellen kann, erfährt man hier. |
| 3 | Jedes Zusatzfeld hat einen bestimmten Feldtyp. Welche Feldtypen es gibt und welcher beim jeweiligen Zusatzfeld am geeignetsten ist, kann man anhand der Ansicht der Feldtypen bestimmen. |
| 4 | Zeichenbegrenzungen legt man hier fest. Hierüber kann man zu lange/unerwünschte Eingaben verhindern. Beispielsweise ist kein Vorname über 1.000 Zeichen lang. Die Limits für diese Zeichenlängen nimmt man hier vor. |
| 5 | Ob das Zusatzfeld aktuell gültig ist, legt man hierüber fest. |
| 6 | Die Werteliste gibt alle wählbaren Menüpunkte an. Klickt man auf den Button Werteliste, so gelangt man zur Auflistung aller verfügbaren Optionen. Indem man die unterste neue leere Zeile klickt, kann man die Werteliste um einen weiteren Punkt ergänzen. Möchte man einen bereits bestehenden Listeneintrag ändern, so klickt man in das Textfeld eines bereits bestehenden Beitrags. Den Status eines Wertes kann festlegen:
|
| 7 | Mittels dem Standardwert bestimmt man einen Eintrag, der standardmäßig zu Beginn angezeigt wird, sofern man das Zusatzfeld schließlich eingeben muss. Eben diesen Wert, der noch vor einer Eingabe in der Eingabezeile des jeweiligen Zusatzfeldes angezeigt wird, legt man fest, indem man zuerst auf den Button Standardwert klickt. |
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Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente
Wenn man ein z.B. ein Dokument, Vorlage usw. erzeugt, so wird eben dieses erstellte Dokument temporär im Ablagepfad gespeichert. Der temporäre Ausgabepfad wird auch beim Versenden von Mails genutzt, als Zwischenablage für die Anlagen an Mails
Checkt man ein ein Dokument aus, will man es bearbeiten. Für diesen Fall wird ein Auscheckpfad für Dokumente genutzt.
Einrichtung E-Mail Anbindung
Indem man den Begriff Programmparameter in die Schnellsuche eingibt, gelangt man zu den Einstellungen der Programmparameter (Ziffer 1).
Hier wählt man bei der Rubrik Allgemein den Unterpunkt Mail (Ziffer 2) aus und gelangt so zu den Einstellungen des E-Mail Modus (Ziffer 3).
Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.
Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu IMAP/SMTP.
Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu Outlook.
Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu EWS.
E-Mail Modus IMAP/SMTP
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier macht man Angaben zum IMAP Server und zum SMTP Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine IP oder einen Namen eingibt. Dahinter bietet sich Platz für den Port. |
| 2 | Hier bestimmt man den E-Mail Timeout. Achtung: Die Angabe ist in Millisekunden. 1 Sekunde entspricht hier also 1000 Millisekunden. |
| 3 | Indem man ein Häkchen setzt, aktiviert man die SSL. Dies bedeutet, dass... |
| 4 | Hier bestimmt man das Verfahren, wie der Login zu erfolgen hat. |
| 5 | Hier werden die ClientID und TenantID eingeblendet. |
| 6 | Hier werden Absender und Empfänger festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den Testmail-Button tun. |
| 7 | Hier legt man die Anmeldeoption fest. |
| 8 BRAUCHEN WIR NICHT | Hier bestimmt man den Ablageordner. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei versendete UP-Belege im Ordner ablegen. |
| 9 BRAUCHEN WIR NICHT | Hier bestimmt man Kürzel für das Hauptdokument (Beleg) und für zusätzliche Anlagen fest. |
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E-Mail Modus Outlook
Gibt nur eine vorrausestzung, dass Outlook installiert sein muss und eingerichtet sein muss mit mindestens einem Konto.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier werden die ClientID und TenantID eingeblendet. |
| 2 | Hier legt man die Anmeldeoption fest. |
| 3 BRAUCHEN WIR NICHT | Hier bestimmt man den Ablageordner. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei versendete UP-Belege im Ordner ablegen. |
| 4 BRAUCHEN WIR NICHT | Hier bestimmt man Kürzel für das Hauptdokument (Beleg) und für zusätzliche Anlagen fest. |
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E-Mail Modus EWS
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Möchte man einen Testdurchlauf mit dem EWS-Zugang starten, gelingt dies über diese Schaltfläche. |
| 2 | Hier legt man fest, ob man den lokalen Exchange Server verwenden möchte oder nicht. |
| 3 | Hier bestimmt man das Verfahren, wie der Login zu erfolgen hat. |
| 4 | Hier werden die ClientID und TenantID eingeblendet. |
| 5 | Hier werden Absender und Empfänger festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den Testmail-Button tun. |
| 6 | Hier legt man die Anmeldeoption fest. |
| 7 | Hier bestimmt man den Ablageordner. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei versendete UP-Belege im Ordner ablegen. |
| 8 | Hier bestimmt man Kürzel für das Hauptdokument (Beleg) und für zusätzliche Anlagen fest. |
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E-Mail Modus MS Graph
Vorraussetzung der Webservice muss aktiv sein.