Kontaktmanagement

1

(% class="box" %)

2

(((

3

(% class="wikigeneratedid" id="HAdminBereichKontaktmanagement:" %)

4

**Admin Bereich Kontaktmanagement:**

)))

= Zusatzfelder =

Neben den Standardfeldern, die der Non-Profit-Manager bereitstellen, können zusätzlich Zusatzfelder individuell hinzugefügt werden. Diese Zusatzfelder dienen dazu, weitere Informationen an verschiedenen Stellen zu pflegen und ermöglichen eine spätere Auswertung. Unterhalb finden Sie ein Beschreibung der einzelnen Zusatzfeldtypen.

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== Zusatzfeldtypen ==

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|=Feldtyp|=Beschreibung

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|**Text**|In diesem können **Buchstaben **eingegeben werden. Um endlose Texte zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Text festlegen.

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|**Zahl**|In diesem können **Zahlen **eingegeben werden. Um endlose Zahlenreihen zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Zahlen festlegen.

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**Hinweis**: Ohne eine vorgeschriebene Höchstmenge kann dieser Feldtyp nicht gespeichert werden.

20

|**Datum**|Hier können sowohl Text als auch Zahlen eingegeben werden.

21

|**Ja/Nein**|Entscheidet man sich für diesen Feldtyp, kann man später im Formular nur via einem Häkchen ein Ja **oder **ein Nein angeben.

22

|**Werteliste**|Um diesen Feldtyp überhaupt nutzen zu können, müssen zuvor Werte in das System eingegeben werden, die dann die auswählbaren Möglichkeiten der Liste darstellen.

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|**Memo**|Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.

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== Übersicht Zusatzfelder ==

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1. Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berehctigung muss vorhanden sein.

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(% style="list-style-type:circle" %)

30

* Die Suchergebnisse werden angezeigt.

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(% start="2" %)

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1. Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken

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(% style="list-style-type:circle" %)

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* Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.

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[[image:Zusatzfelder_Menue.png]]

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|=Nummer|=Beschreibung

41

|**1**|Die einzelnen **Spaltenkriterien**, nach denen jeder einzelne Eintrag im Menü gelistet ist. Kriterien sind zum Beispiel die Kategorie, der Bereich oder auch der [[Feldtyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] und ob ein Standardwert vorliegt.

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|**2**|Mit den Pfeiltasten lässt sich jeder einzelne **Eintrag **nach unten oder oben **verschieben**.

43

|**3**|Über den Button Kategorien verwalten kann man [[neue Kategorien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]] für Zusatzfelder erstellen oder bereits angelegte Kategorien einsehen.

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|**4**|Hat man Zusatzfelder hinzugefügt, sollte man den Button **Zusatzfelder aktualisieren** anklicken.

45

**Wichtig**: Änderungen in den Zusatzfeldern werden erst nach einem Neustart sichtbar. Gibt es Änderungen an vorhandenen Feldern (z.B. Länge) ist zudem ein Datenbankupdate erforderlich.

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|**5**|Über diesen Button kann man Werte **in ein Zusatzfeld **übertragen.

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|**6**|Über diesen Button kann man **Inhalte austauschen**.

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|**7**|Möchte man ein **neues Zusatzfeld **erstellen, kann man dies über das **+ **Icon machen.

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== Formatierung der Zusatzfelder ==

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Zusatzfelder vom **Typ "Zahl"** können wie folgt formartiert werden:

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|**Zahlenformat**|**Beschreibung**|**Beispiel mit Zahl 15000**

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|#|ohne Nachkoma|15000

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|#,#|ohne Nachkoma mit Tausenderpunkt|15.000

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|#,#0.00|Zahl mit Nachkomma und Tasuenderpunkt|15.000,00

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Zusatzfelder vom **Typ "Datum"** können wie folgt formartiert werden:

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|**Zahlenformat**|**Beschreibung**|**Beispiel**

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|dd.MM.yyyy|Tag Zweistellig Monat Zweistellig Jahr Vierstellig|13.01.2020

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|dd.MMM.yyyy|Tag Zweistellig Monat Ersten drei Buchstaben Jahr Vierstellig|13.Jan.2020

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|dd.MMMM.yyyy|Tag Zweistellig Monat Ausgeschrieben Jahr Vierstellig|13.Januar.2020

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== Zusatzfelder in der Übersichtsliste einpflegen ==

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Eine Übersichtsliste bezeichnet die Auflistung aller vorhandenen Kontakte. Diese wird beispielsweise angezeigt, wenn im Kontaktmanagement auf 'Kontakte' geklickt wird. In dieser Ansicht sind alle erstellten Kontakte sichtbar.

