Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

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Details

Seiteneigenschaften

Dokument-Autor

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--XWiki.kprummer
++XWiki.MarcoBauer

Inhalt

@@ -43,10 +43,6 @@
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--
  = Aktivität erstellen =
 . **+** Icon auswählen
@@ -70,11 +70,47 @@
  )))
++= Aufbau einer Aktivität =
++
++[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
++
++(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
++|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen.
++|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
++|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.
++|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
++|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
++|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
++|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)(((
++Hier wird der **Bezug **einer Aktivität gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
++
++Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.
++
++Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.
++
++Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".
++)))
++|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
++|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
++|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
++|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.
++|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.
++|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.
++
++xx
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++
++
  = Weitere Funktionen einer Aktivität =
--[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
++[[image:Weitere_Funktionen_einer_Aktivitaet.png||alt="Screenshot (968).png" height="230" width="907"]]
--(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
++(% style="width:908px" %)
  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
  |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
@@ -81,7 +81,7 @@
  Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
  |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
  Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
--Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
++Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
  )))
  |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
  |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
@@ -88,21 +88,8 @@
  Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
  )))
  |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
++|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:830px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen. Es kann nur einen Bezug pro Bezugsart geben.
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  == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
 . (((
@@ -168,13 +168,13 @@
  Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
  {{/info}}
--[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="566" style="float:left" width="598"]]
++[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
  (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
  |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
--|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte.
++|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
  |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
  |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
  |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
@@ -224,6 +224,7 @@
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
++* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch beigefügt.
  (% start="3" %)
 . **Pflichtfeld Betreff **eingeben
@@ -230,7 +230,7 @@
 . Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
 . Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
 . Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
--1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
++1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
 . Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
 . Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
@@ -255,7 +255,7 @@
  |(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
  |(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
  |(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
--|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält.
++|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
@@ -268,9 +268,6 @@
--
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--
  = Aktivität weiterleiten =
 . In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
@@ -285,9 +285,17 @@
  * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
  (% start="3" %)
--1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
++1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen.
++1. Es kann auch ein **Weiterleitungsvermerk **beigefügt werden. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet.
++Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen.
 . Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Aktivität erscheint im Mein Desktop beim neuen Sachbearbeiter
++* Die Aktivität kann (wenn im Mein Desktop eingestellt ist) als Pop-Up beim neuen Sachbearbeiter erscheinen
++* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
++* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt, da noch nicht gelesen
++
  = Aktivität erledigen =
 . In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
@@ -295,8 +295,14 @@
 . Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt.
++* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt und ist nicht mehr in "Mein Desktop" zu sehen
++* In den Desktops wird die gewünschte Aktivität wird aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man **über **die **Checkbox "erledigt"** die Aktivitäten einsehen.
++)))
++
  = Aktivitätsvorlagen erstellen =
  Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
@@ -337,7 +337,7 @@
  = Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
--[[image:Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png||height="380" style="float:left" width="887"]]
++[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
  (% style="margin-left:auto; width:631px" %)
  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
@@ -346,6 +346,7 @@
  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
++|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
  = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
@@ -377,7 +377,7 @@
 . In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
 . In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
--1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
++1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben
 . **Enter**-Taste drücken
  (% style="list-style-type:circle" %)
@@ -395,7 +395,7 @@
  Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
  * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
--* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
++* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
  * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
  (% class="box infomessage" %)

Aktivitaetsvorlagen_Version2.png

Author

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	1	+XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+167.2 KB

Inhalt

Aufbau_Aktivitaet.png

Author

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	1	+XWiki.MarcoBauer

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	1	+246.7 KB

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Weitere_Funktionen_einer_Aktivitaet.png

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.MarcoBauer

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	1	+179.6 KB

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