Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Inhalt
... ... @@ -5,27 +5,33 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Bedeutung von Aktivitäten =
9 9  
10 -Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 -Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 -Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
15 +Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 +
13 13  
18 += Aktivitätstypen =
14 14  
15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
20 +[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
16 16  
17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
22 +(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 +Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln.
25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
29 29  
30 30  
31 31  
... ... @@ -36,45 +36,59 @@
36 36  
37 37  
38 38  
39 -= Kalenderansicht =
40 40  
41 -[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
46 += Aktivität erstellen =
42 42  
43 -(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
44 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
45 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
46 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
47 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
48 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
49 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
50 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
51 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
52 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
48 +1. **+** Icon auswählen
53 53  
50 +(% style="list-style-type:circle" %)
51 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
54 54  
53 +(% start="2" %)
54 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
55 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
56 +1. Betreff angeben
57 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
55 55  
59 +(% style="list-style-type:circle" %)
60 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
56 56  
62 +(% class="box infomessage" %)
63 +(((
64 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
65 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
66 +)))
57 57  
58 58  
69 += Aufbau einer Aktivität =
59 59  
71 +[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
60 60  
73 +(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
74 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
75 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen.
76 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
77 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.
78 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
79 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
80 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
81 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)(((
82 +Hier wird der **Bezug **einer Aktivität gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
61 61  
62 -= Aktivitätstypen =
84 +Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.
63 63  
64 -[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
86 +Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.
65 65  
66 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
67 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
68 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
69 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
70 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
71 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
72 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
73 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __Aktivität Checkliste__).
74 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
75 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
76 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
88 +Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".
89 +)))
90 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
91 +|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
92 +|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
93 +|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.
94 +|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.
95 +|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.
77 77  
97 +xx
78 78  
79 79  
80 80  
... ... @@ -82,23 +82,49 @@
82 82  
83 83  
84 84  
85 -= Aktivität erstellen =
105 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
86 86  
87 -1. **+** Symbol auswählen
107 +[[image:Weitere_Funktionen_einer_Aktivitaet.png||alt="Screenshot (968).png" height="230" width="907"]]
88 88  
89 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
109 +(% style="width:908px" %)
110 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
111 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
112 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
113 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
114 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
115 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
116 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
117 +)))
118 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
119 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
120 +Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
121 +)))
122 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
123 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:830px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen. Es kann nur einen Bezug pro Bezugsart geben.
90 90  
91 -1. Gewünschte Aktivität auswählen
92 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
93 -1. Betreff angeben
94 -1. Auf **Diskette**-Symbol **Speichern **klicken
125 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
95 95  
96 -* Eine neue Aktivität wird erstellt.
127 +1. (((
128 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
129 +)))
97 97  
98 -xx
131 +(% style="list-style-type:circle" %)
132 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
99 99  
100 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
134 +(% start="2" %)
135 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
101 101  
137 +(% style="list-style-type:circle" %)
138 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
139 +
140 +(% start="3" %)
141 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
142 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
143 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
144 +
145 +(% style="list-style-type:circle" %)
146 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
147 +
102 102  == Checkliste erstellen ==
103 103  
104 104  1. (((
... ... @@ -110,12 +110,16 @@
110 110  )))
111 111  )))
112 112  
159 +(% style="list-style-type:circle" %)
113 113  * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
114 114  
162 +(% start="2" %)
115 115  1. Option **Checkliste** auswählen
116 116  
165 +(% style="list-style-type:circle" %)
117 117  * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
118 118  
168 +(% start="3" %)
119 119  1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
120 120  1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
121 121  1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
... ... @@ -122,68 +122,110 @@
122 122  1. Thema für Checkliste eingeben
123 123  1. Auf **+** Icon klicken
124 124  
175 +(% style="list-style-type:circle" %)
125 125  * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
126 126  
178 +(% start="8" %)
127 127  1. Weiteres freies Feld ausfüllen
128 -1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
180 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
129 129  
182 +(% style="list-style-type:circle" %)
130 130  * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
131 131  
185 +{{info}}
186 +Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
187 +Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
188 +{{/info}}
132 132  
190 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
133 133  
134 -(% class="box infomessage" %)
135 -(((
136 -Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
137 -Wie man eine solche erstellt, erfährt man __hier__.
138 -)))
139 -
140 -== Checkliste in der Übersicht ==
141 -
142 -[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
143 -
144 144  (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
145 145  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
146 -|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
147 -Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
148 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
149 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
150 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
151 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
152 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
153 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
154 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
155 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
156 -|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
194 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
195 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
196 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
197 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
198 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
199 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
200 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
201 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
202 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
203 +|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
204 +|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
205 +|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
206 +|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
157 157  
208 +== Brief erstellen ==
158 158  
210 +1. (((
211 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
212 +)))
159 159  
214 +(% style="list-style-type:circle" %)
215 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
160 160  
217 +(% start="2" %)
218 +1. Option **Brief** auswählen
161 161  
220 +(% style="list-style-type:circle" %)
221 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
162 162  
223 +(% start="3" %)
224 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
225 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
226 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
227 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
163 163  
229 +(% style="list-style-type:circle" %)
230 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
164 164  
232 +== E-Mail erstellen und versenden ==
165 165  
234 +1. (((
235 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
236 +)))
166 166  
238 +(% style="list-style-type:circle" %)
239 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
167 167  
241 +(% start="2" %)
242 +1. Option **E-Mail** auswählen
168 168  
244 +(% style="list-style-type:circle" %)
245 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
246 +* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch beigefügt.
