Kontaktmanagement

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(% class="box" %)

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(((

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(% class="wikigeneratedid" id="HAdminBereichKontaktmanagement:" %)

4

**Admin Bereich Kontaktmanagement:**

)))

= Zusatzfelder =

Neben den Standardfeldern, die der Non-Profit-Manager bereitstellen, können zusätzlich Zusatzfelder individuell hinzugefügt werden. Diese Zusatzfelder dienen dazu, weitere Informationen an verschiedenen Stellen zu pflegen und ermöglichen eine spätere Auswertung. Unterhalb finden Sie ein Beschreibung der einzelnen Zusatzfeldtypen.

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== Zusatzfeldtypen ==

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|=Feldtyp|=Beschreibung

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|**Text**|In diesem können **Buchstaben **eingegeben werden. Um endlose Texte zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Text festlegen.

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|**Zahl**|In diesem können **Zahlen **eingegeben werden. Um endlose Zahlenreihen zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Zahlen festlegen.

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**Hinweis**: Ohne eine vorgeschriebene Höchstmenge kann dieser Feldtyp nicht gespeichert werden.

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|**Datum**|Hier können sowohl Text als auch Zahlen eingegeben werden. Auch hier sind Vorabanpassungen bezüglich der Länge empfehlenswert.

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|**Ja/Nein**|Entscheidet man sich für diesen Feldtyp, kann man später im Formular nur via einem Häkchen ein Ja **oder **ein Nein angeben.

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|**Werteliste**|Um diesen Feldtyp überhaupt nutzen zu können, müssen zuvor Werte in das System eingegeben werden, die dann die auswählbaren Möglichkeiten der Liste darstellen.

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|**Memo**|Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.

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== Übersicht Zusatzfelder ==

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1. Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben

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(% style="list-style-type:circle" %)

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* Die Suchergebnisse werden angezeigt.

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(% start="2" %)

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1. Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken

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(% style="list-style-type:circle" %)

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* Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.

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[[image:Zusatzfelder_Menue.png]]

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|=Nummer|=Beschreibung

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|**1**|Die einzelnen **Spaltenkriterien**, nach denen jeder einzelne Eintrag im Menü gelistet ist. Kriterien sind zum Beispiel die Kategorie, der Bereich oder auch der [[Feldtyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] und ob ein Standardwert vorliegt.

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|**2**|Mit den Pfeiltasten lässt sich jeder einzelne **Eintrag **nach unten oder oben **verschieben**.

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|**3**|Über den Button Kategorien verwalten kann man [[neue Kategorien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]] für Zusatzfelder erstellen oder bereits angelegte Kategorien einsehen.

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|**4**|Hat man Zusatzfelder hinzugefügt, sollte man den Button **Zusatzfelder aktualisieren** anklicken.

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**Wichtig**: Änderungen in den Zusatzfeldern werden erst nach einem Neustart sichtbar. Gibt es Änderungen an vorhandenen Feldern (z.B. Länge) ist zudem ein Datenbankupdate erforderlich.

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|**5**|Über diesen Button kann man Werte **in ein Zusatzfeld **übertragen.

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|**6**|Über diesen Button kann man **Inhalte austauschen**.

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|**7**|Möchte man ein **neues Zusatzfeld **erstellen, kann man dies über das **+ **Icon machen.

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== Zusatzfeld erstellen ==

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1. Auf das **+** Icon am unteren Ende der Übersicht der Zusatzfelder klicken

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1. Gewünschten Bereich auswählen. Dieser regelt dann wo das Zusatzfeld angezeigt wird. Bspw. Förderung dann wird das Zusatzfeld bei der Neuanlage/Bearbeitung einer Förderung angezeigt.

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1. Button **Fortsetzen **klicken

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(% style="list-style-type:circle" %)

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* Die weiteren Eingaben werden möglich.

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(% start="4" %)

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1. Weitere Eingaben machen

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1. **OK**-Button klicken

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(% style="list-style-type:circle" %)

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* Ein neues Zusatzfeld wird erstellt.

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== Neuanlage Kategorie ==

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Gibt es sehr viele Zusatzfelder in Ihrem System so können diese in Kategorien verwaltet werden. Diese Kategorien werden dann später auch an

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[[image:Zusatzfelder_Kategorien_anlegen.png||height="391" style="float:left" width="601"]]

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(% style="width:860px" %)

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|=Nummer|=(% style="width: 779px;" %)Beschreibung

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|**1**|(% style="width:779px" %)Hierüber gibt man eine **Nummer **ein, mit der man die jeweilige Kategorie nummerisch **katalogisieren **möchte.

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|**2**|(% style="width:779px" %)Hier gibt man eine beschreibende **Bezeichnung **ein, wie die jeweilige Kategorie später heißen soll. Man bedenke, dass eine Kategorie wie ein **Überbegriff **für gegebenenfalls mehrere **untergeordnete Zusatzfelder **ist. Daher sollte hier im optimalen Fall immer ein passender Sammelbegriff drin stehen.

