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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 81.1 von Katharina Prummer am 2026/09/18 14:58
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 (% class="wikigeneratedid" id="HAdminBereichKontaktmanagement:" %)
4 **Admin Bereich Kontaktmanagement:**
5
6 {{toc/}}
7 )))
8
9 = Zusatzfelder =
10
11 Neben den Standardfeldern, die der Non-Profit-Manager bereitstellen, können zusätzlich Zusatzfelder individuell hinzugefügt werden. Diese Zusatzfelder dienen dazu, weitere Informationen an verschiedenen Stellen zu pflegen und ermöglichen eine spätere Auswertung. Unterhalb finden Sie ein Beschreibung der einzelnen Zusatzfeldtypen.
12
13
14 (% class="wikigeneratedid" id="HZusatzfeldtypen" %)
15 Zusatzfeldtypen
16
17 |=(((
18 Feldtyp
19 )))|=(((
20 Beschreibung
21 )))
22 |(((
23 **Text**
24 )))|(((
25 In diesem können **Buchstaben **in Form eines Textes eingegeben werden. Die Textlänge muss angegeben werden.
26 )))
27 |(((
28 **Zahl**
29 )))|(((
30 In diesem können **Zahlen **eingegeben werden. Ohne eine vorgeschriebene Höchstmenge kann dieser Feldtyp nicht gespeichert werden. Optional kann ein Format mitgegeben werden.
31 )))
32 |(((
33 **Datum**
34 )))|(((
35 Hier können sowohl Text als auch Zahlen eingegeben werden.
36 )))
37 |(((
38 **Ja/Nein**
39 )))|(((
40 Entscheidet man sich für diesen Feldtyp, kann man später im Formular nur via einem Häkchen ein Ja **oder **ein Nein angeben.
41 )))
42 |(((
43 **Werteliste**
44 )))|(((
45 Um diesen Feldtyp überhaupt nutzen zu können, müssen zuvor Werte in das System eingegeben werden, die dann die auswählbaren Möglichkeiten der Liste darstellen.
46 )))
47 |(((
48 **Memo**
49 )))|(((
50 Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.
51 )))
52
53 == Übersicht Zusatzfelder ==
54
55 1. (((
56 Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berehctigung muss vorhanden sein.
57 )))
58
59 (% style="list-style-type:circle" %)
60 * (((
61 Die Suchergebnisse werden angezeigt.
62 )))
63
64 (% start="2" %)
65 1. (((
66 Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
67 )))
68
69 (% style="list-style-type:circle" %)
70 * (((
71 Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
72 )))
73
74 [[image:Zusatzfelder_Menue.png]]
75
76 |=(((
77 Nummer
78 )))|=(((
79 Beschreibung
80 )))
81 |(((
82 **1**
83 )))|(((
84 Die einzelnen **Spaltenkriterien**, nach denen jeder einzelne Eintrag im Menü gelistet ist. Kriterien sind zum Beispiel die Kategorie, der Bereich oder auch der [[Feldtyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] und ob ein Standardwert vorliegt.
85 )))
86 |(((
87 **2**
88 )))|(((
89 Mit den Pfeiltasten lässt sich jeder einzelne **Eintrag **nach unten oder oben **verschieben**.
90 )))
91 |(((
92 **3**
93 )))|(((
94 Über den Button Kategorien verwalten kann man [[neue Kategorien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]] für Zusatzfelder erstellen oder bereits angelegte Kategorien einsehen.
95 )))
96 |(((
97 **4**
98 )))|(((
99 Hat man Zusatzfelder hinzugefügt, sollte man den Button **Zusatzfelder aktualisieren** anklicken.
100 **Wichtig**: Änderungen in den Zusatzfeldern werden erst nach einem Neustart sichtbar. Gibt es Änderungen an vorhandenen Feldern (z.B. Länge) ist zudem ein Datenbankupdate erforderlich.
101 )))
102 |(((
103 **5**
104 )))|(((
105 Über diesen Button kann man Werte **in ein Zusatzfeld **übertragen.
106 )))
107 |(((
108 **6**
109 )))|(((
110 Über diesen Button kann man **Inhalte austauschen**.