169 169  
170 -xx
248 +(% start="3" %)
249 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
250 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
251 +1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
252 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
253 +1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
254 +1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
255 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
171 171  
257 +(% style="list-style-type:circle" %)
258 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
172 172  
260 +(% class="box infomessage" %)
261 +(((
262 +Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
173 173  
174 -= Bearbeitung einer Aktivität =
264 +Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
265 +In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
266 +)))
175 175  
176 -[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
268 +== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
177 177  
178 -(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
179 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
180 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen.
181 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen.
182 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**.
183 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
184 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
185 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
270 +[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
186 186  
272 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
273 +|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
274 +|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
275 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
276 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
277 +|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
278 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
187 187  
188 188  
189 189  
... ... @@ -196,93 +196,172 @@
196 196  
197 197  
198 198  
199 -== Aktivität erledigen ==
291 += Aktivität weiterleiten =
200 200  
201 -1. Gewünschte Aktivität in mein Desktop auswählen und öffnen
202 -1. Häkchen bei Erledigt setzen (siehe Beschreibung, Nummer 4: __Aktivität Übersicht (Beispiel Checkliste)__)
203 -1. Auf Diskette-Symbol Speichern klicken
293 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
204 204  
205 -* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
295 +(% style="list-style-type:circle" %)
296 +* Die Aktivität wird geöffnet.
206 206  
298 +(% start="2" %)
299 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
207 207  
301 +(% style="list-style-type:circle" %)
302 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
208 208  
304 +(% start="3" %)
305 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen.
306 +1. Es kann auch ein **Weiterleitungsvermerk **beigefügt werden. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet.
307 +Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen.
308 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
209 209  
210 -== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
310 +(% style="list-style-type:circle" %)
311 +* Die Aktivität erscheint im Mein Desktop beim neuen Sachbearbeiter
312 +* Die Aktivität kann (wenn im Mein Desktop eingestellt ist) als Pop-Up beim neuen Sachbearbeiter erscheinen
313 +* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
314 +* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt, da noch nicht gelesen
211 211  
212 -Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
316 += Aktivität erledigen =
213 213  
214 -* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
215 -* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
318 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
319 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
320 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
216 216  
322 +(% style="list-style-type:circle" %)
323 +* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt und ist nicht mehr in "Mein Desktop" zu sehen
324 +* In den Desktops wird die gewünschte Aktivität wird aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
325 +
217 217  (% class="box infomessage" %)
218 218  (((
219 -Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
220 -In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
221 -- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
222 -- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
328 +Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man **über **die **Checkbox "erledigt"** die Aktivitäten einsehen.
223 223  )))
224 224  
331 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
225 225  
333 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
334 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
226 226  
227 -= Aktivität löschen =
336 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
337 +
338 +)))
228 228  
229 -1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
340 +(% style="list-style-type:circle" %)
341 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
230 230  
231 -* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
343 +(% start="2" %)
344 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
232 232  
233 -1. Button **Löschen **anklicken
346 +(% style="list-style-type:circle" %)
347 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
234 234  
235 -* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
349 +(% start="3" %)
350 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
236 236  
352 +(% style="list-style-type:circle" %)
353 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
237 237  
355 +(% start="4" %)
356 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
357 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
238 238  
359 +(% style="list-style-type:circle" %)
360 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
239 239  
362 +(% start="6" %)
363 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
364 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
240 240  
366 +(% style="list-style-type:circle" %)
367 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
241 241  
369 += Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
242 242  
371 +[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
243 243  
373 +(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
374 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
375 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
376 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
377 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
378 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
379 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
380 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
244 244  
382 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
245 245  
246 -xxx
384 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
247 247  
386 +(% style="list-style-type:circle" %)
387 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
248 248  
389 +(% start="2" %)
390 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
249 249  
392 +(% style="list-style-type:circle" %)
393 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
250 250  
395 +(% start="3" %)
396 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
251 251  
398 +(% style="list-style-type:circle" %)
399 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
252 252  
401 +(% start="4" %)
402 +1. Eingaben tätigen
403 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
253 253  
254 -xx
405 +(% style="list-style-type:circle" %)
406 +* Die Aktivität wird erstellt.
255 255  
408 += Aktivität suchen =
256 256  
410 +1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
411 +1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
412 +1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben
413 +1. **Enter**-Taste drücken
257 257  
415 +(% style="list-style-type:circle" %)
416 +* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
258 258  
418 +(% class="box infomessage" %)
419 +(((
420 +Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
421 +)))
259 259  
423 += Löschvorgang einer Aktivität =
260 260  
425 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
261 261  
427 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
262 262  
429 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
430 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
431 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
263 263  
264 -xx
433 +(% class="box infomessage" %)
434 +(((
435 +Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
436 +Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
265 265  
438 +Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
266 266  
440 +* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
441 +* es sich um eine Folgeaktivität
442 +* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
443 +* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
444 +* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
445 +)))
267 267  
268 268  
448 +== Aktivität löschen ==
269 269  
450 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
270 270  
452 +(% style="list-style-type:circle" %)
453 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
271 271  
455 +(% start="2" %)
456 +1. Button **Löschen **anklicken
272 272  
273 -
274 -
275 -
276 -
277 -xx
278 -
279 -
280 -
281 -
282 -
283 -
284 -
285 -
286 -
287 -
288 -xx
458 +(% style="list-style-type:circle" %)
459 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
Aktivitaet-checkliste-erstellen.png
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Aktivitaeten-Uebersicht.png
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Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
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Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet.png
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Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png
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Aktivitaetsvorlagen_Version2.png
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Aufbau_Aktivitaet.png
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E-Mail_Neuanlage_An.png
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Weitere_Funktionen_einer_Aktivitaet.png
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