Kontakte

Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.

Kontakttypen im Überblick

Icon & Kontaktbereiche	Kontakttypen	Beschreibung
	Organisationsadresse Ansprechpartner	Eine Organisation ist eine juristische Person. Beispiele einer Organisation sind: Gewerblicher Betrieb Verein
	Personenadresse Ansprechpartner Haushaltsmitglied	Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch. Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
	Haushaltsadresse Haushaltsmitglied	Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. Beispiele eines Haushalts sind: Familie Personen, die in einer Gemeinschaft leben

Alfred Analog ist eine Person und hat eine Personenadresse.
Er arbeitet für eine Organisation. Diese hat einen Sitz in München (Organisationsadresse).
Weil Alfred bei der Organisation arbeitet, wird er zu einem Ansprechpartner in der Organisation.
Alfred gründet einen Haushalt. Der Haushalt hat eine Haushaltsadresse und Alfred ist dort Haushaltsmitglied.

Dublettenprüfung

Bei der Neuanlage eines Kontaktes prüft die Spftware automatisch nach möglichen Dubletten.
Existiert bereits ein solcher Kontakt erscheint eine Meldung. Es werden alle Kontakte aufgelistet, die den Vornamen und Nachnamen oder Bezeichnung ebenfalls tragen.
Die Dublettenprüfung prüft neben der Neuanlage von Personen auch beim Erstellen von Organisationen und Haushalten.
Dabei werden alle Möglichkeiten, unabhängig vom Kontakttyp aufgelistet.
Dem Anwender steht es nun frei, ob er damit einverstanden ist, dass die Dublette existiert. Hier gibt es nun folgende Möglichkeiten:

• Mit einem Klick auf den Button Übernehmen bricht man die Neuanlage ab. Beide Fenster werden geschlossen.
• Wenn es sich um keine Dublette handelt, dann kann das Fenster geschlossen werden und SIe gelangen zurück zur Neuanlage.
• Des Weiteren kann man auch in den jeweilgen Desktop verzweigen mit Button Pfeil nach rechts. Neuanlage wird abgebrochen.

Neuanlage der Kontakte

Kontakte können aber überall da wo ein Kontakt benötigt wird angelegt werden, sowie in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.

Person erstellen

1. In Desktop das Modul Kontaktmanagement klicken und dann den Menüpunkt Kontakte anklicken.

• Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

2. Auf + Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

• Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

3. Option Person auswählen

• Das Eingabeformular zur Person (Personenadresse) wird geöffnet.
• Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.

4. Eingaben zur Person machen
5. Diskette-Icon Speichern anklicken

• Eine neue Person wird erstellt.

Organisation erstellen

1. In Desktop das Modul Kontaktmanagement klicken und dann den Menüpunkt Kontakte anklicken.

• Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

2. Auf + Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

• Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

3. Option Organisation auswählen

• Das Eingabeformular zur Person (Organisationsadresse) wird geöffnet.
• Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.

4. Eingaben zur Organisation machen

• Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.

4. Diskette-Icon Speichern anklicken

• Eine neue Organisation wird erstellt.

Optionen im Kontaktebereich einer Organisation

Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpatner zu einer Organisation hinzufügen.

• Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
• Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.

1. Das Fenster Ansprechpartner hinzufügen wird angezeigt.
2. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
3. Mit Lupen-Icon oder Enter-Taste bestätigen

• Die Suchergebnisse werden angezeigt.

5. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
6. Diskette Icon Speichern klicken

• Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.

Haushalt erstellen

1. In Desktop das Modul Kontaktmanagement klicken und dann den Menüpunkt Kontakte anklicken.

• Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

2. Auf + Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

• Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

3. Option Haushalt auswählen

• Das Eingabeformular zur Person (Haushaltsadresse) wird geöffnet.
• Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.

4. Eingaben zum Haushalt machen

• Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.

5. Diskette-Icon Speichern anklicken

• Ein neuer Haushalt wird erstellt.

Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts

Haushaltsmitglied hinzufügen

Es gibt zwei unterscheidliche Einsteige um ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt hinzufügen.

• Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
• Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.

1. Das Fenster Haushaltsmitglied hinzufügen wird angezeigt.
2. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)

• Die Suchergebnisse werden angezeigt.

4. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
5. Diskette Icon Speichern klicken

• Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

6. Diskette Icon Speichern klicken

• Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.

Haushalt auflösen

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.

• Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
• Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.

• Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.

2. Haushaltsmitglied auswählen
3. Grund angeben

• Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.