111 )))
112 |(((
113 **7**
114 )))|(((
115 Möchte man ein **neues Zusatzfeld **erstellen, kann man dies über das **+ **Icon machen.
116 )))
117
118 == Formatierung der Zusatzfelder ==
119
120 Zusatzfelder vom **Typ "Zahl"** können wie folgt formartiert werden:
121
122 |(((
123 **Zahlenformat**
124 )))|(((
125 **Beschreibung**
126 )))|(((
127 **Beispiel mit Zahl 15000**
128 )))
129 |(((
130 #
131 )))|(((
132 ohne Nachkoma
133 )))|(((
134 15000
135 )))
136 |(((
137 #,#
138 )))|(((
139 ohne Nachkoma mit Tausenderpunkt
140 )))|(((
141 15.000
142 )))
143 |(((
144 #,#0.00
145 )))|(((
146 Zahl mit Nachkomma und Tasuenderpunkt
147 )))|(((
148 15.000,00
149 )))
150
151 Zusatzfelder vom **Typ "Datum"** können wie folgt formartiert werden:
152
153 |(((
154 **Zahlenformat**
155 )))|(((
156 **Beschreibung**
157 )))|(((
158 **Beispiel**
159 )))
160 |(((
161 dd.MM.yyyy
162 )))|(((
163 Tag Zweistellig Monat Zweistellig Jahr Vierstellig
164 )))|(((
165 13.01.2020
166 )))
167 |(((
168 dd.MMM.yyyy
169 )))|(((
170 Tag Zweistellig Monat Ersten drei Buchstaben Jahr Vierstellig
171 )))|(((
172 13.Jan.2020
173 )))
174 |(((
175 dd.MMMM.yyyy
176 )))|(((
177 Tag Zweistellig Monat Ausgeschrieben Jahr Vierstellig
178 )))|(((
179 13.Januar.2020
180 )))
181
182 == Zusatzfelder in der Übersichtsliste einpflegen ==
183
184 Eine Übersichtsliste bezeichnet die Auflistung aller vorhandenen Kontakte. Diese wird beispielsweise angezeigt, wenn im Kontaktmanagement auf 'Kontakte' geklickt wird. In dieser Ansicht sind alle erstellten Kontakte sichtbar.
185 Diese Übersichtsliste kann bearbeitet werden und alle verfügbaren Felder können eingeblendet werden. Hierbei ist allerdings zu beachten wenn die Felder in einem "Standard" ausgeliefert werden, dann verschwinden Ihre Anpassungen mit dem nächsten Datenbank Update wieder. Hier empfehlen wir einen eigenen Report anzulegen (weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren Berater oder unseren Support).
186
187 1. (((
188 In beliebiges Modul** **wechseln (z.B. Kontaktmanagement, Förderungen,...)[[image:Felder_einblenden_ausblenden.png||alt="Zusatzfelder_ein_ausblenden.png" data-xwiki-image-style-alignment="end" height="271" width="391"]]
189 )))
190 1. (((
191 Menüpunkt auswählen, um sich die Übersicht aller Einträge des Moduls anzeigen lassen (z.B. Kontakte, Förderungen,...)
192 )))
193
194 (% style="list-style-type:circle" %)
195 * (((
196 Die Übersichtsliste des gewünschten Moduls wird angezeigt.
197 )))
198
199 (% start="3" %)
200 1. (((
201 Oben links auf die **drei Punkte **neben der Suchleiste klicken
202 )))
203 1. (((
204 Auf **Ansicht **gehen
205 )))
206 1. (((
207 In nun geöffneter Auswahl **Felder ein-/ausblenden** auswählen
208 )))
209 1. (((
210 In geöffnetem Menüfenster des Befehls Felder ein-/ausblenden das **+ **vor **Variable Zusatzfelder **klicken
211 )))
212 1. (((
213 **+ **vor nun ausgeklappter Option **Übergreifende variable Zusatzfelder **klicken
214 )))
215 1. (((
216 In der nun geöffneten Auswahl gewünschte Zusatzfelder anklicken
217 )))
218 1. (((
219 Im anschließenden **Viewmember **eine Überschrift auswählen
220 )))
221 1. (((
222 Mit **OK**-Button bestätigen
223 )))
224
225 (% style="list-style-type:circle" %)
226 * (((
227 Das Zusatzfeld wird nun in der Übersicht angezeigt.
228 )))
229
230 (% class="box infomessage" %)
231 (((
232 Wenn man möchte, dass das Zusatzfeld nicht nur jetzt gerade sondern **ab jetzt immer **in der Übersichtsliste mit angezeigt werden soll, muss man die Ansicht speichern.
