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Änderungen von Dokument Dokument- & Belegvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:42
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2025/02/28 14:42
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/12/29 10:14
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokument- & Belegvorlagen
1 +Vorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,277 +1,12 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Vorlagen im Überblick:**
1 +
4 4  
5 -{{toc/}}
6 -)))
7 -
8 -= Vorlagen im Überblick =
9 -
10 -Hier liegen **sämtliche Beschreibungen **und **Anleitungen **rund um Vorlagen ab, die in **mehr als** **einem Modul **eine Rolle spielen.
11 -Vorlagen, die **nur für **ein **bestimmtes **Modul gelten, werden **in **den **Kapiteln **des **jeweiligen Moduls **behandelt.
12 -
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 -Wie man Dokumentvorlagen erstellt, was es alles über Dokumentvorlagen zu wissen gibt, was es mit den Dokumentenkategorien auf sich hat und vieles mehr erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/]].
5 +xx
17 17  
18 -
19 19  = Belegvorlagen =
20 20  
21 -Die **Belegvorlagen** werden beim Ausführen von Prozessschritten automatisch herangezogen, beispielsweise bei **Förderungen**, **Ausschüttungen** oder **Mietverträgen**.
9 +xx
22 22  
23 -== Zu den Belegvorlagen gelangen ==
24 24  
25 -1. In der Schnellsuche den Begriff **Belegvorlagen **eingeben
26 -1. Angezeigtes Suchergebnis doppelklicken
27 -
28 -* Die Auflistung der Belegvorlagen wird angezeigt.
29 -
30 -== Erstellung einer Belegvorlage ==
31 -
32 -Rechts in der Übersichtsliste aller Belegvorlagen befindet sich das **+ Icon**. Ein Klick darauf öffnet die **Eingabemaske** zur Neuanlage einer Belegvorlage.
33 -
34 -[[image:Neuanlage_Belegvorlage.png||height="311" width="511"]]
35 -
36 -(% style="width:511px" %)
37 -|=Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
38 -|**1**|(% style="width:434px" %)Hier wählt man den **Bereich **aus, für den die Belegvorlage gelten soll. Via dem Dropdown Pfeil sieht man die Möglichkeiten. Zur Auswahl stehen: Förderung, Ausschüttung und Mietvertrag.
39 -|**2**|(% style="width:434px" %)Hier definiert man, welche **Bezeichnung **die Belegvorlage haben soll.
40 -|**3**|(% style="width:434px" %)Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hier auch eine **Stiftung **auswählen. Die Vorlage wird dann nur bei dieser Stiftung angezogen.
41 -|**4**|(% style="width:434px" %)(((
42 -Der Reiter der Prozessschritte öffnet sich erst, nachdem man einen Bereich ausgewählt hat. (Ziffer **1**)
43 -
44 -Hier ist es möglich, alle die **Prozessschritte **auszuwählen, für die man die Belegvorlage verwenden kann. Es ist hierbei möglich, mehr als einen Prozessschritt auszuwählen. Hierbei setzt man bei dem vorgesehenen Prozessschritt jeweils ein Häkchen. Über den Scrollbalken kann man noch zu den anderen Prozessschritten navigieren.
45 -)))
46 -
47 -== Belegvorlage im Detail ==
48 -
49 -[[image:Belegvorlage_im_Detail.png||height="419" width="688"]]
50 -
51 -(% style="width:689px" %)
52 -|=Nummer|=(% style="width: 610px;" %)Beschreibung
53 -|**1**|(% style="width:610px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen rund um die Auswahl der Stiftung, zum Status der Freigabe und der aktuellen Auswahl der Prozessschritte, für die die Belegvorlage gelten kann.
54 -|**2**|(% style="width:610px" %)Über den **Designer **kommt man zum Editor, in dem man die Belegvorlage beliebig mit den gängigen Mitteln eines Texteditors erstellen kann.
55 -|**3**|(% style="width:610px" %)Eine **Vorschau **der Vorlage kann man sich über Vorschau ansehen.
56 -|**4**|(% style="width:610px" %)Hat man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hierüber die aktuell ausgewählte **Stiftung **sehen oder nach Belieben verändern, in dem man in der Drop Down Auswahl nach einer anderen Stiftung sucht und diese wählt.
