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Dokument- & Belegvorlagen

Version 32.1 von Marco Bauer am 2024/10/16 10:23

Vorlagen im Überblick:

Vorlagen im Überblick

Hier liegen sämtliche Beschreibungen und Anleitungen rund um Vorlagen ab, die in mehr als einem Modul eine Rolle spielen.
Vorlagen, die nur für ein bestimmtes Modul gelten, werden in den Kapiteln des jeweiligen Moduls behandelt.

Dokumentvorlagen

Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
Wie man Dokumentvorlagen erstellt, was es alles über Dokumentvorlagen zu wissen gibt, was es mit den Dokumentenkategorien auf sich hat und vieles mehr erfährt man hier.

Belegvorlagen

Zu den Belegvorlagen gelangen

  1. In der Schnellsuche den Begriff Belegvorlagen eingeben
  2. Angezeigtes Suchergebnis doppelklicken
  • Die Auflistung der Belegvorlagen wird angezeigt.

Erstellung einer Belegvorlage

Bewegt man den Mauszeiger nach unten rechts auf der Seite Auflistung der Belegvorlagen, so findet man das + Icon. Klickt man eben dieses an, öffnet sich die Eingabemaske zur Neuanlage einer Belegvorlage.

Neuanlage_Belegvorlage.png

NummerBeschreibung
1Hier wählt man den Bereich aus, für den die Belegvorlage gelten soll. Via dem Dropdown Pfeil sieht man die Möglichkeiten. Zur Auswahl stehen: Förderung, Ausschüttung und Mietvertrag.
2Hier definiert man, welche Bezeichnung die Belegvorlage haben soll.
3Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hier auch eine Stiftung auswählen.
4

Der Reiter der Prozessschritte öffnet sich erst, nachdem man einen Bereich ausgewählt hat. (Ziffer 1)

Hier ist es möglich, alle die Prozessschritte auszuwählen, für die man die Belegvorlage verwenden kann. Es ist hierbei möglich, mehr als einen Prozessschritt auszuwählen. Hierbei setzt man bei dem vorgesehenen Prozessschritt jeweils ein Häkchen. Über den Scrollbalken kann man noch zu den anderen Prozessschritten navigieren.

Belegvorlage im Detail

Belegvorlage_im_Detail.png

NummerBeschreibung
1Über den Reiter Allgemein gelangt man zu den Einstellungen rund um die Auswahl der Stiftung, zum Status der Freigabe und der aktuellen Auswahl der Prozessschritte, für die die Belegvorlage gelten kann.
2Über den Designer kommt man zum Editor, in dem man die Belegvorlage beliebig mit den gängigen Mitteln eines Texteditors erstellen kann.
3Eine Vorschau der Vorlage kann man sich über Vorschau ansehen.
4Hat man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hierüber die aktuell ausgewählte Stiftung sehen oder nach Belieben verändern, in dem man in der Drop Down Auswahl nach einer anderen Stiftung sucht und diese wählt.
5Möchte man die Freigabe der Belegvorlage aktiv oder inaktiv setzen, kann man das über diese Menüpunkt erreichen.
6Hier werden alle ausgewählten Prozessschritte via Häkchen angezeigt, für die die ausgewählte Belegvorlage eingesetzt werden kann.

Weitere Möglichkeiten zur Erstellung einer Belegvorlage

Neben normalem Text und Tabellen, die man in eine Belegvorlage einfügen kann, lassen sich auch andere Felder einführen.
Diese Felder lassen sich einfügen und ersparen immer wieder ein neues manuelles Erstellen von Dokumenten.

Belegvorlagen_Foerderungen.png

NummerBeschreibung
1Über den Reiter Allgemein kann man eine Belegvorlage inaktiv setzen.
2Über den Reiter Designer gelangt kann man unter anderem Seriendrücke und Formularfelder einfügen.
3Über den Reiter Seriendruck gelangt man unter anderem zu den Seriendruckfeldern und den Wiederholenden Blöcken.
4Hierüber kann man Seriendruckfelder einfügen.
5Hierüber kann man einen Wiederholenden Block einfügen.
6Über den Reiter Formularfelder kann man Formularfelder einfügen, z.B. Listen- oder Datumauswahlfelder.