233 Die Option **Ansicht speichern **befindet sich direkt unter Felder ein-/ausblenden.
234 )))
235
236
237
238 == Neuanlage Kategorie ==
239
240 Gibt es sehr viele Zusatzfelder in Ihrem System so können diese in Kategorien verwaltet werden. Diese Kategorien werden dann später auch an
241
242 [[image:Zusatzfelder_Kategorien_anlegen.png||data-xwiki-image-style-alignment="start" height="391" width="601"]]
243
244 (% style="width:860px" %)
245 |=(((
246 Nummer
247 )))|=(% style="width: 779px;" %)(((
248 Beschreibung
249 )))
250 |(((
251 **1**
252 )))|(% style="width:779px" %)(((
253 Hierüber gibt man eine **Nummer **ein, mit der man die jeweilige Kategorie nummerisch **katalogisieren **möchte.
254 )))
255 |(((
256 **2**
257 )))|(% style="width:779px" %)(((
258 Hier gibt man eine beschreibende **Bezeichnung **ein, so wie die jeweilige Kategorie später auch angezeigt werden soll.
259 )))
260 |(((
261 **3**
262 )))|(% style="width:779px" %)(((
263 Wird die Kategorie nicht mehr benötigt, dann kann man den Status auf inaktiv setzen.
264 )))
265 |(((
266 **4**
267 )))|(% style="width:779px" %)(((
268 Das **Anzeigeformat **legt man hier fest. Dabei gilt zu beachten, dass es zwei Varianten gibt:
269
270 * (((
271 **Einzeilig**: Das Zusatzfeld wird im Desktop nur über eine Zeile ausgegeben.
272 )))
273 * (((
274 **Mehrzeilig**: Das Zusatzfeld wird im Desktop über mehrere Zeilen ausgegeben.
275 )))
276 )))
277 |(((
278 **5**
279 )))|(% style="width:779px" %)(((
280 Die Information, ob die Kategorie mit Zusatzfeldern** offen **angezeigt wird, kann man hier festlegen. Ist Sinnvollen wenn es sehr viele Zusatzfelder innerhalb einer Kategorie gibt.
281 )))
282 |(((
283 **6**
284 )))|(% style="width:779px" %)(((
285 Über das **+** Icon kann man der Liste der Kategorien ein **neue Kategorie hinzufügen**. Drückt man auf das **+** Icon, erscheint
286
287 eine neue Zeile.
288 )))
289
290 (% class="wikigeneratedid" id="HKategoriemitZusatzfelderBeispiel" %)
291 **Kategorie mit Zusatzfelder Beispiel**
292
293 Eine Kategorie mit Zusatzfeldern wird im entsprechenden Bereich der Zusatzfelder auf dem jeweiligen Desktop sowohl bei der Neuanlage als auch bei der Bearbeitung angezeigt.
294 Die Einstellung **Anzeigeformat **der Kategorie bestimmt, **wie **die **Zusatzfelder im Desktop angeordnet **werden.
295 Die Möglichkeiten sind hierbei:
296
297 * (((
298 alles untereinander
299 )))
300 * (((
301 alles in einer Zeile
302 )))
303
304 Die Einstellung **offen **legt fest, **ob **die **Kategorie **der Zusatzfelder **offen oder zugeklappt **ist.
305 Wie dies aussehen kann, zeigt der folgende Screenshot.
306
307 [[image:Zusatzfelder_eine_mehr_zeilen.png||height="457" width="899"]]
308
309
310 == Neuanlage Zusatzfelder ==
311
312 1. (((
313 Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berechtigung muss vorhanden sein.
314 )))
315 1. (((
316 Die Suchergebnisse werden angezeigt.
317 )))
318 1. (((
319 Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
320 )))
321 1. (((
322 Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
323 )))
324 1. (((
325 Auf das **+** Icon am unteren Ende der Übersicht der Zusatzfelder klicken
326 )))
327 1. (((
328 Gewünschten Bereich auswählen. Dieser regelt dann wo das Zusatzfeld angezeigt wird. Bspw. Förderung dann wird das Zusatzfeld bei der Neuanlage/Bearbeitung einer Förderung angezeigt.
