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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2023/10/27 18:13
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/10/02 08:35
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,27 +5,33 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Bedeutung von Aktivitäten =
9 9  
10 -Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 -Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 -Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
15 +Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 +
13 13  
18 += Aktivitätstypen =
14 14  
15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
20 +[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
16 16  
17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
22 +(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 +Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln.
25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
29 29  
30 30  
31 31  
... ... @@ -38,73 +38,100 @@
38 38  
39 39  
40 40  
41 -= Kalenderansicht =
42 42  
43 -[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
48 += Aktivität erstellen =
44 44  
45 -(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
46 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
47 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
48 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
49 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
50 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
51 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
52 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
53 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
54 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
50 +1. **+** Icon auswählen
55 55  
52 +(% style="list-style-type:circle" %)
53 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
56 56  
55 +(% start="2" %)
56 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
57 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
58 +1. Betreff angeben
59 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
57 57  
61 +(% style="list-style-type:circle" %)
62 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
58 58  
64 +(% class="box infomessage" %)
65 +(((
66 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
67 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
68 +)))
59 59  
60 60  
71 += Aufbau einer Aktivität =
61 61  
73 +[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
62 62  
75 +(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
76 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
77 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen.
78 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
79 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.
80 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
81 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
82 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
83 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen.
84 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
85 +|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
86 +|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
87 +|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.
88 +|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.
89 +|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.
63 63  
91 +xx
64 64  
65 65  
66 -= Aktivitätstypen =
67 67  
68 -[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
69 69  
70 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
71 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
72 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
73 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
74 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
75 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
76 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
77 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __Aktivität Checkliste__).
78 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
79 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
80 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
81 81  
82 82  
83 83  
99 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
84 84  
101 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
85 85  
103 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
104 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
105 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
106 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
107 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
108 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
109 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
110 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
111 +)))
112 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
113 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
114 +Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
115 +)))
116 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
86 86  
118 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
87 87  
120 +1. (((
121 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
122 +)))
88 88  
124 +(% style="list-style-type:circle" %)
125 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
89 89  
127 +(% start="2" %)
128 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
90 90  
91 -= Aktivität erstellen =
130 +(% style="list-style-type:circle" %)
131 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
92 92  
93 -1. **+** Symbol auswählen
133 +(% start="3" %)
134 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
135 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
136 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
94 94  
95 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
138 +(% style="list-style-type:circle" %)
139 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
96 96  
97 -1. Gewünschte Aktivität auswählen
98 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
99 -1. Betreff angeben
100 -1. Auf **Diskette**-Symbol **Speichern **klicken
101 -
102 -* Eine neue Aktivität wird erstellt.
103 -
104 -xx
105 -
106 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
107 -
108 108  == Checkliste erstellen ==
109 109  
110 110  1. (((
... ... @@ -116,12 +116,16 @@
116 116  )))
117 117  )))
118 118  
152 +(% style="list-style-type:circle" %)
119 119  * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
120 120  
155 +(% start="2" %)
121 121  1. Option **Checkliste** auswählen
122 122  
158 +(% style="list-style-type:circle" %)
123 123  * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
124 124  
161 +(% start="3" %)
125 125  1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
126 126  1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
127 127  1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
... ... @@ -128,61 +128,111 @@
128 128  1. Thema für Checkliste eingeben
129 129  1. Auf **+** Icon klicken
130 130  
168 +(% style="list-style-type:circle" %)
131 131  * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
132 132  
171 +(% start="8" %)
133 133  1. Weiteres freies Feld ausfüllen
134 -1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
173 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
135 135  
175 +(% style="list-style-type:circle" %)
136 136  * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
137 137  
138 -== Checkliste in der Übersicht ==
178 +{{info}}
179 +Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
180 +Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
181 +{{/info}}
139 139  
140 -[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
183 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
141 141  
142 142  (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
143 143  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
144 -|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
145 -Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
146 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
147 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
148 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
149 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
150 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
151 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
152 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
153 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
154 -|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
187 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
188 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
189 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
190 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
191 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
192 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
193 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
194 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
195 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
196 +|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
197 +|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
198 +|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
199 +|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
155 155  
201 +== Brief erstellen ==
156 156  
203 +1. (((
204 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
205 +)))
157 157  
207 +(% style="list-style-type:circle" %)
208 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
158 158  
210 +(% start="2" %)
211 +1. Option **Brief** auswählen
159 159  
213 +(% style="list-style-type:circle" %)
214 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
160 160  
216 +(% start="3" %)
217 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
218 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
219 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
220 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
161 161  
222 +(% style="list-style-type:circle" %)
223 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
162 162  
225 +== E-Mail erstellen und versenden ==
163 163  
227 +1. (((
228 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
229 +)))
164 164  
231 +(% style="list-style-type:circle" %)
232 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
165 165  
234 +(% start="2" %)
235 +1. Option **E-Mail** auswählen
166 166  
237 +(% style="list-style-type:circle" %)
238 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
239 +* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch beigefügt.