4. Gewünschte Option auswählen
5. Mit Häkchen-Icon bestätigen

• Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

6. Diskette Icon Speichern klicken

• Der Haushalt wird aufgelöst.

Inaktive Kontakte anzeigen lassen

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

• Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
• Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für Auch inaktive anzeigen. Indem man das Häkchen an dieser Stelle setzt oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die inaktiven Kontakte ein- oder ausblenden.
Inaktive Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der roten Schrift zu erkennen.

Kontakt suchen

Es gibt die Möglichkeit, nach Kontakten zu suchen. Es kann nach einem Begriff in der Schnellsuche sowie in der Übersichtsliste gesucht werden. 

Schnellsuche
Zum einen gibt es die Schnellsuche, die sich für Situationen eignet, in welchen Sie beispielsweise nur einen Buchstaben oder die Anfangsbuchstaben eines Namens/Bezeichnung in Erinnerung rufen können. Anschließend wird Ihnen jede Übereinstimmung im System angeboten. Weitere Informationen zur Schnellsuche finden Sie hier hier.

Übersichtsliste
Eine weitere Möglichkeit um nach einer Person, Organisation oder einem Haushalt zu suchen ist die Übersichtsliste der Kontakte. Hier gibt es auch verschiedene FIltermöglichkeiten. Weitere Informationen zu Übersichtsliste finden Sie hier.

Kontakt bearbeiten

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

• Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
• Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

1. Auf das Stift-Icon Bearbeiten im Kontaktmenü klicken

• Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.

2. Gewünschte Änderungen vornehmen
3. Auf das Disketten-Icon Speichern klicken

• Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.

Kontakt löschen

1. In Mein Desktop auf das Modul Kontaktmanagement klicken
2. Menüpunkt Kontakte auswählen

• Die Liste der Kontakte wird ausgewählt.

3. Gewünschten Kontakt auswählen

• Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.

4. Unten rechts auf Mülleimer-Icon klicken

• Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.

5. Button Ja anklicken

• Der Kontakt wird gelöscht.

Lesemodus

Es gibt zwei Arten von einem Lesemodus:

• Entweder ist der Desktop zur Bearbeitung gesperrt, wenn ein anderer Benutzer den gleichen Desktop öffnet oder
• der Benutzer hat nur Zugriffsrechte einen Desktop im Lesemodus zu öffnen (der Administrator kann die Einstellung des Lesemodus einrichten). Für Datein die im Filesystem gespeichert werden müssen die Zugriffsrechte im Windows Betriebssystem getätigt werden.

Der Lesemodus zeichnet sich dabei durch folgende Eigenschaften aus:

• Nur Ansicht von Kontakten und Daten möglich
• Weder Änderungen noch Neuanlagen innerhalb des Desktops möglich

VIP Kontakt

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Zusammenhang zwischen Dokumente und Kontakt

Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Dies geschieht beispielsweise über den Anruf des Moduls Kontaktmanagement. Hier wählt man Kontakte aus und entscheidet sich aus der Liste der angezeigten Kontakte für einen Kontakt nach Wahl. Klickt man diesen an, öffnet sich das bekannte Menü aus... Hier wählt man nun das Icon aus, das wie eine Mappe aussieht.

Dokument hinzufügen (Hyperlink, usw.)

1. In Mein Desktop auf Modul Kontaktmanagement klicken
2. Menüpunkt Kontakte auswählen

• Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.

3. Gewünschten Kontakt doppelklicken

• Kontaktmenü wird geöffnet.

4. Auf Dokumenten-Icon klicken

• Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.

5. Auf + Icon klicken

• Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.

6. Gewünschte Möglichkeit wählen (z.B. Hyperlink)

• Im Falle der Option Hyperlink wird die Eingabe eines Links verlangt.

7. Gewünschten Link eingeben
8. Bezeichnung für Link aussuchen (Hier beschreibt man z.B. wofür man den Link braucht oder um was dieser geht. Z.B.: google = "Suchmaschine")
9. Eingaben speichern

• Der Hyperlink wird erstellt.

Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken

1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein Häkchen setzen
2. Auf das Brief-Icon klicken

• Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
• Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.

3. Auf das Büroklammer-Icon oben rechts klicken

• Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
• Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen Dokumente des Desktops und Anhänge der Aktivität)

4. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
5. Auswahl bestätigen

• Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.

6. Restliche Eingaben tätigen
7. Mit Disketten Icon speichern

• Das Dokument wird per E-Mail verschickt.

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