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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2023/11/06 08:38
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,140 +5,58 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Bedeutung von Aktivitäten =
14 14  
15 -Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 -
10 +Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 +Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 +Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
17 17  
14 +
18 18  = Aktivitätstypen =
19 19  
20 -[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
17 +[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
21 21  
22 -(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 -Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 -|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
19 +(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 +Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
34 34  
35 -= Aktivität erstellen =
36 36  
37 -1. **+** Icon auswählen
38 38  
39 -(% style="list-style-type:circle" %)
40 -* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
41 41  
42 -(% start="2" %)
43 -1. Gewünschte Aktivität auswählen
44 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
45 -1. Betreff angeben
46 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
47 47  
48 -(% style="list-style-type:circle" %)
49 -* Eine neue Aktivität wird erstellt.
50 50  
51 -(% class="box infomessage" %)
52 -(((
53 -Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
54 -Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
55 -)))
56 56  
57 57  
58 -= Aufbau einer Aktivität =
59 59  
60 -[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
61 61  
62 -(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
63 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
64 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer VIP Aktivität machen.
65 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
66 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den Zeitpunkt des Termins.
67 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die Wiedervorlage erstellt wird und bei Erinnerung legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
68 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
69 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
70 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den Bezug kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen.
71 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der Kontakt desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
72 -|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die Telefonnummer automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
73 -|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der Betreff ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
74 -|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der Inhalt einer Aktivität.
75 -|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der Sachbearbeiter (in dem Fall der Account, von dem aus man gerade im System ist), wird hier generiert.
76 -|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die Aktivität speichern, geht das über das Disketten-Icon Speichern.
77 77  
78 78  
79 79  
80 80  
44 += Aktivität erstellen =
81 81  
46 +1. **+** Icon auswählen
82 82  
83 -
84 -
85 -
86 -
87 -
88 -
89 -
90 -
91 -
92 -xx
93 -
94 -
95 -
96 -
97 -
98 -
99 -
100 -= Weitere Funktionen einer Aktivität =
101 -
102 -[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
103 -
104 -(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
105 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
106 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
107 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
108 -Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
109 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
110 -Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
111 -Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
112 -)))
113 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
114 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
115 -Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
116 -)))
117 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
118 -
119 -== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
120 -
121 -1. (((
122 -**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
123 -)))
124 -
125 125  (% style="list-style-type:circle" %)
126 -* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
49 +* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
127 127  
128 128  (% start="2" %)
129 -1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
52 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
53 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
54 +1. Betreff angeben
55 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
130 130  
131 131  (% style="list-style-type:circle" %)
132 -* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
58 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
133 133  
134 -(% start="3" %)
135 -1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
136 -1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
137 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
138 -
139 -(% style="list-style-type:circle" %)
140 -* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
141 -
142 142  == Checkliste erstellen ==
143 143  
144 144  1. (((
... ... @@ -176,29 +176,46 @@
176 176  (% style="list-style-type:circle" %)
177 177  * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
178 178  
179 -{{info}}
180 -Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
181 -Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
182 -{{/info}}
97 +(% class="box infomessage" %)
98 +(((
99 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
100 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
101 +)))
183 183  
184 -[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
103 +[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
185 185  
186 186  (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
187 187  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
188 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
189 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
190 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
191 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
192 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
193 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
194 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
195 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
196 -|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
197 -|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
198 -|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
199 -|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
200 -|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
107 +|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
108 +Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
109 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
110 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
111 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
112 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
113 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
114 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
115 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
116 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
117 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
201 201  
119 +
120 +
121 +
122 +
123 +
124 +
125 +
126 +
127 +
128 +
129 +
130 +
131 +
132 +
133 +
134 +
135 +=== ===
136 +
202 202  == Brief erstellen ==
203 203  
204 204  1. (((
... ... @@ -217,13 +217,13 @@
217 217  (% start="3" %)
218 218  1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
219 219  1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
220 -1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
155 +1. **Vorlage **auswählen
221 221  1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
222 222  
223 223  (% style="list-style-type:circle" %)
224 224  * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
225 225  
226 -== E-Mail erstellen und versenden ==
161 +== E-Mail erstellen ==
227 227  
228 228  1. (((
229 229  **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
... ... @@ -237,76 +237,66 @@
237 237  
238 238  (% style="list-style-type:circle" %)
239 239  * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
240 -* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch generiert.
241 241  
242 242  (% start="3" %)
243 243  1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
244 -1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
245 -1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
178 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt.
