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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2023/10/31 19:12
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -1,0 +1,340 @@
1 +(% class="box" %)
2 +(((
3 +**Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4 +
5 +{{toc/}}
6 +)))
7 +
8 += Bedeutung von Aktivitäten =
9 +
10 +Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 +Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 +Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
13 +
14 +
15 += Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
16 +
17 +[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
18 +
19 +(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue [[Aktivität erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4terstellen]]
24 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur [[Kalenderansicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HKalenderansicht]] wechseln.
25 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
29 +
30 +
31 +
32 +
33 +
34 +
35 +
36 +
37 +
38 +
39 +
40 +
41 +
42 +
43 +
44 +
45 += Kalenderansicht =
46 +
47 +[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
48 +
49 +(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
50 +|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
51 +|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
52 +|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
53 +|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
54 +|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
55 +|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
56 +|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
57 +|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
58 +|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
59 +
60 +
61 +
62 +
63 +
64 +
65 +
66 +
67 +
68 +
69 +
70 +
71 +
72 +
73 +
74 += Aktivitätstypen =
75 +
76 +[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
77 +
78 +(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
79 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
80 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
81 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
82 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
83 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
84 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
85 +Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
86 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
87 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
88 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
89 +
90 +
91 +
92 +
93 +
94 +
95 +
96 +
97 +
98 +
99 +
100 +
101 +
102 += Aktivität erstellen =
103 +
104 +1. **+** Icon auswählen
105 +
106 +(% style="list-style-type:circle" %)
107 +* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
108 +
109 +(% start="2" %)
110 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
111 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
112 +1. Betreff angeben
113 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
114 +
115 +(% style="list-style-type:circle" %)
116 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
117 +
118 +xx
119 +
120 += Anwendungsbeispiel Checkliste =
121 +
122 +== Checkliste erstellen ==
123 +
124 +1. (((
125 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
126 +
127 +(((
128 +(% style="float:right" %)
129 +[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
130 +)))
131 +)))
132 +
133 +(% style="list-style-type:circle" %)
134 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
135 +
136 +(% start="2" %)
137 +1. Option **Checkliste** auswählen
138 +
139 +(% style="list-style-type:circle" %)
140 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
141 +
142 +(% start="3" %)
143 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
144 +1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
145 +1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
146 +1. Thema für Checkliste eingeben
147 +1. Auf **+** Icon klicken
148 +
149 +(% style="list-style-type:circle" %)
150 +* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
151 +
152 +(% start="8" %)
153 +1. Weiteres freies Feld ausfüllen
154 +1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
155 +
156 +(% style="list-style-type:circle" %)
157 +* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
158 +
159 +(% class="box infomessage" %)
160 +(((
161 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
162 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
163 +)))
164 +
165 +== Checkliste in der Übersicht ==
166 +
167 +[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
168 +
169 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
170 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
171 +|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
172 +Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
173 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
174 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
175 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
176 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
177 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
178 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
179 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
180 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
181 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
182 +
183 +
184 +xx
185 +
186 +
187 +
188 += Bearbeitung einer Aktivität =
189 +
190 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
191 +
192 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
193 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
194 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen.
195 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen.
196 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**.
197 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
198 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
199 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
200 +
201 +
202 +
203 +
204 +
205 +
206 +
207 +
208 +
209 +
210 +
211 +
212 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
213 +
214 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
215 +(% style="float:right" %)
216 +[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
217 +)))
218 +
219 +(% style="list-style-type:circle" %)
220 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
221 +
222 +(% start="2" %)
223 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
224 +
225 +(% style="list-style-type:circle" %)
226 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
227 +
228 +(% start="3" %)
229 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
230 +
231 +(% style="list-style-type:circle" %)
232 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
233 +
234 +(% start="4" %)
235 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
236 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
237 +
238 +(% style="list-style-type:circle" %)
239 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
240 +
241 +(% start="6" %)
242 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
243 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
244 +
245 +(% style="list-style-type:circle" %)
246 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
247 +
248 +xx
249 +
250 +
251 +
252 +
253 +
254 +
255 +
256 +
257 += Aktivität erledigen =
258 +
259 +1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
260 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
261 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
262 +
263 +(% style="list-style-type:circle" %)
264 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
265 +
266 += Löschvorgang einer Aktivität =
267 +
268 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
269 +
270 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
271 +
272 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
273 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
274 +
275 +(% class="box infomessage" %)
276 +(((
277 +Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
278 +In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
279 +- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
280 +- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
281 +)))
282 +
283 +
284 +
285 +== Aktivität löschen ==
286 +
287 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
288 +
289 +(% style="list-style-type:circle" %)
290 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
291 +
292 +(% start="2" %)
293 +1. Button **Löschen **anklicken
294 +
295 +(% style="list-style-type:circle" %)
296 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
297 +
298 +xxx
299 +
300 +
301 +
302 +
303 +
304 +
305 +
306 +xx
307 +
308 +
309 +
310 +
311 +
312 +
313 +
314 +
315 +
316 +xx
317 +
318 +
319 +
320 +
321 +
322 +
323 +
324 +
325 +
326 +
327 +
328 +
329 +xx
330 +
331 +
332 +
333 +
334 +
335 +
336 +
337 +
338 +
339 +
340 +xx
Aktivitaet_ChecklisteBsp.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Aktivitäten_Optionen.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Checkliste-neuen-punkt-dazu.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kalender_Ansicht.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Mein_Desktop.png
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Screenshot (968).png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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