57 -|**5**|(% style="width:610px" %)Möchte man die **Freigabe **der Belegvorlage **aktiv **oder **inaktiv **setzen, kann man das über diese Menüpunkt erreichen.
58 -|**6**|(% style="width:610px" %)Hier werden alle **ausgewählten Prozessschritte **via Häkchen angezeigt, für die die ausgewählte Belegvorlage eingesetzt werden kann.
59 -
60 -== Weitere Möglichkeiten zur Erstellung einer Belegvorlage ==
61 -
62 -Neben normalem Text und Tabellen, die man in eine Belegvorlage einfügen kann, lassen sich auch andere Felder einführen.
63 -Diese Felder lassen sich einfügen und ersparen immer wieder ein neues manuelles Erstellen von Dokumenten.
64 -
65 -[[image:Belegvorlagen_Foerderungen.png||height="219" width="929"]]
66 -
67 -(% style="width:926px" %)
68 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 844px;" %)Beschreibung
69 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Allgemein **kann man eine Belegvorlage [[inaktiv setzen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HBelegvorlageinaktivsetzen]].
70 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Designer **gelangt kann man unter anderem Seriendrücke und Formularfelder einfügen.
71 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Seriendruck **gelangt man unter anderem zu den Seriendruckfeldern und den Wiederholenden Blöcken.
72 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:844px" %)Hierüber kann man [[Seriendruckfelder einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HSeriendruckfeldereinfFCgen]].
73 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:844px" %)Hierüber kann man einen [[Wiederholenden Block einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HWiederholendenblockeinfFCgen]].
74 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Formularfelder **kann man [[Formularfelder einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]], z.B. Listen- oder Datumauswahlfelder.
75 -
76 -== Seriendruckfelder einfügen ==
77 -
78 -1. Belegvorlage doppelklicken
79 -1. Im Texteditor Reiter **Designer **auswählen
80 -1. Reiter **Seriendruck **auswählen
81 -1. Option **Seriendruckfelder einfügen **auswählen
82 -1. Gewünschtes Seriendruckfeld aus Übersicht auswählen
83 -1. **Einfügen**-Button klicken
84 -
85 -== Wiederholenden Block Definition ==
86 -
87 -Möchte man in der Vorlage bestimmte Bereiche wiederholen, eignet sich hierfür der Wiederholenden Block.
88 -Hat man beispielsweise eine große Datentabelle und solchen viele dieser Datenzeilen gleiche Bereiche abgebildet bekommen,
89 -so kann man die Dauer hierzu mittels dem Wiederholenden Block verkürzen.
90 -Möchte man genau festlegen, welche Eingaben genau der Benutzer machen kann, gibt es in diesem Menü auch Filter-und Sortierregeln, die man festlegen kann.
91 -\\Wiederholenden Blöcke können in folgenden Formen auftreten:
92 -
93 -* Seriendruckfelder (die mit Daten aus der Tabelle gefüllt sind)
94 -* weitere wiederholende Blöcke (mit Daten aus Datenrelationen gefüllt)
95 -
96 -== Wiederholenden Block einfügen ==
97 -
98 -1. Belegvorlage doppelklicken
99 -1. Im Texteditor Reiter **Designer **wählen
100 -1. Reiter **Seriendruck **auswählen
101 -1. Option **Wiederholenden Block einfügen **auswählen
102 -1. Bei Tabellenkopfzeile hinzufügen entsprechend Häkchen setzen, was man als Felder alles einfügen will
103 -1. **OK**-Button klicken
104 -
105 -== Formularfelder einfügen ==
106 -
107 -1. Belegvorlage doppelklicken
108 -1. Im Texteditor Reiter **Designer **auswählen
109 -1. Reiter **Formularfelder **auswählen
110 -1. Gewünschtes Formularfeld auswählen (Kombinations-/Auswahlliste, Datumauswahl)
111 -
112 -(% class="box infomessage" %)
113 -(((
114 -Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="54" width="119"]] bearbeiten.
