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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
Von Version 132.1
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am 2024/09/26 15:20
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/18 08:20
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -32,48 +32,15 @@
32 32  |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 33  |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
34 34  
35 -= Aktivität erstellen =
36 36  
37 -1. **+** Icon auswählen
38 38  
39 -(% style="list-style-type:circle" %)
40 -* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
41 41  
42 -(% start="2" %)
43 -1. Gewünschte Aktivität auswählen
44 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
45 -1. Betreff angeben
46 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
47 47  
48 -(% style="list-style-type:circle" %)
49 -* Eine neue Aktivität wird erstellt.
50 50  
51 -(% class="box infomessage" %)
52 -(((
53 -Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
54 -Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
55 -)))
56 56  
57 57  
58 -= Aufbau einer Aktivität =
59 59  
60 -[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
61 61  
62 -(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
63 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
64 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer VIP Aktivität machen.
65 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
66 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den Zeitpunkt des Termins.
67 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die Wiedervorlage erstellt wird und bei Erinnerung legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
68 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
69 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
70 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen.
71 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
72 -|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
73 -|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
74 -|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.
75 -|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.
76 -|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.
77 77  
78 78  
79 79  
... ... @@ -82,20 +82,29 @@
82 82  
83 83  
84 84  
52 += Aktivität erstellen =
85 85  
54 +1. **+** Icon auswählen
86 86  
56 +(% style="list-style-type:circle" %)
57 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
87 87  
59 +(% start="2" %)
60 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
61 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
62 +1. Betreff angeben
63 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
88 88  
65 +(% style="list-style-type:circle" %)
66 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
89 89  
68 +(% class="box infomessage" %)
69 +(((
70 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
71 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
72 +)))
90 90  
91 -xx
92 92  
93 -
94 -
95 -
96 -
97 -
98 -
99 99  = Weitere Funktionen einer Aktivität =
100 100  
101 101  [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
... ... @@ -107,7 +107,7 @@
107 107  Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
108 108  |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
109 109  Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
110 -Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
86 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
111 111  )))
112 112  |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
113 113  |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
... ... @@ -115,6 +115,22 @@
115 115  )))
116 116  |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
117 117  
94 +
95 +
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100 +
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105 +
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107 +
108 +
109 +
118 118  == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
119 119  
120 120  1. (((
... ... @@ -180,13 +180,13 @@
180 180  Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
181 181  {{/info}}
182 182  
183 -[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
175 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="566" style="float:left" width="598"]]
184 184  
185 185  (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
186 186  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
187 187  |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
188 188  |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
189 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
181 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte.
190 190  |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
191 191  |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
192 192  |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
... ... @@ -236,7 +236,6 @@
236 236  
237 237  (% style="list-style-type:circle" %)
238 238  * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
239 -* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch generiert.
240 240  
241 241  (% start="3" %)
242 242  1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
... ... @@ -243,7 +243,7 @@
243 243  1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
244 244  1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
245 245  1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
246 -1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
237 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
247 247  1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
248 248  1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
249 249  
... ... @@ -265,11 +265,27 @@
265 265  (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
266 266  |=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
267 267  |(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
268 -|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
269 -|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
259 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
260 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Eine beliebige E-Mail Adresse wozu der Kontakt nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.
270 270  |(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
271 -|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
262 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.
272 272  
264 +
265 +
266 +
267 +
268 +
269 +
270 +
271 +
272 +
273 +
274 +
275 +
276 +
277 +
278 +
279 +
273 273  = Aktivität weiterleiten =
274 274  
275 275  1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
... ... @@ -287,26 +287,15 @@
287 287  1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
288 288  1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
289 289  
290 -(% style="list-style-type:circle" %)
291 -* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
292 -* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt.
293 -
294 294  = Aktivität erledigen =
295 295  
296 -1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
299 +1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
297 297  1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
298 298  1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
299 299  
300 300  (% style="list-style-type:circle" %)
301 -* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt.
302 -* Die gewünschte Aktivität wird somit aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
304 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
303 303  
304 -(% class="box infomessage" %)
305 -(((
306 -Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man nach ihr **filtern**. Dies ist **über **die **Checkboxen **bei **offen **und **erledigt** über den Aktivitäten möglich.
307 -Je nach dem, wo man hier das Häkchen setzt, filtert man dementsprechend.
308 -)))
309 -
310 310  = Aktivitätsvorlagen erstellen =
311 311  
312 312  Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
... ... @@ -313,7 +313,8 @@
313 313  Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
314 314  
315 315  1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
316 -
312 +(% style="float:right" %)
313 +[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
317 317  )))
318 318  
319 319  (% style="list-style-type:circle" %)
... ... @@ -347,7 +347,7 @@
347 347  
348 348  = Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
349 349  
350 -[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
347 +[[image:Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png||height="380" style="float:left" width="887"]]
351 351  
352 352  (% style="margin-left:auto; width:631px" %)
353 353  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
... ... @@ -356,8 +356,9 @@
356 356  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
357 357  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
358 358  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
359 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
360 360  
357 +xx
358 +
361 361  = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
362 362  
363 363  1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
... ... @@ -406,7 +406,7 @@
406 406  Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
407 407  
408 408  * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
409 -* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
407 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
410 410  * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
411 411  
412 412  (% class="box infomessage" %)
Aktivitaetsvorlagen_Version2.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -167.2 KB
Inhalt
Aufbau_Aktivitaet.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -246.7 KB
Inhalt