167 167  
241 +(% start="3" %)
242 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
243 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
244 +1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
245 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
246 +1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
247 +1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
248 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
168 168  
250 +(% style="list-style-type:circle" %)
251 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
169 169  
170 -xx
253 +(% class="box infomessage" %)
254 +(((
255 +Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
171 171  
257 +Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
258 +In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
259 +)))
172 172  
261 +== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
173 173  
174 -= Bearbeitung einer Aktivität =
263 +[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
175 175  
176 -[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
265 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
266 +|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
267 +|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
268 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
269 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
270 +|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
271 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
177 177  
178 -(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
179 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
180 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen.
181 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen.
182 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**.
183 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
184 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
185 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
186 186  
187 187  
188 188  
... ... @@ -196,69 +196,172 @@
196 196  
197 197  
198 198  
286 += Aktivität weiterleiten =
199 199  
288 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
200 200  
201 -= Aktivität löschen =
290 +(% style="list-style-type:circle" %)
291 +* Die Aktivität wird geöffnet.
202 202  
203 -1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
293 +(% start="2" %)
294 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
204 204  
205 -* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
296 +(% style="list-style-type:circle" %)
297 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
206 206  
207 -1. Button **Löschen **anklicken
299 +(% start="3" %)
300 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen.
301 +1. Es kann auch ein **Weiterleitungsvermerk **beigefügt werden. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet.
302 +Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen.
303 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
208 208  
209 -* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
305 +(% style="list-style-type:circle" %)
306 +* Die Aktivität erscheint im Mein Desktop beim neuen Sachbearbeiter
307 +* Die Aktivität kann (wenn im Mein Desktop eingestellt ist) als Pop-Up beim neuen Sachbearbeiter erscheinen
308 +* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
309 +* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt, da noch nicht gelesen
210 210  
311 += Aktivität erledigen =
211 211  
313 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
314 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
315 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
212 212  
317 +(% style="list-style-type:circle" %)
318 +* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt und ist nicht mehr in "Mein Desktop" zu sehen
319 +* In den Desktops wird die gewünschte Aktivität wird aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
213 213  
321 +(% class="box infomessage" %)
322 +(((
323 +Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man **über **die **Checkbox "erledigt"** die Aktivitäten einsehen.
324 +)))
214 214  
326 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
215 215  
328 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
329 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
216 216  
331 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
332 +
333 +)))
217 217  
335 +(% style="list-style-type:circle" %)
336 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
218 218  
338 +(% start="2" %)
339 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
219 219  
341 +(% style="list-style-type:circle" %)
342 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
220 220  
344 +(% start="3" %)
345 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
221 221  
222 -xxx
347 +(% style="list-style-type:circle" %)
348 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
223 223  
350 +(% start="4" %)
351 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
352 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
224 224  
354 +(% style="list-style-type:circle" %)
355 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
225 225  
357 +(% start="6" %)
358 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
359 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
226 226  
361 +(% style="list-style-type:circle" %)
362 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
227 227  
364 += Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
228 228  
366 +[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
229 229  
230 -xx
368 +(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
369 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
370 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
371 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
372 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
373 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
374 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
375 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
231 231  
377 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
232 232  
379 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
233 233  
381 +(% style="list-style-type:circle" %)
382 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
234 234  
384 +(% start="2" %)
385 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
235 235  
387 +(% style="list-style-type:circle" %)
388 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
236 236  
390 +(% start="3" %)
391 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
237 237  
393 +(% style="list-style-type:circle" %)
394 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
238 238  
396 +(% start="4" %)
397 +1. Eingaben tätigen
398 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
239 239  
240 -xx
400 +(% style="list-style-type:circle" %)
401 +* Die Aktivität wird erstellt.
241 241  
403 += Aktivität suchen =
242 242  
405 +1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
406 +1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
407 +1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben
408 +1. **Enter**-Taste drücken
243 243  
410 +(% style="list-style-type:circle" %)
411 +* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
244 244  
413 +(% class="box infomessage" %)
414 +(((
415 +Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
416 +)))
245 245  
418 += Löschvorgang einer Aktivität =
246 246  
420 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
247 247  
422 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
248 248  
424 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
425 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
426 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
249 249  
428 +(% class="box infomessage" %)
429 +(((
430 +Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
431 +Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
250 250  
433 +Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
251 251  
435 +* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
436 +* es sich um eine Folgeaktivität
437 +* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
438 +* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
439 +* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
440 +)))
252 252  
253 -xx
254 254  
443 +== Aktivität löschen ==
255 255  
445 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
256 256  
447 +(% style="list-style-type:circle" %)
448 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
257 257  
450 +(% start="2" %)
451 +1. Button **Löschen **anklicken
258 258  
259 -
260 -
261 -
262 -
263 -
264 -xx
453 +(% style="list-style-type:circle" %)
454 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
Aktivitaet-checkliste-erstellen.png
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Aktivitaeten-Uebersicht.png
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Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
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Aufbau_Aktivitaet.png
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