115 -Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
116 -)))
117 -
118 -=== Formularfelder im Überblick ===
119 -
120 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
121 -
122 -|**Nummer**|**Beschreibung**
123 -|**1**|Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
124 -|**2**|Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
125 -|**3**|Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
126 -|**4**|Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
127 -|**5**|Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
128 -
129 -(% class="box infomessage" %)
130 -(((
131 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
132 -)))
133 -
134 -
135 -
136 -
137 -==== Textfeld einfügen ====
138 -
139 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
140 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
141 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
142 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
143 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
144 -
145 -* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
146 -
147 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
148 -
149 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
150 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
151 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
152 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
153 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
154 -
155 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
156 -
157 -1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
158 -
159 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
160 -
161 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
162 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
163 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
164 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
165 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
166 -
167 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
168 -
169 -1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
170 -1. Gewünschte Werte eintippen
171 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
172 -
173 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
174 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
175 -
176 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
177 -
178 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
179 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
180 -[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
181 -)))
182 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
183 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
184 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
185 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
186 -
187 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
188 -
189 -1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
190 -1. Gewünschte Werte eintippen
191 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
192 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
193 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
194 -
195 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
196 -
197 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
198 -[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
199 -
200 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
201 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
202 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
203 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
204 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
205 -
206 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
207 -
208 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
209 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
210 -
211 -Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
212 -Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
213 -
214 -== Belegvorlage inaktiv setzen ==
215 -
216 -1. Gewünschte Belegvorlage doppelklicken
217 -1. Reiter **Allgemein **auswählen
218 -1. Bei Freigabe **Dropdown **klicken
219 -1. Option **Inaktiv **auswählen
220 -1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
221 -
222 -= Tipps und Tricks: Einrichten und Formatieren einer Vorlage =
223 -
224 -Der folgende Bereich zeigt verschiedene Möglichkeiten auf, wie man eine Vorlage nicht nur einrichten sondern auch formatieren kann.
225 -
226 -== Datumsfeld formatieren ==
227 -
228 -**Vorab**: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
229 -
230 -1. **Datumsfeld **anklicken
231 -1. Button **Feldeigenschaften **anklicken
232 -1. Bei **Zahlenformat **Häkchen setzen
233 -1. Folgendes Format eintragen: **dd.MM.yyyy**
234 -
235 -== Betragsfeld formatieren ==
236 -
237 -**Vorab**: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
238 -
239 -1. **Betragsfeld **anklicken
240 -1. Button **Feldeigenschaften **anklicken
241 -1. Bei **Zahlenformat **Häkchen setzen
242 -1. Folgendes Format eintragen:** #, #.00**
243 -
244 -== Check-Box einfügen ==
245 -
246 -Eine Check-Box ist hilfreich, um ein **Zusatzfeld **vom Typ **Ja/Nein** auszuwerten.
247 -
248 -1. Dokument-/Belegvorlage öffnen
249 -1. **Datenfeldname **des **Zusatzfeldes **raussuchen
250 -1. Button **Seriendruckfeld einfügen **anklicken
251 -1. Text aus Spalte **Datenfeld **kopieren
252 -1. Button **Spezialfeld einfügen **klicken
253 -1. Option **IF **wählen
254 -1. Im Bereich **Vergleich zu **Begriff **True **eintragen
255 -1. Im Bereich **Diesen Text einfügen **Buchstabe **ý **eintragen
256 -1. Im Bereich **Sonst diesen Text einfügen **Buchstabe **o **eintragen
257 -1. Komplettes IF-Feld markieren
258 -1. Bei **Schriftart **Schriftart **Wingdings **auswählen
259 -
260 -== Absatz bei Beschlussvorlage einfügen ==
261 -
262 -Ein Absatz bei einer Beschlussvorlage macht dann Sinn, wenn **jeder TOP** oder auch **jedes Förderprojekt pro Seite** dargestellt werden muss.
263 -
264 -1. Bearbeitung der Beschlussvorlage öffnen
265 -1. In jeweiligen Textbaustein wechseln
266 -1. Dort vor erstem Seriendruckfeld mit rechter Maustaste klicken
267 -1. Absatz auswählen
268 -1. Im Karteireiter **Rahmen und Seitenwechsel** Häkchen bei **Seitenwechsel oberhalb** setzen
269 -
270 -
271 -
272 -
273 -
274 -
275 -
276 -
277 277  
Allgemein_Einstellungen.png
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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Inhalt
Belegvorlage_im_Detail.png
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Belegvorlagen_Foerderungen.png
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Inhalt
Designer_Seriendruck.png
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Dokumentvorlagen_eingeben.png
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Formularfelder-Eigenschaften.png
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Kombinationslisten_Formularfeld.png
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