329 )))
330 1. (((
331 Button **Fortsetzen **klicken
332 )))
333
334 (% style="list-style-type:circle" %)
335 * (((
336 Die weiteren Eingaben werden möglich.
337 )))
338
339 (% start="8" %)
340 1. (((
341 Weitere Eingaben machen
342 )))
343 1. (((
344 **OK**-Button klicken
345 )))
346
347 (% style="list-style-type:circle" %)
348 * (((
349 Ein neues Zusatzfeld wird erstellt.
350 )))
351
352 (% class="wikigeneratedid" id="H" %)
353 [[image:image-20250228101917-1.png||height="563" width="499"]]
354
355 (% style="margin-left:auto; width:986px" %)
356 |=(% style="width: 97px;" %)(((
357 Nummer
358 )))|=(% style="width: 885px;" %)(((
359 Beschreibung
360 )))
361 |(% style="width:97px" %)(((
362 **1**
363 )))|(% style="width:885px" %)(((
364 Im **Bereich **wählt man aus einer Vielzahl an Bereichen aus, in denen das **Zusatzfeld hinterlegt **sein soll. Bspw. bei Person wird es bei der Person sichtbar.
365 )))
366 |(% style="width:97px" %)(((
367 **2**
368 )))|(% style="width:885px" %)(((
369 Wenn man den Bereich bei der Neuanlage eines Zusatzfeldes ausgewählt hat, so wird der Button Fortsetzen anklickbar. Mit einem Klick auf diesen Button werden die Eingabemöglichkeiten im Fenster Neuanlage aktualisiert.
370 )))
371 |(% style="width:97px" %)(((
372 **3**
373 )))|(% style="width:885px" %)(((
374 Optional kann hier eine **Kategorien **ausgewählt werden. Wie man eine Kategorie erstellen kann, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]].
375 )))
376 |(% style="width:97px" %)(((
377 4
378 )))|(% style="width:885px" %)(((
379 Hier trägt man die **Bezeichnung** des Feldes ein.
380 )))
381 |(% style="width:97px" %)(((
382 **5**
383 )))|(% style="width:885px" %)(((
384 **Jedes Zusatzfeld **hat einen bestimmten **Feldtyp**. Welche Feldtypen es gibt und welcher beim jeweiligen Zusatzfeld am geeignetsten ist, kann man anhand der [[Ansicht der Feldtypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] bestimmen.
385 )))
386 |(% style="width:97px" %)(((
387 **6**
388 )))|(% style="width:885px" %)(((
389 Ob das Zusatzfeld aktuell **gültig **ist, legt man hierüber fest.
390 )))
391 |(% style="width:97px" %)(((
392 **7**
393 )))|(% style="width:885px" %)(((
394 Hier kann man den **Mandanten **festlegen. Das bezieht sich dann auf den Buchungsmandant und ist für Bereich aus der Finanzbuchhaltung möglich.
395 )))
396 |(% style="width:97px" %)(((
397 **8**
398 )))|(% style="width:885px" %)(((
399 Wenn der Typ **"Werteliste"** ausgewählt ist, wird der Button **"Werteliste"** aktiviert. Ein Klick auf diesen Button öffnet eine Eingabemaske, in der der erste Wert direkt in der ersten Zeile erfasst werden kann.
400
401 Weitere Werte lassen sich bequem durch Drücken der **Tab-Taste** hinzufügen – so springt man automatisch in die nächste Zeile.
402
403 Um einen bereits bestehenden Eintrag zu bearbeiten, genügt ein Klick in das entsprechende Textfeld des gewünschten Eintrags.
404 )))
405 |(% style="width:97px" %)9|(% style="width:885px" %)Mittels dem **Standardwert **bestimmt man einen Eintrag, der standardmäßig zu Beginn angezeigt wird, sofern man das Zusatzfeld schließlich eingeben muss. Eben diesen Wert, der noch vor einer Eingabe in der Eingabezeile des jeweiligen Zusatzfeldes angezeigt wird, legt man fest, indem man zuerst auf den Button Standardwert klickt.
