Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten
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Zusammenfassung
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Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 7 gelöscht)
Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -010. 6Aktivitäten1 +010.3 Aktivitäten - Dokument-Autor
-
... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. kprummer1 +XWiki.MarcoBauer - Inhalt
-
... ... @@ -5,53 +5,38 @@ 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 -(% class="box warningmessage" %) 9 -((( 10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar 11 -))) 12 - 13 13 = Bedeutung von Aktivitäten = 14 14 15 -Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden. 16 - 10 +Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar. 11 +Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden. 12 +Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen. 17 17 14 + 18 18 = Aktivitätstypen = 19 19 20 -[[image:Aktivit aeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png"height="526" style="float:left" width="239"]]17 +[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]] 21 21 22 -(% style="margin-left:auto; width:1244px" %) 23 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung 24 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**. 25 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert. 26 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe. 27 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden. 28 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**. 29 -Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]] 30 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden. 31 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten. 32 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen. 33 -|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt. 19 +(% style="margin-left:auto; width:1162px" %) 20 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung 21 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**. 22 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**. 23 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe. 24 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. 25 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**. 26 +Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]). 27 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. 28 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten. 29 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen. 34 34 35 35 36 36 37 37 38 - 39 - 40 - 41 - 42 - 43 - 44 - 45 - 46 - 47 - 48 - 49 49 = Aktivität erstellen = 50 50 51 51 1. **+** Icon auswählen 52 52 53 53 (% style="list-style-type:circle" %) 54 -* Die **Aktivität stypen **werden gelistet.39 +* Die **Aktivitäten **werden gelistet. 55 55 56 56 (% start="2" %) 57 57 1. Gewünschte Aktivität auswählen ... ... @@ -62,84 +62,10 @@ 62 62 (% style="list-style-type:circle" %) 63 63 * Eine neue Aktivität wird erstellt. 64 64 65 -(% class="box infomessage" %) 66 -((( 67 -Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann. 68 -Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]]. 69 -))) 70 - 71 - 72 -= Aufbau einer Aktivität = 73 - 74 -[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]] 75 - 76 -(% style="margin-left:auto; width:682px" %) 77 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung 78 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen. 79 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]]. 80 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins. 81 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte. 82 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität. 83 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat. 84 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen. 85 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen. 86 -|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben. 87 -|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen. 88 -|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität. 89 -|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert. 90 -|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern. 91 - 92 - 93 93 xx 94 94 52 += Anwendungsbeispiel Checkliste = 95 95 96 - 97 - 98 - 99 - 100 - 101 -= Weitere Funktionen einer Aktivität = 102 - 103 -[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]] 104 - 105 -(% style="margin-left:auto; width:908px" %) 106 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung 107 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung. 108 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich. 109 -Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet. 110 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)((( 111 -Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist. 112 -Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden. 113 -))) 114 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert. 115 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)((( 116 -Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken). 117 -))) 118 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun. 119 - 120 -== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen == 121 - 122 -1. ((( 123 -**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 124 -))) 125 - 126 -(% style="list-style-type:circle" %) 127 -* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 128 - 129 -(% start="2" %) 130 -1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen 131 - 132 -(% style="list-style-type:circle" %) 133 -* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet. 134 - 135 -(% start="3" %) 136 -1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 137 -1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 138 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 139 - 140 -(% style="list-style-type:circle" %) 141 -* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt. 142 - 143 143 == Checkliste erstellen == 144 144 145 145 1. ((( ... ... @@ -172,286 +172,216 @@ 172 172 173 173 (% start="8" %) 174 174 1. Weiteres freies Feld ausfüllen 175 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken86 +1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken 176 176 177 177 (% style="list-style-type:circle" %) 178 178 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt. 179 179 180 -{{info}} 181 -Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden. 182 -Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält. 183 -{{/info}} 91 +(% class="box infomessage" %) 92 +((( 93 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann. 94 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]]. 95 +))) 184 184 185 - [[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png"height="536"style="float:left" width="567"]]97 +== Checkliste in der Übersicht == 186 186 99 +[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]] 100 + 187 187 (% style="margin-left:auto; width:918px" %) 188 188 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung 189 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. 