010.6 Aktivitäten

|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.

26

|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.

27

|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.

28

|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.

29

Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]

30

|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.

31

|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.

32

|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.

33

|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.

= Aktivität erstellen =

45

46

1. **+** Icon auswählen

47

48

(% style="list-style-type:circle" %)

49

* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.

50

51

(% start="2" %)

52

1. Gewünschte Aktivität auswählen

53

1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**

54

1. Betreff angeben

55

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

56

57

(% style="list-style-type:circle" %)

58

* Eine neue Aktivität wird erstellt.

59

60

(% class="box infomessage" %)

61

(((

62

Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.

63

Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].

)))

= Aufbau einer Aktivität =

68

69

[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]

70

71

(% style="margin-left:auto; width:682px" %)

72

|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung

73

|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen.

74

|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].

75

|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.

76

|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.

77

|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.

78

|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.

79

|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)(((

80

Hier wird der **Bezug **einer Aktivität gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.

81

82

Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.

83

84

Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.

85

86

Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".

87

)))

88

|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.

89

|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.

90

|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.

91

|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.

92

|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.

93

|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.

xx

= Weitere Funktionen einer Aktivität =

104

105

[[image:Weitere_Funktionen_einer_Aktivitaet.png||alt="Screenshot (968).png" height="230" width="907"]]

106

107

(% style="width:908px" %)

108

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung

109

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.

110

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.

111

Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.

112

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((

113

Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.

114

Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.

115

)))

116

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.

117

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((

118

Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 25.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).

119

)))

120

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.

121

|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:830px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen. Es kann nur einen Bezug pro Bezugsart geben.

122

123

== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==

124

125

1. (((

126

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

127

)))

128

129

(% style="list-style-type:circle" %)

130

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

131

132

(% start="2" %)

133

1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen

134

135

(% style="list-style-type:circle" %)

136

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.

137

138

(% start="3" %)

139

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

140

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

141

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

142

143

(% style="list-style-type:circle" %)

144

* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.

145

146

== Checkliste erstellen ==

147

148

1. (((

149

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

150

151

(((

152

(% style="float:right" %)

153

[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]

)))

)))

(% style="list-style-type:circle" %)

158

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

159

160

(% start="2" %)

161

1. Option **Checkliste** auswählen

162

163

(% style="list-style-type:circle" %)

164

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.

165

166

(% start="3" %)

167

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

168

1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben

169

1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken

170

1. Thema für Checkliste eingeben

171

1. Auf **+** Icon klicken

172

173

(% style="list-style-type:circle" %)

174

* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.

175

176

(% start="8" %)

177

1. Weiteres freies Feld ausfüllen

178

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

179

180

(% style="list-style-type:circle" %)

181

* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.

182

183

184

Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.

185

Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.

186

187

188

[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]

189

190

(% style="margin-left:auto; width:918px" %)

191

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung

192

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.

193

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.

194

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.

195

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.

196

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.

197

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.

198

|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.

199

|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.

200

|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.

201

|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.

202

|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.

203

|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.

204

|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.

205

206

== Brief erstellen ==

207

208

1. (((

209

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

210

)))

211

212

(% style="list-style-type:circle" %)

213

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

214

215

(% start="2" %)

216

1. Option **Brief** auswählen

217

218

(% style="list-style-type:circle" %)

219

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.

220

221

(% start="3" %)

222

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

223

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

224

1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen

225

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

226

227

(% style="list-style-type:circle" %)

228

* Der Brief wird gespeichert und angelegt.

229

230

== E-Mail erstellen und versenden ==

231

232

1. (((

233

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

234

)))

235

236

(% style="list-style-type:circle" %)

237

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

238

239

(% start="2" %)

240

1. Option **E-Mail** auswählen

241

242

(% style="list-style-type:circle" %)

243

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.

244

* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch beigefügt.

245

246

(% start="3" %)

247

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

248

1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.

249

1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen

250

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

251

1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen

252

1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail

253

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

254

255

(% style="list-style-type:circle" %)

256

* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.

257

258

(% class="box infomessage" %)

259

(((

260

Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.

261

262

Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.

263

In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.

264

)))

265

266

== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==

267

268

[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]

269

270

(% style="margin-left:auto; width:793px" %)

271

|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung

272

|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.

273

|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.

274

|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.

275

|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.

276

|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.

= Aktivität weiterleiten =

288

289

1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

290

291

(% style="list-style-type:circle" %)

292

* Die Aktivität wird geöffnet.

293

294

(% start="2" %)

295

1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken

296

297

(% style="list-style-type:circle" %)

298

* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.

299

300

(% start="3" %)

301

1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen.

302

1. Es kann auch ein **Weiterleitungsvermerk **beigefügt werden. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet.

303

Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen.

304

1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen

305

306

(% style="list-style-type:circle" %)

307

* Die Aktivität erscheint im Mein Desktop beim neuen Sachbearbeiter

308

* Die Aktivität kann (wenn im Mein Desktop eingestellt ist) als Pop-Up beim neuen Sachbearbeiter erscheinen

309

* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.

310

* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt, da noch nicht gelesen

311

312

= Aktivität erledigen =

313

314

1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

315

1. Häkchen bei **Erledigt **setzen

316

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

317

318

(% style="list-style-type:circle" %)

319

* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt und ist nicht mehr in "Mein Desktop" zu sehen

320

* In den Desktops wird die gewünschte Aktivität wird aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.

321

322

(% class="box infomessage" %)

323

(((

324

Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man **über **die **Checkbox "erledigt"** die Aktivitäten einsehen.

325

)))

326

327

= Aktivitätsvorlagen erstellen =

328

329

Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.

330

Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.

331

332

1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((

)))

(% style="list-style-type:circle" %)

337

* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.

338

339

(% start="2" %)

340

1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken

341

342

(% style="list-style-type:circle" %)

343

* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

344

345

(% start="3" %)

346

1. **+** Icon rechts unten auswählen

347

348

(% style="list-style-type:circle" %)

349

* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.

350

351

(% start="4" %)

352

1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)

353

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

354

355

(% style="list-style-type:circle" %)

356

* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.

357

358

(% start="6" %)

359

1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen

360

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

361

362

(% style="list-style-type:circle" %)

363

* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.

364

365

= Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =

366

367

[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]

368

369

(% style="margin-left:auto; width:631px" %)

370

|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung

371

|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.

372

|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.

373

|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.

374

|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.

375

|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.

376

|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.

377

378

= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =

379

380

1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken

381

382

(% style="list-style-type:circle" %)

383

* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.

384

385

(% start="2" %)

386

1. Auf Option **Vorlagen **gehen

387

388

(% style="list-style-type:circle" %)

389

* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

390

391

(% start="3" %)

392

1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen

393

394

(% style="list-style-type:circle" %)

395

* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.

(% start="4" %)

1. Eingaben tätigen

1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken

400

401

(% style="list-style-type:circle" %)

402

* Die Aktivität wird erstellt.

= Aktivität suchen =

1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln

407

1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken

408

1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben. Alternativ kann man auch einen Begriff eingeben, der z.B. in einer Aktivität vom Typ E-Mail irgendwo in der E-Mail steht.

409

Die Suche kann also nach dem Betreff oder in z.B. einer E-Mail verwendeten Wörtern suchen

410

1. **Enter**-Taste drücken

411

412

(% style="list-style-type:circle" %)

413

* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.

414

415

(% class="box infomessage" %)

416

(((

417

Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.

418

)))

419

420

= Löschvorgang einer Aktivität =

421

422

== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==

423

424

Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:

425