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Diese Übersichtsliste kann bearbeitet werden und alle verfügbaren Felder können eingeblendet werden. Hierbei ist allerdings zu beachten wenn die Felder in einem "Standard" ausgeliefert werden, dann verschwinden Ihre Anpassungen mit dem nächsten Datenbank Update wieder. Hier empfehlen wir einen eigenen Report anzulegen (weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren Berater oder unseren Support).

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1. In beliebiges Modul** **wechseln (z.B. Kontaktmanagement, Förderungen,...)[[image:Felder_einblenden_ausblenden.png||alt="Zusatzfelder_ein_ausblenden.png" height="271" style="float:right" width="391"]]

72

1. Menüpunkt auswählen, um sich die Übersicht aller Einträge des Moduls anzeigen lassen (z.B. Kontakte, Förderungen,...)

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(% style="list-style-type:circle" %)

75

* Die Übersichtsliste des gewünschten Moduls wird angezeigt.

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(% start="3" %)

78

1. Oben links auf die **drei Punkte **neben der Suchleiste klicken

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1. Auf **Ansicht **gehen

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1. In nun geöffneter Auswahl **Felder ein-/ausblenden** auswählen

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1. In geöffnetem Menüfenster des Befehls Felder ein-/ausblenden das **+ **vor **Variable Zusatzfelder **klicken

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1. **+ **vor nun ausgeklappter Option **Übergreifende variable Zusatzfelder **klicken

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1. In der nun geöffneten Auswahl gewünschte Zusatzfelder anklicken

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1. Im anschließenden **Viewmember **eine Überschrift auswählen

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1. Mit **OK**-Button bestätigen

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(% style="list-style-type:circle" %)

88

* Das Zusatzfeld wird nun in der Übersicht angezeigt.

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(% class="box infomessage" %)

91

(((

92

Wenn man möchte, dass das Zusatzfeld nicht nur jetzt gerade sondern **ab jetzt immer **in der Übersichtsliste mit angezeigt werden soll, muss man die Ansicht speichern.

93

Die Option **Ansicht speichern **befindet sich direkt unter Felder ein-/ausblenden.

)))

== Neuanlage Kategorie ==

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Gibt es sehr viele Zusatzfelder in Ihrem System so können diese in Kategorien verwaltet werden. Diese Kategorien werden dann später auch an

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[[image:Zusatzfelder_Kategorien_anlegen.png||height="391" style="float:left" width="601"]]

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(% style="width:860px" %)

104

|=Nummer|=(% style="width: 779px;" %)Beschreibung

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|**1**|(% style="width:779px" %)Hierüber gibt man eine **Nummer **ein, mit der man die jeweilige Kategorie nummerisch **katalogisieren **möchte.

106

|**2**|(% style="width:779px" %)Hier gibt man eine beschreibende **Bezeichnung **ein, so wie die jeweilige Kategorie später auch angezeigt werden soll.

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|**3**|(% style="width:779px" %)Wird die Kategorie nicht mehr benötigt, dann kann man den Status auf inaktiv setzen.

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|**4**|(% style="width:779px" %)(((

109

Das **Anzeigeformat **legt man hier fest. Dabei gilt zu beachten, dass es zwei Varianten gibt:

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* **Einzeilig**: Das Zusatzfeld wird im Desktop nur über eine Zeile ausgegeben.

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* **Mehrzeilig**: Das Zusatzfeld wird im Desktop über mehrere Zeilen ausgegeben.

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)))

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|**5**|(% style="width:779px" %)Die Information, ob die Kategorie mit Zusatzfeldern** offen **angezeigt wird, kann man hier festlegen. Ist Sinnvollen wenn es sehr viele Zusatzfelder innerhalb einer Kategorie gibt.

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|**6**|(% style="width:779px" %)(((

116

Über das **+** Icon kann man der Liste der Kategorien ein **neue Kategorie hinzufügen**. Drückt man auf das **+** Icon, erscheint

eine neue Zeile.

)))

(% class="wikigeneratedid" id="HKategoriemitZusatzfelderBeispiel" %)

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**Kategorie mit Zusatzfelder Beispiel**

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Eine Kategorie mit Zusatzfeldern wird im entsprechenden Bereich der Zusatzfelder auf dem jeweiligen Desktop sowohl bei der Neuanlage als auch bei der Bearbeitung angezeigt.

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Die Einstellung **Anzeigeformat **der Kategorie bestimmt, **wie **die **Zusatzfelder im Desktop angeordnet **werden.