190 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird. 191 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen. 192 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung. 193 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht. 194 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt. 195 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein. 196 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt. 197 -|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität. 198 -|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb. 199 -|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein. 200 -|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen. 201 -|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität. 103 +|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden. 104 +Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt. 105 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben. 106 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt. 107 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird. 108 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde. 109 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. 110 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**. 111 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__ 112 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein. 113 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität. 202 202 203 - == Brief erstellen ==115 +xx 204 204 205 -1. ((( 206 -**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 117 + 118 + 119 += Weitere Funktionen einer Aktivität = 120 + 121 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]] 122 + 123 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %) 124 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung 125 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung. 126 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich. 127 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet. 128 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)((( 129 +**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist. 130 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden. 207 207 ))) 132 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. 133 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier. 134 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun. 208 208 209 -(% style="list-style-type:circle" %) 210 -* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 211 211 212 -(% start="2" %) 213 -1. Option **Brief** auswählen 214 214 215 -(% style="list-style-type:circle" %) 216 -* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet. 217 217 218 -(% start="3" %) 219 -1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 220 -1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 221 -1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen 222 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 223 223 224 -(% style="list-style-type:circle" %) 225 -* Der Brief wird gespeichert und angelegt. 226 226 227 -== E-Mail erstellen und versenden == 228 228 229 -1. ((( 230 -**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 142 += Aktivitätsvorlagen erstellen = 143 + 144 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten. 145 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden. 146 + 147 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben((( 148 +(% style="float:right" %) 149 +[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]] 231 231 ))) 232 232 233 233 (% style="list-style-type:circle" %) 234 -* Dr op-DownmitmöglichenAktivitätenwird geöffnet.153 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt. 235 235 236 236 (% start="2" %) 237 -1. Option**E-Mail**auswählen156 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken 238 238 239 239 (% style="list-style-type:circle" %) 240 -* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet. 241 -* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch generiert. 159 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 242 242 243 243 (% start="3" %) 244 -1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 245 -1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist. 246 -1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen 247 -1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 248 -1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen 249 -1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail 250 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 162 +1. **+** Icon rechts unten auswählen 251 251 252 252 (% style="list-style-type:circle" %) 253 -* Die E-Mailwirdgespeichert undangelegt.165 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet. 254 254 255 -(% class="box infomessage" %)256 -( ((257 - Manchmalfügt man einer Aktivität mit vom TypE-MaileinenAnhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.167 +(% start="4" %) 168 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können) 169 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 258 258 259 -Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt. 260 -In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt. 261 -))) 171 +(% style="list-style-type:circle" %) 172 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet. 262 262 263 -== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail == 174 +(% start="6" %) 175 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen 176 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 264 264 265 -[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]] 178 +(% style="list-style-type:circle" %) 179 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt. 266 266 267 -(% style="margin-left:auto; width:793px" %) 268 -|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung 269 -|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**. 270 -|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden. 271 -|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet. 272 -|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen. 273 -|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist. 181 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen = 274 274 183 +In Mein Desktop das + Icon anklicken 275 275 185 +Das Dropdown-Menü wird geöffnet. 276 276 187 +Auf Option Vorlagen gehen 277 277 189 +Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 278 278 191 +Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen 279 279 193 +Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet. 280 280 195 +Eingaben tätigen 281 281 197 +Auf Disketten Icon Speichern klicken 282 282 199 +Die Aktivität wird erstellt. 283 283 201 += Aktivität weiterleiten = 284 284 203 +In mein Desktop auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken 285 285 205 +Die Aktivität wird geöffnet. 286 286 207 +Weiterleiten Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]]) 287 287 209 +Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet. 288 288 289 - =Aktivitätweiterleiten=211 +Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen 290 290 291 - 1.In **Mein Desktop**oder aus den anderen** Desktops**auf gewünschte Aktivitätaus der Listedoppelklicken213 +Auswahl mit OK-Button bestätigen 292 292 293 -(% style="list-style-type:circle" %) 294 -* Die Aktivität wird geöffnet. 