179 +1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
246 246  1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
247 -1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
248 -1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
181 +1. **Vorlage **auswählen
249 249  1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
250 250  
251 251  (% style="list-style-type:circle" %)
252 252  * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
253 253  
254 -(% class="box infomessage" %)
255 -(((
256 -Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
187 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
257 257  
258 -Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
259 -In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
189 +1. (((
190 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
260 260  )))
261 261  
262 -== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
263 -
264 -[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
265 -
266 -(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
267 -|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
268 -|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
269 -|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
270 -|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
271 -|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
272 -|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
273 -
274 -= Aktivität weiterleiten =
275 -
276 -1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
277 -
278 278  (% style="list-style-type:circle" %)
279 -* Die Aktivität wird geöffnet.
194 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
280 280  
281 281  (% start="2" %)
282 -1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
197 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
283 283  
284 284  (% style="list-style-type:circle" %)
285 -* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
200 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
286 286  
287 287  (% start="3" %)
288 -1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
289 -1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
203 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
204 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
205 +1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
206 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
290 290  
291 291  (% style="list-style-type:circle" %)
292 -* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
293 -* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt.
209 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
294 294  
295 -= Aktivität erledigen =
211 +(% class="box infomessage" %)
212 +(((
213 +**Tipp**:
214 +Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
215 +So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
216 +Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
217 +)))
296 296  
297 -1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
298 -1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
299 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
219 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
300 300  
301 -(% style="list-style-type:circle" %)
302 -* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt.
303 -* Die gewünschte Aktivität wird somit aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
221 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
304 304  
305 -(% class="box infomessage" %)
306 -(((
307 -Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man nach ihr **filtern**. Dies ist **über **die **Checkboxen **bei **offen **und **erledigt** über den Aktivitäten möglich.
308 -Je nach dem, wo man hier das Häkchen setzt, filtert man dementsprechend.
223 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
224 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
225 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
226 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
227 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
228 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
229 +**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
230 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
309 309  )))
232 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
233 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
234 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
310 310  
311 311  = Aktivitätsvorlagen erstellen =
312 312  
... ... @@ -314,7 +314,8 @@
314 314  Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
315 315  
316 316  1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
317 -
242 +(% style="float:right" %)
243 +[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
318 318  )))
319 319  
320 320  (% style="list-style-type:circle" %)
... ... @@ -346,19 +346,6 @@
346 346  (% style="list-style-type:circle" %)
347 347  * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
348 348  
349 -= Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
350 -
351 -[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
352 -
353 -(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
354 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
355 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
356 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
357 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
358 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
359 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
360 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
361 -
362 362  = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
363 363  
364 364  1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
... ... @@ -385,46 +385,42 @@
385 385  (% style="list-style-type:circle" %)
386 386  * Die Aktivität wird erstellt.
387 387  
388 -= Aktivität suchen =
301 += Aktivität weiterleiten =
389 389  
390 -1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
391 -1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
392 -1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
393 -1. **Enter**-Taste drücken
303 +1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
394 394  
395 395  (% style="list-style-type:circle" %)
396 -* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
306 +* Die Aktivität wird geöffnet.
397 397  
398 -(% class="box infomessage" %)
399 -(((
400 -Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
401 -)))
308 +(% start="2" %)
309 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
402 402  
403 -= Löschvorgang einer Aktivität =
311 +(% style="list-style-type:circle" %)
312 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
404 404  
405 -== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
314 +(% start="3" %)
315 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
316 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
406 406  
407 -Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
318 += Aktivität erledigen =
408 408  
409 -* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
410 -* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
411 -* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
320 +1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
321 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
322 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
412 412  
413 -(% class="box infomessage" %)
414 -(((
415 -Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
416 -Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
324 +(% style="list-style-type:circle" %)
325 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
417 417  
418 -Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
327 += Löschvorgang einer Aktivität =
419 419  
420 -* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
421 -* es sich um eine Folgeaktivität
422 -* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
423 -* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
424 -* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
425 -)))
329 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
426 426  
331 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
427 427  
333 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
334 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
335 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
336 +
428 428  == Aktivität löschen ==
429 429  
430 430  1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
... ... @@ -437,3 +437,5 @@
437 437  
438 438  (% style="list-style-type:circle" %)
439 439  * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
349 +
350 +
Aktivitaet-checkliste-erstellen.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Aktivitaeten-Uebersicht.png
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Inhalt
Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Aktivitaetsvorlagen_Version2.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Aufbau_Aktivitaet.png
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Inhalt
E-Mail_Neuanlage_An.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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