Kontakttypen im Überblick

Icon & Kontaktbereiche	Kontakttypen	Beschreibung
	Organisationsadresse Ansprechpartner	Eine Organisation ist eine juristische Person. Beispiele einer Organisation sind: Gewerblicher Betrieb Verein
	Personenadresse Ansprechpartner Haushaltsmitglied	Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch. Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
	Haushaltsadresse Haushaltsmitglied	Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. Beispiele eines Haushalts sind: Familie Personen, die in einer Gemeinschaft leben

Alfred Analog ist eine Person und hat eine Personenadresse.
Er arbeitet für eine Organisation. Diese hat einen Sitz in München (Organisationsadresse).
Weil Alfred bei der Organisation arbeitet, wird er zu einem Ansprechpartner in der Organisation.
Alfred gründet einen Haushalt. Der Haushalt hat eine Haushaltsadresse und Alfred ist dort Haushaltsmitglied.

Dublettenprüfung

Bei der Neuanlage eines Kontaktes prüft die Spftware automatisch nach möglichen Dubletten.
Die Dublettenprüfung prüft bei der Neuanlage von Personen, Organisationen und Haushalten.
Existiert bereits ein solcher Kontakt erscheint eine Meldung. Es werden alle Kontakte aufgelistet, die den Vornamen und Nachnamen oder Bezeichnung ebenfalls tragen.
Dabei werden alle Möglichkeiten, unabhängig vom Kontakttyp aufgelistet.
Dem Anwender steht es nun frei, ob er damit einverstanden ist, dass die Dublette existiert. Hier gibt es nun folgende Möglichkeiten:

• Mit einem Klick auf den Button Übernehmen bricht man die Neuanlage ab. Beide Fenster werden geschlossen.
• Wenn es sich um keine Dublette handelt, dann kann das Fenster geschlossen werden und SIe gelangen zurück zur Neuanlage.
• Des Weiteren kann man auch in den jeweilgen Desktop verzweigen mit Button Pfeil nach rechts. Neuanlage wird abgebrochen.

Desktopansicht bei geöffnetem Kontakt

Ist beispielsweise ein Kontakt geöffnet worden, verändert sich die grundlegende Darstellung des Desktops wie folgt:

Erläuterung Kontakt-Desktop

Neuanlage der Kontakte

Kontakte können überall da wo ein Kontakt benötigt wird auch angelegt werden. Zusätzlich auch in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.
Kontakte können aber auch via einen Excel-Import in das System importiert werden. Weitere Informationen zum Import finden Sie hier.

Person erstellen

1. In Desktop das Modul Kontaktmanagement klicken und dann den Menüpunkt Kontakte anklicken.

• Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

2. Auf + Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

• Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

3. Option Person auswählen

• Das Eingabeformular zur Person (Personenadresse) wird geöffnet.
• Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.

4. Eingaben zur Person machen
5. Diskette-Icon Speichern anklicken

• Eine neue Person wird erstellt.

Organisation erstellen

1. In Desktop das Modul Kontaktmanagement klicken und dann den Menüpunkt Kontakte anklicken.

• Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

2. Auf + Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

• Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

3. Option Organisation auswählen

• Das Eingabeformular zur Person (Organisationsadresse) wird geöffnet.
• Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.

4. Eingaben zur Organisation machen

• Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.

4. Diskette-Icon Speichern anklicken

• Eine neue Organisation wird erstellt.

Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpatner zu einer Organisation hinzufügen.

• Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
• Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.

1. Das Fenster Ansprechpartner hinzufügen wird angezeigt.
2. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben
3. Mit Lupen-Icon oder Enter-Taste bestätigen

• Die Suchergebnisse werden angezeigt.

5. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
6. Diskette Icon Speichern klicken

• Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.

Haushalt erstellen

1. In Desktop das Modul Kontaktmanagement klicken und dann den Menüpunkt Kontakte anklicken.

• Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

2. Auf + Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

• Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

3. Option Haushalt auswählen

• Das Eingabeformular zur Person (Haushaltsadresse) wird geöffnet.
• Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.

4. Eingaben zum Haushalt machen

• Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine existierende Person oder Sie legen die Person neu an.

5. Diskette-Icon Speichern anklicken

• Ein neuer Haushalt wird erstellt.