215 += Aktivität erledigen = 295 295 296 -(% start="2" %) 297 -1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken 217 +1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen 218 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__) 219 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken 298 298 299 299 (% style="list-style-type:circle" %) 300 -* Das Fenster zur Auswahl einesMitarbeiters,zu dem man dieAktivität weiterleitenkann, wirdgeöffnet.222 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt 301 301 302 -(% start="3" %) 303 -1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen. 304 -1. Es kann auch ein **Weiterleitungsvermerk **beigefügt werden. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet. 305 -Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen. 306 -1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen 224 += Löschvorgang einer Aktivität = 307 307 308 -(% style="list-style-type:circle" %) 309 -* Die Aktivität erscheint im Mein Desktop beim neuen Sachbearbeiter 310 -* Die Aktivität kann (wenn im Mein Desktop eingestellt ist) als Pop-Up beim neuen Sachbearbeiter erscheinen 311 -* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat. 312 -* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt, da noch nicht gelesen 226 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität == 313 313 314 - =Aktivität erledigen=228 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus: 315 315 316 -1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken 317 -1. Häkchen bei **Erledigt **setzen 318 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken 230 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt) 231 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen 319 319 320 -(% style="list-style-type:circle" %) 321 -* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt und ist nicht mehr in "Mein Desktop" zu sehen 322 -* In den Desktops wird die gewünschte Aktivität wird aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt. 323 - 324 324 (% class="box infomessage" %) 325 325 ((( 326 -Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man **über **die **Checkbox "erledigt"** die Aktivitäten einsehen. 235 +Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern. 236 +In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen: 237 +- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**) 238 +- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt 327 327 ))) 328 328 329 -= Aktivitätsvorlagen erstellen = 330 330 331 -Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten. 332 -Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden. 333 333 334 -1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben((( 335 - 336 -))) 243 +== Aktivität löschen == 337 337 245 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken 246 + 338 338 (% style="list-style-type:circle" %) 339 -* Die E rgebnisse derSchnellsuchewerdenangezeigt.248 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet. 340 340 341 341 (% start="2" %) 342 -1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen**doppelklicken251 +1. Button **Löschen **anklicken 343 343 344 344 (% style="list-style-type:circle" %) 345 -* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagenwerdenangezeigt.254 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht. 346 346 347 -(% start="3" %) 348 -1. **+** Icon rechts unten auswählen 256 +xxx 349 349 350 -(% style="list-style-type:circle" %) 351 -* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet. 352 352 353 -(% start="4" %) 354 -1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können) 355 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 356 356 357 -(% style="list-style-type:circle" %) 358 -* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet. 359 359 360 -(% start="6" %) 361 -1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen 362 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 363 363 364 -(% style="list-style-type:circle" %) 365 -* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt. 366 366 367 -= Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten = 368 368 369 - [[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]264 +xx 370 370 371 -(% style="margin-left:auto; width:631px" %) 372 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung 373 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar. 374 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet. 375 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt. 376 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt. 377 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert. 378 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen. 379 379 380 -= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen = 381 381 382 -1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken 383 383 384 -(% style="list-style-type:circle" %) 385 -* Das Dropdown-Menü wird geöffnet. 386 386 387 -(% start="2" %) 388 -1. Auf Option **Vorlagen **gehen 389 389 390 -(% style="list-style-type:circle" %) 391 -* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 392 392 393 -(% start="3" %) 394 -1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen 395 395 396 -(% style="list-style-type:circle" %) 397 -* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet. 398 398 399 -(% start="4" %) 400 -1. Eingaben tätigen 401 -1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken 274 +xx 402 402 403 -(% style="list-style-type:circle" %) 404 -* Die Aktivität wird erstellt. 405 405 406 -= Aktivität suchen = 407 407 408 -1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln 409 -1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken 410 -1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben 411 -1. **Enter**-Taste drücken 412 412 413 -(% style="list-style-type:circle" %) 414 -* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet. 415 415 416 -(% class="box infomessage" %) 417 -((( 418 -Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden. 419 -))) 420 420 421 -= Löschvorgang einer Aktivität = 422 422 423 -== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität == 424 424 425 -Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus: 426 426 427 -* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten 428 -* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen 429 -* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt 430 430 431 -(% class="box infomessage" %) 432 -((( 433 -Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. 434 -Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist. 435 435 436 -Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**... 437 437 438 -* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt. 439 -* es sich um eine Folgeaktivität 440 -* jemand anderes die Aktivität erstellt hat. 441 -* eine aus der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist. 442 -* eine aus der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist. 443 -))) 287 +xx 444 444 445 445 446 -== Aktivität löschen == 447 447 448 -1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken 449 449 450 -(% style="list-style-type:circle" %) 451 -* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet. 452 452 453 -(% start="2" %) 454 -1. Button **Löschen **anklicken 455 455 456 -(% style="list-style-type:circle" %) 457 -* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht. 294 + 295 + 296 + 297 + 298 +xx
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