Dokument- & Belegvorlagen
Vorlagen im Überblick:
Vorlagen im Überblick
Hier liegen sämtliche Beschreibungen und Anleitungen rund um Vorlagen ab, die in mehr als einem Modul eine Rolle spielen.
Vorlagen, die nur für ein bestimmtes Modul gelten, werden in den Kapiteln des jeweiligen Moduls behandelt.
Dokumentvorlagen
Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
Dokumentvorlagen erstellen
- Begriff Dokumentvorlagen in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben
- Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
- Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
- Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
- Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
- + Icon anklicken
- Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
- Bereich auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
- Bezeichnung eingeben
- Kategorie auswählen
- Stiftung auswählen
- Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
- Diskette-Icon Speichern auswählen
- Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
Allgemeine Einstellungen die Dokumentenvorlage
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier wird die Kategorie definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden. |
| 2 | Hier stellt man sich ein, welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine Stiftungsbezogenen Vorlage und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen. |
| 3 | Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest. |
| 4 | Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest. |
| 5 | Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv". |
| 6 | Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden. |
Der Designer für die Dokumentenvorlage im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 0 | Zur Rubrik Allgemeinwechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest. |
| 1 | Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage. |
| 2 | Mithilfe der Vorschau kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage anzeigen lassen. |
| 3 | Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern. |
| 4 | Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man Seriendruckfelder in die Dokumentenvorlage einbetten. |
| 5 | Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen. |
| 6 | Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt. |
| 7 | Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage. |
| 8 | Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten. |
| 9 | Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen. |
Seriendruckfelder im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über dieses Icon lässt sich ein Spezialfeld einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben. Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.") |
| 2 | Die jeweiligen Feldeigenschaften lassen sich hier einsehen. |
| 3 | Ein Feld kann man über diese Funktion löschen. |
| 4 | Seriendruckfelder lassen sich über dieses Funktion einfügen. |
| 5 | Über diesen Menüpunkt fügt man einen sich wiederholenden Block ein. |
| 6 | Wiederholenden Blöcke bearbeitet man über diesen Menüpunkt. |
| 7 | Hierüber lassen sich bestimmte Feldcodes anzeigen. |
| 8 | Hierüber lassen sich Feldtexte anzeigen. |
Seriendruckfeld einfügen
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Seriendruck auswählen
- Option Serienfelder einfügen auswählen
- Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
- Gewünschtes Seriendruckfeld anklicken
- Auf Button Einfügen klicken
- Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
Formularfelder im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
| 1 | Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ Text. |
| 2 | Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ Checkbox. |
| 3 | Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage Kombinationslisten einfügen. |
| 4 | Eine Auswahlliste fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. |
| 5 | Ein Datumauswahlfeld erzeugt man mithilfe dieses Icons. |
Kombinationslisten einfügen und erweitern
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
- Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
- Option Kombinationslisten einfügen auswählen
- Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
- Button Kombinationslisten-Eigenschaften anklicken
- Das Eingabefenster wird geöffnet.
- Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
- Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
Dokumentenkategorien
Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentenkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentenkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
Dokumentenkategorien anlegen
1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
3. Der Karteireiter „Dokumentenkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
Dokumentenkategorie inaktiv setzen
Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
Belegvorlagen
Zu den Belegvorlagen gelangen
- In der Schnellsuche den Begriff Belegvorlagen eingeben
- Angezeigtes Suchergebnis doppelklicken
- Die Auflistung der Belegvorlagen wird angezeigt.