Gründet Haushalt im Personen-Desktop

Es kann ein Haushalt auch in einem Personen-Desktop angelegt werden. Hierfür geht man folgendermaßen vor:

1. Jeweiligen Personen-Desktop öffnen
2. Auf +Icon im Personen-Desktop klicken
3. In der Auswahl Gründet Haushalt anklicken

• Das Fenster der Neuanlage eines Haushalts wird geöffnet. (Informationen hierzu findet man im Kapitel Neuanlage eines Haushalts)
• Die bisherige Personenadresse ist inaktiv gesetzt worden.
• Eine Haushaltsadresse ist angelegt geworden.
• Je nach dem ob, Person 1, Person 2 oder beide gefüllt worden sind, sind nun bis zu zwei Haushaltmitglieder angelegt worden.

xx

Neuanlage Haushalt

xx

xx

Haushaltsmitglied hinzufügen

1. Im Haushaltsdesktop auf das +Icon im unteren Bereich des Desktops klicken
2. Option Haushaltsmitglied auswählen
3. Das Fenster Haushaltsmitglied hinzufügen wird angezeigt.
4. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)

• Die Suchergebnisse werden angezeigt.

4. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
5. Diskette Icon Speichern klicken

• Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

6. Diskette Icon Speichern klicken

• Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.

Haushalt auflösen

Es gibt zwei unterschiedliche Einstieg um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.

• Entweder gehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
• Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.

• Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.

2. Haushaltsmitglied auswählen
3. Grund angeben

• Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.

4. Gewünschte Option auswählen
5. Mit Häkchen-Icon bestätigen

• Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

6. Diskette Icon Speichern klicken

• Der Haushalt wird aufgelöst.

Weitere Funktionen der Kontakte

Zwei Kontakte verbinden

Diese Funktion ist nur im Organisations-Desktop möglich. Es muss mindestens 2 Ansprechpartner geben damit man diese verbinden kann.

1. Entsprechenden Organisations-Desktop öffnen.

2. Im unterem Bereich der Kontaktübersicht auf das ovale Icon klicken.

• Die Eingabemaske wird angezeigt. Hier wählen Sie nun die entsprechenden Personen aus.

3. Eingaben tätigen
4. Diskette Icon Speichern klicken

• Ein neuer Kontakttyp ausgewählten Kontakte werden verbunden.

Inaktive Kontakte anzeigen lassen

Es gibt zwei unterschiedliche Einstieg um den richtigen Kontakt zu finden.

• Entweder gehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
• Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für Auch inaktive anzeigen. Indem man das Häkchen an dieser Stelle setzt oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die inaktiven Kontakte ein- oder ausblenden.
Inaktive Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der roten Schrift zu erkennen.

Kontakt suchen

Es gibt die Möglichkeit, nach Kontakten zu suchen. Es kann nach einem Begriff in der Schnellsuche sowie in der Übersichtsliste gesucht werden. 

Schnellsuche
Zum einen gibt es die Schnellsuche, die sich für Situationen eignet, in welchen Sie beispielsweise nur einen Buchstaben oder die Anfangsbuchstaben eines Namens/Bezeichnung in Erinnerung rufen können. Anschließend wird Ihnen jede Übereinstimmung im System angeboten. Weitere Informationen zur Schnellsuche finden Sie hier hier.

Übersichtsliste
Eine weitere Möglichkeit um nach einer Person, Organisation oder einem Haushalt zu suchen ist die Übersichtsliste der Kontakte. Hier gibt es auch verschiedene Filtermöglichkeiten. Weitere Informationen zu Übersichtsliste finden Sie hier.

Kontakt bearbeiten

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

• Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
• Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

1. Auf das Stift-Icon Bearbeiten im Kontaktmenü klicken

• Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.

2. Gewünschte Änderungen vornehmen
3. Auf das Disketten-Icon Speichern klicken

• Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.

Kontakt löschen

Voraussetzung: Ein Kontakt kann nur gelöscht werden, wenn keine weitere Daten mit dem Kontakt verknpüft sind. Bspw. Aktivitäten, Dokumente, Förderungen. Das System prüft diese vorm Löschen und gibt eine entsprechende Meldung aus.

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

• Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
• Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

1. Gewünschten Kontakt auswählen

• Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.

2. Unten rechts auf Mülleimer-Icon klicken

• Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.

3. Button Ja anklicken

• Der Kontakt wird gelöscht. Sollte das löschen nicht möglich sein, dann erscheint eine Meldung mit einer Übersicht welche Daten noch verknüpft sind.

Neues KK-Konto im Kontakt erstellen

Das KK-Konto wird automatisch erzeugt sobald man durch Prozzese die FiBu (im Hintergrund) anspricht und es noch keines angelegt ist.
Pro KK-Art kann es ein KK-Konto geben.