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Die Möglichkeiten sind hierbei:

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* alles untereinander

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* alles in einer Zeile

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Die Einstellung **offen **legt fest, **ob **die **Kategorie **der Zusatzfelder **offen oder zugeklappt **ist.

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Wie dies aussehen kann, zeigt der folgende Screenshot.

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[[image:Zusatzfelder_eine_mehr_zeilen.png||height="457" width="899"]]

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== Neuanlage Zusatzfelder ==

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1. Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berechtigung muss vorhanden sein.

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1. Die Suchergebnisse werden angezeigt.

141

1. Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken

142

1. Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.

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1. Auf das **+** Icon am unteren Ende der Übersicht der Zusatzfelder klicken

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1. Gewünschten Bereich auswählen. Dieser regelt dann wo das Zusatzfeld angezeigt wird. Bspw. Förderung dann wird das Zusatzfeld bei der Neuanlage/Bearbeitung einer Förderung angezeigt.

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1. Button **Fortsetzen **klicken

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(% style="list-style-type:circle" %)

148

* Die weiteren Eingaben werden möglich.

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(% start="8" %)

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1. Weitere Eingaben machen

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1. **OK**-Button klicken

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(% style="list-style-type:circle" %)

155

* Ein neues Zusatzfeld wird erstellt.

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== [[image:Unterschiedliche_Zusatzfelder_mit_Mandant.png||height="560" style="float:left" width="492"]] ==

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(% style="margin-left:auto; width:986px" %)

160

|=(% style="width: 97px;" %)Nummer|=(% style="width: 885px;" %)Beschreibung

161

|(% style="width:97px" %)**1**|(% style="width:885px" %)Im **Bereich **wählt man aus einer Vielzahl an Bereichen aus, in denen das **Zusatzfeld hinterlegt **sein soll. In diesem Fall wird ein Zusatzfeld für den Bereich Zuwendungen angelegt.

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|(% style="width:97px" %)**2**|(% style="width:885px" %)Wenn man den Bereich bei der Neuanlage eines Zusatzfeldes ausgewählt hat, so wird der Button Fortsetzen anklickbar. Mit einem Klick auf diesen Button werden die Eingabemöglichkeiten im Fenster Neuanlage aktualisiert.

163

|(% style="width:97px" %)**3**|(% style="width:885px" %)Optional kann hier eine **Kategorien **ausgewählt werden. Wie man eine Kategorie erstellen kann, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]].

164

|(% style="width:97px" %) |(% style="width:885px" %)Hier trägt man die **Bezeichnung** des Feldes ein.

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|(% style="width:97px" %)**4**|(% style="width:885px" %)**Jedes Zusatzfeld **hat einen bestimmten **Feldtyp**. Welche Feldtypen es gibt und welcher beim jeweiligen Zusatzfeld am geeignetsten ist, kann man anhand der [[Ansicht der Feldtypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] bestimmen.

166

|(% style="width:97px" %)**5**|(% style="width:885px" %)Ob das Zusatzfeld aktuell **gültig **ist, legt man hierüber fest.

167

|(% style="width:97px" %)**6**|(% style="width:885px" %)Je nach zuvor festgelegten Bereich wird der Bereich der **Einschränkungen **verfügbar. Hier kann man für den Mandanten festlegt z.B. welche Stiftung der Einschränkung unterliegt.

168

|(% style="width:97px" %)**7**|(% style="width:885px" %)Die **Werteliste **gibt alle wählbaren Menüpunkte an. Klickt man auf den Button Werteliste, so gelangt man zur Auflistung aller verfügbaren Optionen. Indem man die unterste neue leere Zeile klickt, kann man die Werteliste um einen weiteren Punkt ergänzen. Möchte man einen bereits bestehenden Listeneintrag ändern, so klickt man in das Textfeld eines bereits bestehenden Beitrags. Den Status eines Wertes kann festlegen:(((

* **Gültig**:

* **Abgelaufen**:

Mittels dem **Standardwert **bestimmt man einen Eintrag, der standardmäßig zu Beginn angezeigt wird, sofern man das Zusatzfeld schließlich eingeben muss. Eben diesen Wert, der noch vor einer Eingabe in der Eingabezeile des jeweiligen Zusatzfeldes angezeigt wird, legt man fest, indem man zuerst auf den Button Standardwert klickt.

)))

= Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente =

199

200

Möchte man Einstellungen bezüglich des temporären Ablagepfades oder Auscheckpfades für Dokumente vornehmen, muss man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] zunächst den Begriff **Programmparameter **ein.

201

Im Ordner **Allgemein **angekommen, klickt man schließlich auf den Unterordner **DMS**.

