Dokument- & Belegvorlagen
Vorlagen im Überblick:
Vorlagen im Überblick
Hier liegen sämtliche Beschreibungen und Anleitungen rund um Vorlagen ab, die in mehr als einem Modul eine Rolle spielen.
Vorlagen, die nur für ein bestimmtes Modul gelten, werden in den Kapiteln des jeweiligen Moduls behandelt.
Dokumentvorlagen
Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
Wie man Dokumentvorlagen erstellt, was es alles über Dokumentvorlagen zu wissen gibt, was es mit den Dokumentenkategorien auf sich hat und vieles mehr erfährt man hier.
Belegvorlagen
Zu den Belegvorlagen gelangen
- In der Schnellsuche den Begriff Belegvorlagen eingeben
- Angezeigtes Suchergebnis doppelklicken
- Die Auflistung der Belegvorlagen wird angezeigt.
Erstellung einer Belegvorlage
Bewegt man den Mauszeiger nach unten rechts auf der Seite Auflistung der Belegvorlagen, so findet man das + Icon. Klickt man eben dieses an, öffnet sich die Eingabemaske zur Neuanlage einer Belegvorlage.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier wählt man den Bereich aus, für den die Belegvorlage gelten soll. Via dem Dropdown Pfeil sieht man die Möglichkeiten. Zur Auswahl stehen: Förderung, Ausschüttung und Mietvertrag. |
| 2 | Hier definiert man, welche Bezeichnung die Belegvorlage haben soll. |
| 3 | Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hier auch eine Stiftung auswählen. |
| 4 | Der Reiter der Prozessschritte öffnet sich erst, nachdem man einen Bereich ausgewählt hat. (Ziffer 1) Hier ist es möglich, alle die Prozessschritte auszuwählen, für die man die Belegvorlage verwenden kann. Es ist hierbei möglich, mehr als einen Prozessschritt auszuwählen. Hierbei setzt man bei dem vorgesehenen Prozessschritt jeweils ein Häkchen. Über den Scrollbalken kann man noch zu den anderen Prozessschritten navigieren. |
Belegvorlage im Detail
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über den Reiter Allgemein gelangt man zu den Einstellungen rund um die Auswahl der Stiftung, zum Status der Freigabe und der aktuellen Auswahl der Prozessschritte, für die die Belegvorlage gelten kann. |
| 2 | Über den Designer kommt man zum Editor, in dem man die Belegvorlage beliebig mit den gängigen Mitteln eines Texteditors erstellen kann. |
| 3 | Eine Vorschau der Vorlage kann man sich über Vorschau ansehen. |
| 4 | Hat man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hierüber die aktuell ausgewählte Stiftung sehen oder nach Belieben verändern, in dem man in der Drop Down Auswahl nach einer anderen Stiftung sucht und diese wählt. |
| 5 | Möchte man die Freigabe der Belegvorlage aktiv oder inaktiv setzen, kann man das über diese Menüpunkt erreichen. |
| 6 | Hier werden alle ausgewählten Prozessschritte via Häkchen angezeigt, für die die ausgewählte Belegvorlage eingesetzt werden kann. |
Weitere Möglichkeiten zur Erstellung einer Belegvorlage
Neben normalem Text und Tabellen, die man in eine Belegvorlage einfügen kann, lassen sich auch andere Felder einführen.
Diese Felder lassen sich einfügen und ersparen immer wieder ein neues manuelles Erstellen von Dokumenten.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über den Reiter Allgemein kann man eine Belegvorlage inaktiv setzen. |
| 2 | Über den Reiter Designer gelangt kann man unter anderem Seriendrücke und Formularfelder einfügen. |
| 3 | Über den Reiter Seriendruck gelangt man unter anderem zu den Seriendruckfeldern und den Wiederholenden Blöcken. |
| 4 | Hierüber kann man Seriendruckfelder einfügen. |
| 5 | Hierüber kann man einen Wiederholenden Block einfügen. |
| 6 | Über den Reiter Formularfelder kann man Formularfelder einfügen, z.B. Listen- oder Datumauswahlfelder. |
Seriendruckfelder einfügen
- Belegvorlage doppelklicken
- Im Texteditor Reiter Designer auswählen
- Reiter Seriendruck auswählen
- Option Seriendruckfelder einfügen auswählen
- Gewünschtes Seriendruckfeld aus Übersicht auswählen
- Einfügen-Button klicken
Wiederholenden Block Definition
Möchte man in der Vorlage bestimmte Bereiche wiederholen, eignet sich hierfür der Wiederholenden Block.
Hat man beispielsweise eine große Datentabelle und solchen viele dieser Datenzeilen gleiche Bereiche abgebildet bekommen,
so kann man die Dauer hierzu mittels dem Wiederholenden Block verkürzen.
Möchte man genau festlegen, welche Eingaben genau der Benutzer machen kann, gibt es in diesem Menü auch Filter-und Sortierregeln, die man festlegen kann.
Wiederholenden Blöcke können in folgenden Formen auftreten:
- Seriendruckfelder (die mit Daten aus der Tabelle gefüllt sind)
- weitere wiederholende Blöcke (mit Daten aus Datenrelationen gefüllt)
Wiederholenden Block einfügen
- Belegvorlage doppelklicken
- Im Texteditor Reiter Designer wählen
- Reiter Seriendruck auswählen
- Option Wiederholenden Block einfügen auswählen
- Bei Tabellenkopfzeile hinzufügen entsprechend Häkchen setzen, was man als Felder alles einfügen will
- OK-Button klicken
Formularfelder einfügen
- Belegvorlage doppelklicken
- Im Texteditor Reiter Designer auswählen
- Reiter Formularfelder auswählen
- Gewünschtes Formularfeld auswählen (Kombinations-/Auswahlliste, Datumauswahl)
Belegvorlage inaktiv setzen
- Gewünschte Belegvorlage doppelklicken
- Reiter Allgemein auswählen
- Bei Freigabe Dropdown klicken
- Option Inaktiv auswählen
- Disketten-Icon Speichern klicken