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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2024/09/25 17:30
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am 2024/09/16 15:51
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -13,7 +13,7 @@
13 13  = Bedeutung von Aktivitäten =
14 14  
15 15  Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 -
16 +Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
17 17  
18 18  = Aktivitätstypen =
19 19  
... ... @@ -36,6 +36,11 @@
36 36  
37 37  
38 38  
39 +
40 +
41 +
42 +
43 +
39 39  = Aktivität erstellen =
40 40  
41 41  1. **+** Icon auswählen
... ... @@ -69,8 +69,8 @@
69 69  |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
70 70  Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
71 71  |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
72 -Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
73 -Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
77 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
78 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
74 74  )))
75 75  |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
76 76  |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
... ... @@ -81,6 +81,24 @@
81 81  
82 82  
83 83  
89 +
90 +
91 +
92 +
93 +
94 +
95 +
96 +
97 +
98 +
99 +
100 +
101 +
102 +
103 +
104 +
105 +
106 +
84 84  == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
85 85  
86 86  1. (((
... ... @@ -99,6 +99,7 @@
99 99  (% start="3" %)
100 100  1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
101 101  1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
125 +1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
102 102  1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
103 103  
104 104  (% style="list-style-type:circle" %)
... ... @@ -146,21 +146,21 @@
146 146  Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
147 147  {{/info}}
148 148  
149 -[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
173 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="566" style="float:left" width="598"]]
150 150  
151 151  (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
152 152  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
153 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
177 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
154 154  |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
155 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
179 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte.
156 156  |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
157 157  |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
158 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
182 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
159 159  |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
160 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
184 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben, von dessen Desktop aus man eine Aktivität erstellt hat. Geht man auf das Lupen Icon, werden auch andere Kontakte z.B. der selben Organisation angezeigt. Dabei kann man dann auch einen anderen Kontakt z.B. der Organisation auswählen. Bei jedem dieser Einträge wird auch angezeigt, ob es sich beim Kontakt z.B. um einen Ansprechpartner handelt.
161 161  |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
162 162  |(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
163 -|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
187 +|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
164 164  |(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
165 165  |(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
166 166  
... ... @@ -202,7 +202,6 @@
202 202  
203 203  (% style="list-style-type:circle" %)
204 204  * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
205 -* Hat man zuvor eine **Signatur **erstellt, so wird diese automatisch generiert.
206 206  
207 207  (% start="3" %)
208 208  1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
... ... @@ -209,7 +209,7 @@
209 209  1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
210 210  1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
211 211  1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
212 -1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
235 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
213 213  1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
214 214  1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
215 215  
... ... @@ -231,14 +231,11 @@
231 231  (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
232 232  |=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
233 233  |(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
234 -|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
235 -|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
257 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
258 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.
236 236  |(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
237 -|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält.
260 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.
238 238  
239 -
240 -
241 -
242 242  = Aktivität weiterleiten =
243 243  
244 244  1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
... ... @@ -247,7 +247,7 @@
247 247  * Die Aktivität wird geöffnet.
248 248  
249 249  (% start="2" %)
250 -1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
270 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
251 251  
252 252  (% style="list-style-type:circle" %)
253 253  * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
... ... @@ -256,26 +256,15 @@
256 256  1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
257 257  1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
258 258  
259 -(% style="list-style-type:circle" %)
260 -* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
261 -* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt.
262 -
263 263  = Aktivität erledigen =
264 264  
265 -1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
281 +1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
266 266  1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
267 267  1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
268 268  
269 269  (% style="list-style-type:circle" %)
270 -* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt.
271 -* Die gewünschte Aktivität wird somit aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
286 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
272 272  
273 -(% class="box infomessage" %)
274 -(((
275 -Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man nach ihr **filtern**. Dies ist **über **die **Checkboxen **bei **offen **und **erledigt** über den Aktivitäten möglich.
276 -Je nach dem, wo man hier das Häkchen setzt, filtert man dementsprechend.
277 -)))
278 -
279 279  = Aktivitätsvorlagen erstellen =
280 280  
281 281  Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
... ... @@ -282,7 +282,8 @@
282 282  Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
283 283  
284 284  1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
285 -
294 +(% style="float:right" %)
295 +[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
286 286  )))
287 287  
288 288  (% style="list-style-type:circle" %)
... ... @@ -316,7 +316,7 @@
316 316  
317 317  = Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
318 318  
319 -[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
329 +[[image:Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png||height="380" style="float:left" width="887"]]
320 320  
321 321  (% style="margin-left:auto; width:631px" %)
322 322  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
... ... @@ -325,8 +325,9 @@
325 325  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
326 326  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
327 327  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
328 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
329 329  
339 +xx
340 +
330 330  = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
331 331  
332 332  1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
... ... @@ -375,7 +375,7 @@
375 375  Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
376 376  
377 377  * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
378 -* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
389 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
379 379  * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
380 380  
381 381  (% class="box infomessage" %)
Aktivitaetsvorlagen_Version2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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