Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten
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Zusammenfassung
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Seiteneigenschaften (3 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
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Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 7 gelöscht)
Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -010. 6Aktivitäten1 +010.3 Aktivitäten - Dokument-Autor
-
... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. kprummer1 +XWiki.MarcoBauer - Inhalt
-
... ... @@ -5,32 +5,28 @@ 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 -(% class="box warningmessage" %) 9 -((( 10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar 11 -))) 12 - 13 13 = Bedeutung von Aktivitäten = 14 14 15 -Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden. 16 - 10 +Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar. 11 +Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden. 12 +Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen. 17 17 14 + 18 18 = Aktivitätstypen = 19 19 20 -[[image:Aktivit aeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png"height="526" style="float:left" width="239"]]17 +[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]] 21 21 22 -(% style="margin-left:auto; width:1244px" %) 23 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung 24 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**. 25 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert. 26 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe. 27 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden. 28 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**. 29 -Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]] 30 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden. 31 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten. 32 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen. 33 -|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt. 19 +(% style="margin-left:auto; width:1162px" %) 20 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung 21 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**. 22 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**. 23 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe. 24 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. 25 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**. 26 +Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]). 27 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. 28 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten. 29 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen. 34 34 35 35 36 36 ... ... @@ -37,25 +37,12 @@ 37 37 38 38 39 39 40 - 41 - 42 - 43 - 44 - 45 - 46 - 47 - 48 - 49 - 50 - 51 - 52 - 53 53 = Aktivität erstellen = 54 54 55 55 1. **+** Icon auswählen 56 56 57 57 (% style="list-style-type:circle" %) 58 -* Die **Aktivität stypen **werden gelistet.41 +* Die **Aktivitäten **werden gelistet. 59 59 60 60 (% start="2" %) 61 61 1. Gewünschte Aktivität auswählen ... ... @@ -66,88 +66,10 @@ 66 66 (% style="list-style-type:circle" %) 67 67 * Eine neue Aktivität wird erstellt. 68 68 69 -(% class="box infomessage" %) 70 -((( 71 -Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann. 72 -Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]]. 73 -))) 74 - 75 - 76 -= Aufbau einer Aktivität = 77 - 78 -[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]] 79 - 80 -(% style="margin-left:auto; width:682px" %) 81 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung 82 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen. 83 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]]. 84 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins. 85 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte. 86 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität. 87 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat. 88 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen. 89 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen. 90 -|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben. 91 -|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen. 92 -|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität. 93 -|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert. 94 -|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern. 95 - 96 - 97 - 98 - 99 - 100 - 101 101 xx 102 102 54 += Anwendungsbeispiel Checkliste = 103 103 104 - 105 - 106 - 107 - 108 - 109 -= Weitere Funktionen einer Aktivität = 110 - 111 -[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]] 112 - 113 -(% style="margin-left:auto; width:908px" %) 114 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung 115 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung. 116 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich. 117 -Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet. 118 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)((( 119 -Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist. 120 -Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden. 121 -))) 122 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert. 123 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)((( 124 -Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken). 125 -))) 126 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun. 127 - 128 -== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen == 129 - 130 -1. ((( 131 -**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 132 -))) 133 - 134 -(% style="list-style-type:circle" %) 135 -* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 136 - 137 -(% start="2" %) 138 -1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen 139 - 140 -(% style="list-style-type:circle" %) 141 -* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet. 142 - 143 -(% start="3" %) 144 -1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 145 -1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 146 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 147 - 148 -(% style="list-style-type:circle" %) 149 -* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt. 150 - 151 151 == Checkliste erstellen == 152 152 153 153 1. ((( ... ... @@ -180,293 +180,218 @@ 180 180 181 181 (% start="8" %) 182 182 1. Weiteres freies Feld ausfüllen 183 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken88 +1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken 184 184 185 185 (% style="list-style-type:circle" %) 186 186 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt. 187 187 188 -{{info}} 189 -Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden. 190 -Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält. 191 -{{/info}} 93 +(% class="box infomessage" %) 94 +((( 95 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann. 96 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]]. 97 +))) 192 192 193 - [[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png"height="536"style="float:left" width="567"]]99 +== Checkliste in der Übersicht == 194 194 101 +[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]] 102 + 195 195 (% style="margin-left:auto; width:918px" %) 196 196 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung 197 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. 