406
407
408
409
410
411
412
413
414
415
416
417
418
419
420
421
422 = Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente =
423
424 Vorraussetzung: Sie haben die Berechtigung um in die Programmparameter zu kommen.
425
426 Wenn Einstellungen für den **temporären Ablagepfad** oder den **Auscheckpfad** von Dokumenten vorgenommen werden sollen gehen Sie wie folgt vor:
427
428 1. Tragen Sie in der **Schnellsuch** den Begriff **Programmparameter** ein.
429 1. Im Bereich **Allgemein** angekommen, öffnet man den Unterordner **DMS**, wo die entsprechenden Optionen zu finden sind.
430
431 **Temporarer Ablagepfad:**
432 Wird beispielsweise ein Dokument oder eine Vorlage erzeugt, wird dieses erstellte Dokument zunächst im temporären Ablagepfad gespeichert.
433 Auch beim Versenden von E-Mails kommt der temporäre Ablagepfad zum Einsatz – er dient als Zwischenablage für die Anhänge der E-Mail.
434
435 **Auscheckpfad:**
436 Soll ein Dokument zur Bearbeitung ausgecheckt werden, wird dafür der Auscheckpfad genutzt, in dem das Dokument temporär abgelegt wird.
437
438 [[image:image-20250228104459-2.png]]
439
440
441
442
443 = Einrichtung E-Mail Anbindung =
444
445 (% class="box warningmessage" %)
446 (((
447 Ab Version 25.1 verfügbar
448 )))
449
450 [[image:image-20250228114149-5.png]]
451
452 Indem man den Begriff **Programmparameter **in die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingibt, gelangt man zu den **Einstellungen **der **Programmparameter **(Ziffer **1**).
453 Hier wählt man bei der Rubrik **Allgemein **den Unterpunkt **Mail **(Ziffer **2**) aus und gelangt so zu den Einstellungen des **E-Mail Modus** (Ziffer **3**).
454 Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.
455
456 Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[IMAP/SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]].
457 Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[Outlook>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]].
458 Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]].
459 Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]].
460
461
462 == E-Mail Modus IMAP/SMTP ==
463
464 **Voraussetzung:** Der Benutzer benötigt eine hinterlegte E-Mail-Adresse sowie das dazugehörige Passwort.
465
466 [[image:image-20250228123954-7.png]]
467
468 (% style="margin-left:auto; width:714px" %)
469 |=(% style="width: 74px;" %)(((
470 Nummer
471 )))|=(% style="width: 636px;" %)(((
472 Beschreibung
473 )))
474 |(% style="width:74px" %)(((
475 **1**
476 )))|(% style="width:636px" %)(((
477 In der Auswahlliste wählt man "**SMTP**" aus.
478 )))
479 |(% style="width:74px" %)(((
480 **2**
481 )))|(% style="width:636px" %)Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt.
482 |(% style="width:74px" %)(((
483 **3**
484 )))|(% style="width:636px" %)(((
485 Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet die Einstellung für das Secure Sockets Layer. Eine Verschlüsselung der Daten.
486 )))
487
488
489
490
491
492
493
494
495 == E-Mail Modus Outlook ==
496
497 Damit die Funktion genutzt werden kann, muss **Outlook lokal installiert** sein und es muss **mindestens ein E-Mail-Konto** in Outlook eingerichtet sein.
498
499 [[image:image-20250228113650-4.png]]
500
501 (% style="margin-left:auto; width:642px" %)
502 |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 564px;" %)Beschreibung
503 |(% style="width:71px" %)1|(% style="width:564px" %)In der Auswahlliste "Outlook" auswählen
504
505 == E-Mail Modus EWS ==
506
507 [[image:image-20250228124752-8.png]]
508
509 (% style="width:1066px" %)
510 |=(% style="width: 77px;" %)(((
511 Nummer
512 )))|=(% style="width: 985px;" %)(((
513 Beschreibung
514 )))
515 |(% style="width:77px" %)(((
516 **1**
517 )))|(% style="width:985px" %)(((
518 In der Auswahlliste "EWS" auswählen
519 )))
520 |(% style="width:77px" %)(((
521 **2**
522 )))|(% style="width:985px" %)(((
523 Hier legt man fest, ob man den **lokalen Exchange Server verwenden **möchte oder nicht.
524 )))
525 |(% style="width:77px" %)(((
526 **3**
527 )))|(% style="width:985px" %)(((
528 Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
529 )))
530 |(% style="width:77px" %)4|(% style="width:985px" %)Hier kann eine fester E-Mail Adresse und das Passwort zu einem Postfach angeben.