1. In Kontakte-Desktop Tempel-Icon Fibu-Buchungskonto anklicken
2. In neuem Fenster +Icon klicken
3. Auf Button KK-Konto erzeugen klicken
4. Button Ja klicken
5. KK-Art mit Kürzel auswählen
6. Button OK klicken

• Das Buchungskonto wird erzeugt und nun ein grünes Häkchen als Bestätigung angezeigt.

Neue Bankverbindung erstellen

Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

• Land
• Bankleitzahl
• Bankname
• Kontonummer
• IBAN
• BIC
• Abweichender Kontoinhaber
• Status

1. Auf das Icon Bankverbindungen im Kontaktmenü klicken

• Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.

2. Auf das + Icon oberhalb der Tabelle klicken

• Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.

3. Alle erforderlichen Eingaben tätigen
4. Auf das Disketten-Icon Speichern klicken

• Neue Bankverbindung wurde erstellt.

Lesemodus

Es gibt zwei Arten von einem Lesemodus:

• Entweder ist der Desktop zur Bearbeitung gesperrt, wenn ein anderer Benutzer den gleichen Desktop öffnet oder
• der Benutzer hat nur Zugriffsrechte einen Desktop im Lesemodus zu öffnen (der Administrator kann die Einstellung des Lesemodus einrichten). Für Datein die im Filesystem gespeichert werden müssen die Zugriffsrechte im Windows Betriebssystem getätigt werden.

Der Lesemodus zeichnet sich dabei durch folgende Eigenschaften aus:

• Nur Ansicht von Kontakten und Daten möglich
• Weder Änderungen noch Neuanlagen innerhalb des Desktops möglich

Person als VIP deklarieren

Es besteht auch die Möglichkeit, bestimmte  Personen nicht für jedermann sichtbar zu machen.
Eine Person als VIP zu deklarieren ist sehr hilfreich, wenn die Daten der Person nicht von allen Benutzern ersichtlich sein dürfen. Sobald diese Person als VIP gekennzeichnet ist, kann sie auch nur noch von denjenigen, die eine VIP Berechtigung besitzen, gesehen werden.
In diesem Fall muss man die Person VIP kennzeichnen. Ist dies erfolgt, können nur noch Benutzer, die eine VIP Berechtigung besitzen, eben diese VIP ansehen.

1. Öffnen Sie den entsprechenden Personen-Desktop. 

2. Klicken Sie auf den Button „Bearbeiten“ von irgendeinem Kontakttyp. 

3. Bei den Angaben zur Person kann nur die Haken-Setzung VIP getätigt werden. 

4. Klicken Sie auf den Button „Speichern“ und Sie gelangen zurück zum Personen-Desktop. Im oberen Bereich des Desktops erscheint die Kennzeichnung „VIP“.  

Dokumente in den Desktops

Dokumente können in der Software entweder in der Datebank oder im Filesystem gespeichert werden. Weitere Informationen zum Einrichten des Ablagepfades (nur durch den Admin) finden Sie hier.

Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Innerhalb des Kontakt-Desktops gibt es in der oberen Linken Leiste das Mappen-Icon.
Mit einem klick öffnet sich das Fenster der Dokumentenverwaltung für den Kontakt.

Dokument hinzufügen

1. In Mein Desktop auf Modul Kontaktmanagement klicken
2. Menüpunkt Kontakte auswählen

• Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.

3. Gewünschten Kontakt doppelklicken

• Kontaktmenü wird geöffnet.

4. Auf Dokumenten-Icon klicken

• Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.

5. Auf + Icon klicken

• Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.

6. Gewünschte Möglichkeit wählen und die Datei auswählen.
7. Sofern noch kein Dokument vorhanden war, erscheint das Dokumente-Icon mit einem grünchen Haken.

Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken

1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein Häkchen setzen.
2. Auf das Brief-Icon klicken

• Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
• Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.

3. Auf das Büroklammer-Icon oben rechts klicken

• Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
• Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen Dokumente des Desktops und Anhänge der Aktivität)

4. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
5. Auswahl bestätigen

• Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.

6. Restliche Eingaben tätigen
7. Mit Disketten Icon speichern

• Das Dokument wird per E-Mail verschickt.

Zusatzfelder

Zusatzfelder können für die Bereiche Person, Organisation, Haushalt oder auch für den Kontakt angelegt werden.

Zusatzfelder helfen weitere Informationen an den verschiedenen Stellen zu verwalten. Diese können auch jederzeit in verschiedenen Liste angezeigt werden.

Zusatzfelder können verschiedenen Feldtypen entsprechen. Diese Feldtypen legen fest, ob man z.B. Zahlen oder Buchstaben in ein Feld eingeben kann.

Außerdem kann man Zusatzfelder (dauerhaft) in der Übersichtsliste einpflegen.