198 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird. 199 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen. 200 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung. 201 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht. 202 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt. 203 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein. 204 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt. 205 -|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität. 206 -|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb. 207 -|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein. 208 -|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen. 209 -|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität. 105 +|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden. 106 +Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt. 107 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben. 108 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt. 109 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird. 110 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde. 111 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. 112 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**. 113 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__ 114 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein. 115 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität. 210 210 211 - == Brief erstellen ==117 +xx 212 212 213 -1. ((( 214 -**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 119 + 120 + 121 += Weitere Funktionen einer Aktivität = 122 + 123 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]] 124 + 125 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %) 126 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung 127 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung. 128 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich. 129 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet. 130 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)((( 131 +**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist. 132 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden. 215 215 ))) 134 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. 135 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier. 136 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun. 216 216 217 -(% style="list-style-type:circle" %) 218 -* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 219 219 220 -(% start="2" %) 221 -1. Option **Brief** auswählen 222 222 223 -(% style="list-style-type:circle" %) 224 -* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet. 225 225 226 -(% start="3" %) 227 -1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 228 -1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 229 -1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen 230 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 231 231 232 -(% style="list-style-type:circle" %) 233 -* Der Brief wird gespeichert und angelegt. 234 234 235 -== E-Mail erstellen und versenden == 236 236 237 -1. ((( 238 -**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 144 + 145 + 146 += Aktivitätsvorlagen erstellen = 147 + 148 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten. 149 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden. 150 + 151 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben((( 152 +(% style="float:right" %) 153 +[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]] 239 239 ))) 240 240 241 241 (% style="list-style-type:circle" %) 242 -* Dr op-DownmitmöglichenAktivitätenwird geöffnet.157 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt. 243 243 244 244 (% start="2" %) 245 -1. Option**E-Mail**auswählen160 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken 246 246 247 247 (% style="list-style-type:circle" %) 248 -* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet. 249 -* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch generiert. 163 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 250 250 251 251 (% start="3" %) 252 -1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 253 -1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist. 254 -1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen 255 -1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 256 -1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen 257 -1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail 258 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 166 +1. **+** Icon rechts unten auswählen 259 259 260 260 (% style="list-style-type:circle" %) 261 -* Die E-Mailwirdgespeichert undangelegt.169 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet. 262 262 263 -(% class="box infomessage" %)264 -( ((265 - Manchmalfügt man einer Aktivität mit vom TypE-MaileinenAnhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.171 +(% start="4" %) 172 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können) 173 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 266 266 267 -Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt. 268 -In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt. 269 -))) 175 +(% style="list-style-type:circle" %) 176 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet. 270 270 271 -== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail == 178 +(% start="6" %) 179 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen 180 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 272 272 273 -[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]] 182 +(% style="list-style-type:circle" %) 183 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt. 274 274 275 -(% style="margin-left:auto; width:793px" %) 276 -|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung 277 -|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**. 278 -|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden. 279 -|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet. 280 -|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen. 281 -|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist. 185 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen = 282 282 283 - (%class="wikigeneratedid"%)187 +In Mein Desktop das + Icon anklicken 284 284 189 +Das Dropdown-Menü wird geöffnet. 285 285 191 +Auf Option Vorlagen gehen 286 286 193 +Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 287 287 195 +Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen 288 288 197 +Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet. 289 289 199 +Eingaben tätigen 290 290 201 +Auf Disketten Icon Speichern klicken 291 291 203 +Die Aktivität wird erstellt. 292 292 205 += Aktivität weiterleiten = 293 293 207 +In mein Desktop auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken 294 294 209 +Die Aktivität wird geöffnet. 