Erstellung einer Belegvorlage
Bewegt man den Mauszeiger nach unten rechts auf der Seite Auflistung der Belegvorlagen, so findet man das + Icon. Klickt man eben dieses an, öffnet sich die Eingabemaske zur Neuanlage einer Belegvorlage.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier wählt man den Bereich aus, für den die Belegvorlage gelten soll. Via dem Dropdown Pfeil sieht man die Möglichkeiten. Zur Auswahl stehen: Förderung, Ausschüttung und Mietvertrag. |
| 2 | Hier definiert man, welche Bezeichnung die Belegvorlage haben soll. |
| 3 | Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hier auch eine Stiftung auswählen. |
| 4 | Der Reiter der Prozessschritte öffnet sich erst, nachdem man einen Bereich ausgewählt hat. (Ziffer 1) Hier ist es möglich, alle die Prozessschritte auszuwählen, für die man die Belegvorlage verwenden kann. Es ist hierbei möglich, mehr als einen Prozessschritt auszuwählen. Hierbei setzt man bei dem vorgesehenen Prozessschritt jeweils ein Häkchen. Über den Scrollbalken kann man noch zu den anderen Prozessschritten navigieren. |
Belegvorlage im Detail
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über den Reiter Allgemein gelangt man zu den Einstellungen rund um die Auswahl der Stiftung, zum Status der Freigabe und der aktuellen Auswahl der Prozessschritte, für die die Belegvorlage gelten kann. |
| 2 | Über den Designer kommt man zum Editor, in dem man die Belegvorlage beliebig mit den gängigen Mitteln eines Texteditors erstellen kann. |
| 3 | Eine Vorschau der Vorlage kann man sich über Vorschau ansehen. |
| 4 | Hat man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hierüber die aktuell ausgewählte Stiftung sehen oder nach Belieben verändern, in dem man in der Drop Down Auswahl nach einer anderen Stiftung sucht und diese wählt. |
| 5 | Möchte man die Freigabe der Belegvorlage aktiv oder inaktiv setzen, kann man das über diese Menüpunkt erreichen. |
| 6 | Hier werden alle ausgewählten Prozessschritte via Häkchen angezeigt, für die die ausgewählte Belegvorlage eingesetzt werden kann. |
Weitere Möglichkeiten zur Erstellung einer Belegvorlage
Neben normalem Text und Tabellen, die man in eine Belegvorlage einfügen kann, lassen sich auch andere Felder einführen.
Diese Felder lassen sich einfügen und ersparen immer wieder ein neues manuelles Erstellen von Dokumenten.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über den Reiter Allgemein kann man eine Belegvorlage inaktiv setzen. |
| 2 | Über den Reiter Designer gelangt kann man unter anderem Seriendrücke und Formularfelder einfügen. |
| 3 | Über den Reiter Seriendruck gelangt man unter anderem zu den Seriendruckfeldern und den Wiederholenden Blöcken. |
| 4 | Hierüber kann man Seriendruckfelder einfügen. |
| 5 | Hierüber kann man einen Wiederholenden Block einfügen. |
| 6 | Über den Reiter Formularfelder kann man Formularfelder einfügen, z.B. Listen- oder Datumauswahlfelder. |
Seriendruckfelder einfügen
- Belegvorlage doppelklicken
- Im Texteditor Reiter Designer auswählen
- Reiter Seriendruck auswählen
- Option Seriendruckfelder einfügen auswählen
- Gewünschtes Seriendruckfeld aus Übersicht auswählen
- Einfügen-Button klicken
Wiederholenden Block Definition
Möchte man in der Vorlage bestimmte Bereiche wiederholen, eignet sich hierfür der Wiederholenden Block.
Hat man beispielsweise eine große Datentabelle und solchen viele dieser Datenzeilen gleiche Bereiche abgebildet bekommen,
so kann man die Dauer hierzu mittels dem Wiederholenden Block verkürzen.
Möchte man genau festlegen, welche Eingaben genau der Benutzer machen kann, gibt es in diesem Menü auch Filter-und Sortierregeln, die man festlegen kann.
Wiederholenden Blöcke können in folgenden Formen auftreten:
- Seriendruckfelder (die mit Daten aus der Tabelle gefüllt sind)
- weitere wiederholende Blöcke (mit Daten aus Datenrelationen gefüllt)
Wiederholenden Block einfügen
- Belegvorlage doppelklicken
- Im Texteditor Reiter Designer wählen
- Reiter Seriendruck auswählen
- Option Wiederholenden Block einfügen auswählen
- Bei Tabellenkopfzeile hinzufügen entsprechend Häkchen setzen, was man als Felder alles einfügen will
- OK-Button klicken
Formularfelder einfügen
- Belegvorlage doppelklicken
- Im Texteditor Reiter Designer auswählen
- Reiter Formularfelder auswählen
- Gewünschtes Formularfeld auswählen (Kombinations-/Auswahlliste, Datumauswahl)
Belegvorlage inaktiv setzen
- Gewünschte Belegvorlage doppelklicken
- Reiter Allgemein auswählen
- Bei Freigabe Dropdown klicken
- Option Inaktiv auswählen
- Disketten-Icon Speichern klicken