531 |(% style="width:77px" %)(((
532 **5**
533 )))|(% style="width:985px" %)(((
534 Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
535 )))
536 |(% style="width:77px" %)(((
537 **6**
538 )))|(% style="width:985px" %)(((
539 Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
540 )))
541 |(% style="width:77px" %)(((
542 **7**
543 )))|(% style="width:985px" %)(((
544 Hier kann der Exchange Web Service Zugang getestet werden.
545 )))
546
547 == E-Mail Modus MS Graph ==
548
549 {{info}}
550 Die **Nutzung **des E-Mail Modus **MS Graph** **setzt voraus**, dass der **Webservice aktiv **ist.
551 {{/info}}
552
553 === Einrichtung E-Mail-Anbindung mit MS-Graph und Azure in base4IT ===
554
555
556 Die base4it Software bietet ihren Anwendern die Möglichkeiten
557 • E-Mails aus für sie freigebenen Postfächern einem Kontakt als „Aktivität“ zuzuweisen
558 • Eine „Aktivität“ als ausgehende E-Mail anzulegen und zu versenden
559
560
561 Beide Funktionalitäten benötigen eine Anbindung an das E-Mail-System des Kunden. Bei Kunden mit
562 lokalem Exchange Server erfolgt dies über EWS, bei Exchange in der Cloud mit EWS oder MS-Graph.
563 Nach aktuellem Stand ist EWS für Exchange Online per 1.Oktober 2026 abgekündigt, ein Wechsel auf
564 MS-Graph ist erforderlich.
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567 **~1. Anwendung registrieren**
568 In Azure muss eine Anwendung registriert werden, der Name kann frei gewählt werden. Alle Kunden,
569 die bereits für die base4it-EWS-Anbindung eine Anwendung registriert haben, können diese weiter
570 verwenden, müssen allerdings die MS-Graph API-Berechtigungen (permissions) ergänzen.
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572
573 **2. API-Berechtigungen (permissions)**
574 base4it benötigt nur „delegierte Berechtigungen“ (delegated permissions), alle Zugriffe erfolgen im
575 Kontext des angemeldeten Users. Folgende Permissions werden benötigt:
576
577 [[image:image-20250513133105-1.png]]
578
579 **3. Anwender hinzufügen**
580 Unter Benutzer und Gruppen müssen die Anwender hinzugefügt werden.
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582
583 **4. Authentifizierung**
584 Bei Zugriff über MS Graph wird von base4it nur OAUTH 2.0 als Authentifizierung unterstützt, daher muss
585 für die registrierte Anwendung folgender Eintrag im Bereich „Authentifizierung“ → „Mobilgerät und
586 Desktopanwendung“ vorhanden sein:
587
588 Bei erstem Zugriff auf das Mailkonto (Abruf der eingegangenen Mails oder Senden einer Aktivität als E-
589 Mail) erscheint das Microsoft Authentifizierungsfenster zur Anmeldung mit E-Mail-Adresse und
590 Passwort, danach die konfigurierte 2FA-Authentifizierung. base4it merkt sich nach erfolgreicher
591 Anmeldung das von Microsoft zurückgegebene Token im Hauptspeicher und verwendet es für die
592 weiteren Zugriffe bis zum Beenden der Anwendung bzw. dem zeitlichen Ablauf des Tokens, falls
593 zwischenzeitlich kein Zugriff erfolgt.
594
595 [[image:image-20250513133410-2.png]]
596
597
598 **5. Konfiguration base4IT**
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600 [[image:image-20250228125914-9.png||height="295" width="974"]]
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602 (% style="margin-left:auto; width:411px" %)
603 |=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 324px;" %)Beschreibung
604 |(% style="width:83px" %)1|(% style="width:324px" %)In der Auswahlliste "MSGraph" auswählen
605 |(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** einfügen.
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