295 295 211 +Weiterleiten Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer) 296 296 213 +Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet. 297 297 215 +Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen 298 298 217 +Auswahl mit OK-Button bestätigen 299 299 219 += Aktivität erledigen = 300 300 301 -= Aktivität weiterleiten = 221 +1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen 222 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__) 223 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken 302 302 303 -1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken 304 - 305 305 (% style="list-style-type:circle" %) 306 -* Die Aktivität wird geöffnet.226 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt 307 307 308 -(% start="2" %) 309 -1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken 228 += Löschvorgang einer Aktivität = 310 310 311 -(% style="list-style-type:circle" %) 312 -* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet. 230 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität == 313 313 314 -(% start="3" %) 315 -1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen 316 -1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen 232 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus: 317 317 318 -(% style="list-style-type:circle" %) 319 -* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat. 320 -* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt. 234 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt) 235 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen 321 321 322 322 (% class="box infomessage" %) 323 323 ((( 324 -Wenn man eine Aktivität weiterleitet, dann kann man auch einen **Weiterleitungsvermerk **beifügen. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet. 325 -Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen. 239 +Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern. 240 +In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen: 241 +- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**) 242 +- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt 326 326 ))) 327 327 328 -= Aktivität erledigen = 329 329 330 -1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken 331 -1. Häkchen bei **Erledigt **setzen 332 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken 333 333 334 -(% style="list-style-type:circle" %) 335 -* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt. 336 -* Die gewünschte Aktivität wird somit aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt. 247 +== Aktivität löschen == 337 337 338 -(% class="box infomessage" %) 339 -((( 340 -Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man nach ihr **filtern**. Dies ist **über **die **Checkboxen **bei **offen **und **erledigt** über den Aktivitäten möglich. 341 -Je nach dem, wo man hier das Häkchen setzt, filtert man dementsprechend. 342 -))) 249 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken 343 343 344 -= Aktivitätsvorlagen erstellen = 345 - 346 -Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten. 347 -Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden. 348 - 349 -1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben((( 350 - 351 -))) 352 - 353 353 (% style="list-style-type:circle" %) 354 -* Die E rgebnisse derSchnellsuchewerdenangezeigt.252 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet. 355 355 356 356 (% start="2" %) 357 -1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen**doppelklicken255 +1. Button **Löschen **anklicken 358 358 359 359 (% style="list-style-type:circle" %) 360 -* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagenwerdenangezeigt.258 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht. 361 361 362 -(% start="3" %) 363 -1. **+** Icon rechts unten auswählen 260 +xxx 364 364 365 -(% style="list-style-type:circle" %) 366 -* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet. 367 367 368 -(% start="4" %) 369 -1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können) 370 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 371 371 372 -(% style="list-style-type:circle" %) 373 -* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet. 374 374 375 -(% start="6" %) 376 -1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen 377 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 378 378 379 -(% style="list-style-type:circle" %) 380 -* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt. 381 381 382 -= Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten = 383 383 384 - [[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]268 +xx 385 385 386 -(% style="margin-left:auto; width:631px" %) 387 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung 388 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar. 389 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet. 390 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt. 391 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt. 392 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert. 393 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen. 394 394 395 -= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen = 396 396 397 -1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken 398 398 399 -(% style="list-style-type:circle" %) 400 -* Das Dropdown-Menü wird geöffnet. 401 401 402 -(% start="2" %) 403 -1. Auf Option **Vorlagen **gehen 404 404 405 -(% style="list-style-type:circle" %) 406 -* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 407 407 408 -(% start="3" %) 409 -1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen 410 410 411 -(% style="list-style-type:circle" %) 412 -* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet. 413 413 414 -(% start="4" %) 415 -1. Eingaben tätigen 416 -1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken 278 +xx 417 417 418 -(% style="list-style-type:circle" %) 419 -* Die Aktivität wird erstellt. 420 420 421 -= Aktivität suchen = 422 422 423 -1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln 424 -1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken 425 -1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben 426 -1. **Enter**-Taste drücken 427 427 428 -(% style="list-style-type:circle" %) 429 -* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet. 430 430 431 -(% class="box infomessage" %) 432 -((( 433 -Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden. 434 -))) 435 435 436 -= Löschvorgang einer Aktivität = 437 437 438 -== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität == 439 439 440 -Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus: 441 441 442 -* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten 443 -* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen 444 -* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt 445 445 446 -(% class="box infomessage" %) 447 -((( 448 -Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. 449 -Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist. 450 450 451 -Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**... 452 452 453 -* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt. 454 -* es sich um eine Folgeaktivität 455 -* jemand anderes die Aktivität erstellt hat. 456 -* eine aus der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist. 457 -* eine aus der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist. 458 -))) 291 +xx 459 459 460 460 461 -== Aktivität löschen == 462 462 463 -1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken 464 464 465 -(% style="list-style-type:circle" %) 466 -* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet. 467 467 468 -(% start="2" %) 469 -1. Button **Löschen **anklicken 470 470 471 -(% style="list-style-type:circle" %) 472 -* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht. 298 + 299 + 300 + 301 + 302 +xx
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