Seriendruckfelder einfügen

  1. Belegvorlage doppelklicken
  2. Im Texteditor Reiter Designer auswählen
  3. Reiter Seriendruck auswählen
  4. Option Seriendruckfelder einfügen auswählen
  5. Gewünschtes Seriendruckfeld aus Übersicht auswählen
  6. Einfügen-Button klicken

Wiederholenden Block Definition

Möchte man in der Vorlage bestimmte Bereiche wiederholen, eignet sich hierfür der Wiederholenden Block.
Hat man beispielsweise eine große Datentabelle und solchen viele dieser Datenzeilen gleiche Bereiche abgebildet bekommen,
so kann man die Dauer hierzu mittels dem Wiederholenden Block verkürzen.
Möchte man genau festlegen, welche Eingaben genau der Benutzer machen kann, gibt es in diesem Menü auch Filter-und Sortierregeln, die man festlegen kann.

Wiederholenden Blöcke können in folgenden Formen auftreten:

  • Seriendruckfelder (die mit Daten aus der Tabelle gefüllt sind)
  • weitere wiederholende Blöcke (mit Daten aus Datenrelationen gefüllt)

Wiederholenden Block einfügen

  1. Belegvorlage doppelklicken
  2. Im Texteditor Reiter Designer wählen
  3. Reiter Seriendruck auswählen
  4. Option Wiederholenden Block einfügen auswählen
  5. Bei Tabellenkopfzeile hinzufügen entsprechend Häkchen setzen, was man als Felder alles einfügen will
  6. OK-Button klicken

Formularfelder einfügen

  1. Belegvorlage doppelklicken
  2. Im Texteditor Reiter Designer auswählen
  3. Reiter Formularfelder auswählen
  4. Gewünschtes Formularfeld auswählen (Kombinations-/Auswahlliste, Datumauswahl)

Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die Formularfeldeigenschaften Formularfelder-Eigenschaften.png bearbeiten.
Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.

Belegvorlage inaktiv setzen

  1. Gewünschte Belegvorlage doppelklicken
  2. Reiter Allgemein auswählen
  3. Bei Freigabe Dropdown klicken
  4. Option Inaktiv auswählen
  5. Disketten-Icon Speichern klicken

Tipps und Tricks: Einrichten und Formatieren einer Vorlage

Der folgende Bereich zeigt verschiedene Möglichkeiten auf, wie man eine Vorlage nicht nur einrichten sondern auch formatieren kann.

Datumsfeld formatieren

Vorab: Das Feld muss bereits eingefügt sein.

  1. Datumsfeld anklicken
  2. Button Feldeigenschaften anklicken
  3. Bei Zahlenformat Häkchen setzen
  4. Folgendes Format eintragen: dd.MM.yyyy

Betragsfeld formatieren

Vorab: Das Feld muss bereits eingefügt sein.

  1. Betragsfeld anklicken
  2. Button Feldeigenschaften anklicken
  3. Bei Zahlenformat Häkchen setzen
  4. Folgendes Format eintragen: #, #.00

Check-Box einfügen

Eine Check-Box ist hilfreich, um ein Zusatzfeld vom Typ Ja/Nein auszuwerten.

  1. Dokument-/Belegvorlage öffnen
  2. Datenfeldname des Zusatzfeldes raussuchen
  3. Button Seriendruckfeld einfügen anklicken
  4. Text aus Spalte Datenfeld kopieren
  5. Button Spezialfeld einfügen klicken
  6. Option IF wählen
  7. Im Bereich Vergleich zu Begriff True eintragen
  8. Im Bereich Diesen Text einfügen Buchstabe ý eintragen
  9. Im Bereich Sonst diesen Text einfügen Buchstabe o eintragen
  10. Komplettes IF-Feld markieren
  11. Bei Schriftart Schriftart Wingdings auswählen

Absatz bei Beschlussvorlage einfügen

Ein Absatz bei einer Beschlussvorlage macht dann Sinn, wenn jeder TOP oder auch jedes Förderprojekt pro Seite dargestellt werden muss.

  1. Bearbeitung der Beschlussvorlage öffnen
  2. In jeweiligen Textbaustein wechseln
  3. Dort vor erstem Seriendruckfeld mit rechter Maustaste klicken
  4. Absatz auswählen
  5. Im Karteireiter Rahmen und Seitenwechsel Häkchen bei Seitenwechsel oberhalb setzen