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|**3**|(% style="width:779px" %)Soll ein Zusatzfeld **aktiv **genutzt werden können, legt man dies mit dem **Status **fest.

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|**4**|(% style="width:779px" %)(((

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Das **Anzeigeformat **legt man hier fest. Dabei gilt zu beachten, dass es zwei Varianten gibt:

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* **Einzeilig**: Das Zusatzfeld wird nur über eine Zeile ausgegeben.

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* **Mehrzeilig**: Das Zusatzfeld wird über mehrere Zeilen ausgegeben.

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)))

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|**5**|(% style="width:779px" %)Die Information, ob ein Zusatzfeld **offen **angezeigt wird, kann man hier festlegen. Damit ist gemeint, dass das **Zusatzfeld ausgeklappt **wäre, würde zum Beispiel ein Mitarbeiter später einen Eintrag vornehmen und dabei eben diese Zusatzfelder befüllen. Zum Beispiel kann man hier indirekt anzeigen, welche Zusatzfelder auf jeden Fall befüllt werden müssten, indem man das Häkchen bei besagten Zusatzfeldern bei Offen setzt.

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|**6**|(% style="width:779px" %)Über das **+** Icon kann man der Liste der Kategorien ein **neue Kategorie hinzufügen**. Drückt man auf das **+** Icon, erscheint eine neue Zeile.

=== Effekt der Neuanlage Kategorie an einem Beispiel ===

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Wenn man eine oder mehrere Kategorien erstellt hat und sie einem Modul zugewiesen hat, werden sie in der Neuanlage verfügbar.

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Wenn man aus einem der Zusatzfelder eine **Auswahlliste **erstellen will, so muss man...

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* I) In der aktuellen Zeile die Eingabe bei der Nummer freilassen und auf das **+**Icon klicken.

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* II) Auf diese Weise erscheint eine zusätzliche Zeile und der Button Auswahlliste wird somit verfügbar.

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Mit diesem lässt sich nun aus einem Zusatzfeld eine **Auswahlliste **erstellen.

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In diesem **Beispiel **wurden die ausgewählten Zusatzfelder dem Modul **Zuwendungen **zugeordnet. Dies ist dann möglich, **sobald **man die **Kategorien erstellt**.

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Nun kann man zum entsprechenden Modul gehen. Hier klickt man das **+**Icon unten rechts einer Übersicht an.

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Die erstellten und zugewiesenen Zusatzfelder erscheinen jetzt im unteren Bereich der generellen Einstellungen. Mit** +** und **-** kann man die einzelnen Zusatzfelder ausklappen oder einklappen.

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[[image:Zusatzfelder_Erklaerung_Version_2.png||height="585" width="1101"]]

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BEISPIELANZEIGE WIE DAS MIT DER KATEGORIE MIT ECHTEN DATEN AUSSCHAUT. Einzeilig und mehrzeilig.

== Neuanlage Zusatzfeld ==

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[[image:Zusatzfeld_Neuanlage.png||height="670" style="float:left" width="589"]]

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(% style="margin-left:auto; width:896px" %)

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|=Nummer|=(% style="width: 805px;" %)Beschreibung

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|**1**|(% style="width:805px" %)Im **Bereich **wählt man aus einer Vielzahl an Bereichen aus, in denen das **Zusatzfeld hinterlegt **sein soll. In diesem Fall wird ein Zusatzfeld für den Bereich Zuwendungen angelegt.

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|**2**|(% style="width:805px" %)Hier **wählt **man eine der **erstellten Kategorien **aus. Wie man eine Kategorie erstellen kann, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]].

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|**3**|(% style="width:805px" %)**Jedes Zusatzfeld **hat einen bestimmten **Feldtyp**. Welche Feldtypen es gibt und welcher beim jeweiligen Zusatzfeld am geeignetsten ist, kann man anhand der [[Ansicht der Feldtypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] bestimmen.

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|**4**|(% style="width:805px" %)**Zeichenbegrenzungen **legt man hier fest. Hierüber kann man zu lange/unerwünschte Eingaben verhindern. Beispielsweise ist kein Vorname über 1.000 Zeichen lang. Die Limits für diese Zeichenlängen nimmt man hier vor.

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|**5**|(% style="width:805px" %)Ob das Zusatzfeld aktuell **gültig **ist, legt man hierüber fest.

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|**6**|(% style="width:805px" %)Die **Werteliste **gibt alle wählbaren Menüpunkte an. Klickt man auf den Button Werteliste, so gelangt man zur Auflistung aller verfügbaren Optionen. Indem man die unterste neue leere Zeile klickt, kann man die Werteliste um einen weiteren Punkt ergänzen. Möchte man einen bereits bestehenden Listeneintrag ändern, so klickt man in das Textfeld eines bereits bestehenden Beitrags. Den Status eines Wertes kann festlegen:(((

* **Gültig**:

* **Abgelaufen**:

)))

|**7**|(% style="width:805px" %)Mittels dem **Standardwert **bestimmt man einen Eintrag, der standardmäßig zu Beginn angezeigt wird, sofern man das Zusatzfeld schließlich eingeben muss. Eben diesen Wert, der noch vor einer Eingabe in der Eingabezeile des jeweiligen Zusatzfeldes angezeigt wird, legt man fest, indem man zuerst auf den Button Standardwert klickt.

xx

= Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente =

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Möchte man Einstellungen bezüglich des temporären Ablagepfades oder Auscheckpfades für Dokumente vornehmen, muss man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] zunächst den Begriff **Programmparameter **ein.