202

Wenn man ein z.B. ein Dokument, Vorlage usw. erzeugt, so wird eben dieses erstellte Dokument **temporär **im **Ablagepfad **gespeichert.

203

Der temporäre Ausgabepfad wird auch beim Versenden von Mails genutzt, als Zwischenablage für die Anlagen an Mails.

204

Checkt man ein Dokument aus, will man es vielleicht bearbeiten. Für diesen Fall wird ein **Auscheckpfad **für Dokumente genutzt.

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206

[[image:programmparameter_ablagepfad.png||alt="image-20240405151806-1.png" height="461" width="1286"]]

= Einrichtung E-Mail Anbindung =

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213

[[image:Programmparameter_Email_04-2024.png||alt="ProgrammParameter_Email_Anbindung.png" height="373" width="915"]]

214

215

Indem man den Begriff **Programmparameter **in die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingibt, gelangt man zu den **Einstellungen **der **Programmparameter **(Ziffer **1**).

216

Hier wählt man bei der Rubrik **Allgemein **den Unterpunkt **Mail **(Ziffer **2**) aus und gelangt so zu den Einstellungen des **E-Mail Modus** (Ziffer **3**).

217

Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.

218

219

Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[IMAP/SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]].

220

Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[Outlook>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]].

221

Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]].

222

Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]].

223

224

225

== E-Mail Modus IMAP/SMTP ==

226

227

[[image:Email_Anbindung_IMAP_SMTP.png||height="506" style="float:left" width="770"]]

228

229

(% style="margin-left:auto; width:714px" %)

230

|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 636px;" %)Beschreibung

231

|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:636px" %)Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt. Dahinter bietet sich Platz für den Port.

232

|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man den **E-Mail Timeout**.

233

**Achtung**: Die Angabe ist in Millisekunden. 1 Sekunde entspricht hier also 1000 Millisekunden.

234

|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:636px" %)Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet, dass...

235

|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.

236

|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:636px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.

237

|(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:636px" %)Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.

238

|(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:636px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.

239

|(% style="width:74px" %)**8 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.

240

|(% style="width:74px" %)**9 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.

xx

== E-Mail Modus Outlook ==

246

247

Gibt nur eine vorrausestzung, dass Outlook installiert sein muss und eingerichtet sein muss mit mindestens einem Konto.

248

249

[[image:Email_Anbindung_Outlook.png||height="415" style="float:left" width="842"]]

250

251

(% style="margin-left:auto; width:642px" %)

252

|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 564px;" %)Beschreibung

253

|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:564px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.

254

|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:564px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.

255

|(% style="width:71px" %)**3 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:564px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.

256

|(% style="width:71px" %)**4 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:564px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.

xx

== E-Mail Modus EWS ==

266

267

[[image:Email_Anbindung_EWS.png||height="517" width="1067"]]

268

269

(% style="width:1066px" %)

270

|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 985px;" %)Beschreibung

271

|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:985px" %)Möchte man einen **Testdurchlauf **mit dem **EWS-Zugang** starten, gelingt dies über diese Schaltfläche.

272

|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:985px" %)Hier legt man fest, ob man den **lokalen Exchange Server verwenden **möchte oder nicht.

273

|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.

274

|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:985px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.

275

|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:985px" %)Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.

276

|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:985px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.

277

|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.

278

|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.

xx

== E-Mail Modus MS Graph ==

298

299

300

Die **Nutzung **des E-Mail Modus **MS Graph** **setzt voraus**, dass der **Webservice aktiv **ist.

301

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303

[[image:Email_MS-Graph.png||height="624" style="float:left" width="1073"]]

304

305

(% style="margin-left:auto; width:411px" %)

306

|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 324px;" %)Beschreibung

307

|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.

308

|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Über den Button **Parameterübersicht **gelangt man zu einer tabellarischen Anzeige der Programmparameter. Hier unterteilen die Spalten unter anderem in die Bereiche, Standardwerte und Datentypen. Außerdem kann man hier via Anklicken der jeweiligen Kästchen auswählen, ob der jeweilige Programmparameter mandbezogen oder usergroupbezogen ist.

309

|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:324px" %)Mittels Button **Übersetzungen verwalten** kann man sämtliche Begriffe gemäß der Übersetzungen einsehen und verwalten.

310

|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:324px" %)Mit dem Button **Zustandsüberwachung konfigurieren **gelangt man zum Fenster der Zustandsüberwachung. Neben dem Benutzernamen und Überwachungsintervall in Stunden, legt man hier auch die Mailversandoptionen fest. Außerdem definiert man hier noch Absender, Empfänger und Betreff der Mail.

Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement