Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

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Rohform
Im Layout

Zusammenfassung

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Anhänge (0 geändert, 1 hinzugefügt, 0 gelöscht)
- Aktivitaetsvorlage_erstellen.png

Details

Seiteneigenschaften

Titel

@@ -1,1 +1,1 @@
--010.3 Aktivitäten
++010.6 Aktivitäten

Inhalt

@@ -12,57 +12,6 @@
  Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
--= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
--
--[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
--
--(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
--|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
--|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
--|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
--|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln.
--|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
--|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
--|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
--|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
--
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--
--
--
--
--= Kalenderansicht =
--
--[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
--
--(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
--|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
--|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
--|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
--|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
--|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
--|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
--|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
--|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
  = Aktivitätstypen =
  [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
@@ -74,31 +74,25 @@
  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
--Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __Aktivität Checkliste__).
++Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
  |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
  |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
--
--
--
--
--
--
--
--
--
  = Aktivität erstellen =
--1. **+** Symbol auswählen
++1. **+** Icon auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
  * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
++(% start="2" %)
 . Gewünschte Aktivität auswählen
 . **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
 . Betreff angeben
--1. Auf **Diskette**-Symbol **Speichern **klicken
++1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
  * Eine neue Aktivität wird erstellt.
  xx
@@ -116,12 +116,16 @@
  )))
  )))
++(% style="list-style-type:circle" %)
  * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
++(% start="2" %)
 . Option **Checkliste** auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
  * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
++(% start="3" %)
 . **Pflichtfeld Betreff **eingeben
 . **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
 . In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
@@ -128,13 +128,22 @@
 . Thema für Checkliste eingeben
 . Auf **+** Icon klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
  * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
++(% start="8" %)
 . Weiteres freies Feld ausfüllen
--1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
++1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
  * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
++Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
++)))
++
  == Checkliste in der Übersicht ==
  [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
@@ -167,58 +167,239 @@
--xx
--= Bearbeitung einer Aktivität =
++=== Brief erstellen ===
++
++1. (((
++**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
++
++(((
++
++)))
++)))
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
++
++(% start="2" %)
++1. Option **Brief** auswählen
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
++
++(% start="3" %)
++1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
++1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
++1. **Vorlage **auswählen
++1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
++
++=== E-Mail erstellen ===
++
++1. (((
++**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
++)))
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
++
++(% start="2" %)
++1. Option **E-Mail** auswählen
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
++
++(% start="3" %)
++1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
++1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt.
++1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
++1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
++1. **Vorlage **auswählen
++1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
++
++=== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ===
++
++1. (((
++**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
++)))
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
++
++(% start="2" %)
++1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
++
++(% start="3" %)
++1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
++1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
++1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
++1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Tipp**:
++Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
++So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
++Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
++)))
++
++
++
++= Weitere Funktionen einer Aktivität =
++
  [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
  (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen.
--|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen.
--|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**.
++|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
++|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
++Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
++|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
++**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
++Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
++)))
  |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
  |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
  |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
++= Aktivitätsvorlagen erstellen =
++Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
++Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
++1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
++(% style="float:right" %)
++[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
++)))
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
++(% start="2" %)
++1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
++(% start="3" %)
++1. **+** Icon rechts unten auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
++(% start="4" %)
++1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
++1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
++(% start="6" %)
++1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
++1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
++= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
--= Aktivität löschen =
++1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
--1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
--* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
++(% start="2" %)
++1. Auf Option **Vorlagen **gehen
--1. Button **Löschen **anklicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
--* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
++(% start="3" %)
++1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
++(% start="4" %)
++1. Eingaben tätigen
++1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Aktivität wird erstellt.
++= Aktivität weiterleiten =
++1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Aktivität wird geöffnet.
++(% start="2" %)
++1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
++(% start="3" %)
++1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
++1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
++= Aktivität erledigen =
++1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
++1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
++1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
++
++= Löschvorgang einer Aktivität =
++
++== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
++
++Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
++
++* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
++* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
++In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
++- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
++- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
++)))
++
++
++
++== Aktivität löschen ==
++
++1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
++
++(% start="2" %)
++1. Button **Löschen **anklicken
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
++
  xxx

Aktivitaetsvorlage_erstellen.png

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