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Im Ordner **Allgemein **angekommen, klickt man schließlich auf den Unterordner **DMS**.

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Wenn man ein z.B. ein Dokument, Vorlage usw. erzeugt, so wird eben dieses erstellte Dokument **temporär **im **Ablagepfad **gespeichert.

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Der temporäre Ausgabepfad wird auch beim Versenden von Mails genutzt, als Zwischenablage für die Anlagen an Mails.

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Checkt man ein Dokument aus, will man es vielleicht bearbeiten. Für diesen Fall wird ein **Auscheckpfad **für Dokumente genutzt.

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[[image:programmparameter_ablagepfad.png||alt="image-20240405151806-1.png" height="461" width="1286"]]

= Einrichtung E-Mail Anbindung =

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[[image:Programmparameter_Email_04-2024.png||alt="ProgrammParameter_Email_Anbindung.png" height="373" width="915"]]

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Indem man den Begriff **Programmparameter **in die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingibt, gelangt man zu den **Einstellungen **der **Programmparameter **(Ziffer **1**).

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Hier wählt man bei der Rubrik **Allgemein **den Unterpunkt **Mail **(Ziffer **2**) aus und gelangt so zu den Einstellungen des **E-Mail Modus** (Ziffer **3**).

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Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.

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Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[IMAP/SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]].

178

Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[Outlook>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]].

179

Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]].

180

Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]].

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== E-Mail Modus IMAP/SMTP ==

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[[image:Email_Anbindung_IMAP_SMTP.png||height="506" style="float:left" width="770"]]

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(% style="margin-left:auto; width:714px" %)

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|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 636px;" %)Beschreibung

189

|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:636px" %)Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt. Dahinter bietet sich Platz für den Port.

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|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man den **E-Mail Timeout**.

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**Achtung**: Die Angabe ist in Millisekunden. 1 Sekunde entspricht hier also 1000 Millisekunden.

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|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:636px" %)Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet, dass...

193

|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.

194

|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:636px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.

195

|(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:636px" %)Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.

196

|(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:636px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.

197

|(% style="width:74px" %)**8 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.

198

|(% style="width:74px" %)**9 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.

xx

== E-Mail Modus Outlook ==

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212

Gibt nur eine vorrausestzung, dass Outlook installiert sein muss und eingerichtet sein muss mit mindestens einem Konto.

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[[image:Email_Anbindung_Outlook.png||height="415" style="float:left" width="842"]]

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(% style="margin-left:auto; width:642px" %)

217

|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 564px;" %)Beschreibung

218

|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:564px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.

219

|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:564px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.

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|(% style="width:71px" %)**3 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:564px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.

221

|(% style="width:71px" %)**4 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:564px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.

xx

== E-Mail Modus EWS ==

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237

[[image:Email_Anbindung_EWS.png||height="517" width="1067"]]

238

239

(% style="width:1066px" %)

240

|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 985px;" %)Beschreibung

241

|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:985px" %)Möchte man einen **Testdurchlauf **mit dem **EWS-Zugang** starten, gelingt dies über diese Schaltfläche.

242

|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:985px" %)Hier legt man fest, ob man den **lokalen Exchange Server verwenden **möchte oder nicht.

243

|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.

244

|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:985px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.

245

|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:985px" %)Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.

246

|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:985px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.

247

|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.

248

|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.

xx

== E-Mail Modus MS Graph ==

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270

Die **Nutzung **des E-Mail Modus **MS Graph** **setzt voraus**, dass der **Webservice aktiv **ist.

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[[image:Email_MS-Graph.png||height="624" style="float:left" width="1073"]]

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(% style="margin-left:auto; width:411px" %)

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|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 324px;" %)Beschreibung

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|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.

278

|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Über den Button **Parameterübersicht **gelangt man zu einer tabellarischen Anzeige der Programmparameter. Hier unterteilen die Spalten unter anderem in die Bereiche, Standardwerte und Datentypen. Außerdem kann man hier via Anklicken der jeweiligen Kästchen auswählen, ob der jeweilige Programmparameter mandbezogen oder usergroupbezogen ist.

279

|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:324px" %)Mittels Button **Übersetzungen verwalten** kann man sämtliche Begriffe gemäß der Übersetzungen einsehen und verwalten.

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|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:324px" %)Mit dem Button **Zustandsüberwachung konfigurieren **gelangt man zum Fenster der Zustandsüberwachung. Neben dem Benutzernamen und Überwachungsintervall in Stunden, legt man hier auch die Mailversandoptionen fest. Außerdem definiert man hier noch Absender, Empfänger und Betreff der Mail.

Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement