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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,50 +5,35 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Bedeutung von Aktivitäten =
14 14  
15 -Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 -
10 +Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 +Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 +Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
17 17  
14 +
18 18  = Aktivitätstypen =
19 19  
20 -[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
17 +[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
21 21  
22 -(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 -Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 -|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
19 +(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 +Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
34 34  
35 -
36 -
37 -
38 -
39 -
40 -
41 -
42 -
43 -
44 -
45 -
46 46  = Aktivität erstellen =
47 47  
48 48  1. **+** Icon auswählen
49 49  
50 50  (% style="list-style-type:circle" %)
51 -* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
36 +* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
52 52  
53 53  (% start="2" %)
54 54  1. Gewünschte Aktivität auswählen
... ... @@ -59,92 +59,10 @@
59 59  (% style="list-style-type:circle" %)
60 60  * Eine neue Aktivität wird erstellt.
61 61  
62 -(% class="box infomessage" %)
63 -(((
64 -Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
65 -Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
66 -)))
67 -
68 -
69 -= Aufbau einer Aktivität =
70 -
71 -[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
72 -
73 -(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
74 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
75 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen.
76 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
77 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.
78 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
79 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
80 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
81 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)(((
82 -Hier wird der **Bezug **einer Aktivität gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
83 -
84 -Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.
85 -
86 -Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.
87 -
88 -Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".
89 -)))
90 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
91 -|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
92 -|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
93 -|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.
94 -|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.
95 -|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.
96 -
97 97  xx
98 98  
49 += Anwendungsbeispiel Checkliste =
99 99  
100 -
101 -
102 -
103 -
104 -
105 -= Weitere Funktionen einer Aktivität =
106 -
107 -[[image:Weitere_Funktionen_einer_Aktivitaet.png||alt="Screenshot (968).png" height="230" width="907"]]
108 -
109 -(% style="width:908px" %)
110 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
111 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
112 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
113 -Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
114 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
115 -Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
116 -Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
117 -)))
118 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
119 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
120 -Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
121 -)))
122 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
123 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:830px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen. Es kann nur einen Bezug pro Bezugsart geben.
124 -
125 -== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
126 -
127 -1. (((
128 -**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
129 -)))
130 -
131 -(% style="list-style-type:circle" %)
132 -* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
133 -
134 -(% start="2" %)
135 -1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
136 -
137 -(% style="list-style-type:circle" %)
138 -* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
139 -
140 -(% start="3" %)
141 -1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
142 -1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
143 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
144 -
145 -(% style="list-style-type:circle" %)
146 -* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
147 -
148 148  == Checkliste erstellen ==
149 149  
150 150  1. (((
... ... @@ -177,156 +177,104 @@
177 177  
178 178  (% start="8" %)
179 179  1. Weiteres freies Feld ausfüllen
180 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
83 +1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
181 181  
182 182  (% style="list-style-type:circle" %)
183 183  * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
184 184  
185 -{{info}}
186 -Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
187 -Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
188 -{{/info}}
88 +(% class="box infomessage" %)
89 +(((
90 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
91 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
92 +)))
189 189  
190 -[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
94 +== Checkliste in der Übersicht ==
191 191  
96 +[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
97 +
192 192  (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
193 193  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
194 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
195 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
196 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
197 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
198 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
199 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
200 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
201 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
202 -|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
203 -|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
204 -|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
205 -|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
206 -|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
100 +|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
101 +Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
102 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
103 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
104 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
105 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
106 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
107 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
108 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
109 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
110 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
207 207  
208 -== Brief erstellen ==
209 209  
210 -1. (((
211 -**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
212 -)))
213 213  
214 -(% style="list-style-type:circle" %)
215 -* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
216 216  
217 -(% start="2" %)
218 -1. Option **Brief** auswählen
219 219  
220 -(% style="list-style-type:circle" %)
221 -* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
222 222  
223 -(% start="3" %)
224 -1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
225 -1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
226 -1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
227 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
228 228  
229 -(% style="list-style-type:circle" %)
230 -* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
231 231  
232 -== E-Mail erstellen und versenden ==
233 233  
234 -1. (((
235 -**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
236 -)))
237 237  
238 -(% style="list-style-type:circle" %)
239 -* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
240 240  
241 -(% start="2" %)
242 -1. Option **E-Mail** auswählen
243 243  
244 -(% style="list-style-type:circle" %)
245 -* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
246 -* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch beigefügt.
247 247  
248 -(% start="3" %)
249 -1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
250 -1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
251 -1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
252 -1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
253 -1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
254 -1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
255 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
256 256  
257 -(% style="list-style-type:circle" %)
258 -* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
259 259  
260 -(% class="box infomessage" %)
261 -(((
262 -Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
263 263  
264 -Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
265 -In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
266 -)))
267 267  
268 -== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
269 269  
270 -[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
271 271  
272 -(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
273 -|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
274 -|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
275 -|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
276 -|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
277 -|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
278 -|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
279 279  
131 +=== Brief erstellen ===
280 280  
133 +xx
281 281  
135 +x
282 282  
137 +x
283 283  
139 +x
284 284  
141 +=== E-Mail erstellen ===
285 285  
143 +x
286 286  
145 +x
287 287  
147 +x
288 288  
149 +x
289 289  
151 +=== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ===
290 290  
291 -= Aktivität weiterleiten =
153 +xxx
292 292  
293 -1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
155 +x
294 294  
295 -(% style="list-style-type:circle" %)
296 -* Die Aktivität wird geöffnet.
157 +x
297 297  
298 -(% start="2" %)
299 -1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
159 +x
300 300  
301 -(% style="list-style-type:circle" %)
302 -* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
303 303  
304 -(% start="3" %)
305 -1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen.
306 -1. Es kann auch ein **Weiterleitungsvermerk **beigefügt werden. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet.
307 -Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen.
308 -1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
309 309  
310 -(% style="list-style-type:circle" %)
311 -* Die Aktivität erscheint im Mein Desktop beim neuen Sachbearbeiter
312 -* Die Aktivität kann (wenn im Mein Desktop eingestellt ist) als Pop-Up beim neuen Sachbearbeiter erscheinen
313 -* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
314 -* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt, da noch nicht gelesen
163 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
315 315  
316 -= Aktivität erledigen =
165 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
317 317  
318 -1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
319 -1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
320 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
167 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
168 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
169 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
170 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
171 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
172 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
173 +**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
174 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
175 +)))
176 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
177 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
178 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
321 321  
322 -(% style="list-style-type:circle" %)
323 -* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt und ist nicht mehr in "Mein Desktop" zu sehen
324 -* In den Desktops wird die gewünschte Aktivität wird aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
325 325  
326 -(% class="box infomessage" %)
327 -(((
328 -Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man **über **die **Checkbox "erledigt"** die Aktivitäten einsehen.
329 -)))
330 330  
331 331  = Aktivitätsvorlagen erstellen =
332 332  
... ... @@ -334,7 +334,8 @@
334 334  Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
335 335  
336 336  1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
337 -
188 +(% style="float:right" %)
189 +[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
338 338  )))
339 339  
340 340  (% style="list-style-type:circle" %)
... ... @@ -366,19 +366,6 @@
366 366  (% style="list-style-type:circle" %)
367 367  * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
368 368  
369 -= Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
370 -
371 -[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
372 -
373 -(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
374 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
375 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
376 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
377 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
378 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
379 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
380 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
381 -
382 382  = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
383 383  
384 384  1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
... ... @@ -405,21 +405,32 @@
405 405  (% style="list-style-type:circle" %)
406 406  * Die Aktivität wird erstellt.
407 407  
408 -= Aktivität suchen =
247 += Aktivität weiterleiten =
409 409  
410 -1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
411 -1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
412 -1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben
413 -1. **Enter**-Taste drücken
249 +1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
414 414  
415 415  (% style="list-style-type:circle" %)
416 -* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
252 +* Die Aktivität wird geöffnet.
417 417  
418 -(% class="box infomessage" %)
419 -(((
420 -Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
421 -)))
254 +(% start="2" %)
255 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
422 422  
257 +(% style="list-style-type:circle" %)
258 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
259 +
260 +(% start="3" %)
261 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
262 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
263 +
264 += Aktivität erledigen =
265 +
266 +1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
267 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
268 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
269 +
270 +(% style="list-style-type:circle" %)
271 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
272 +
423 423  = Löschvorgang einer Aktivität =
424 424  
425 425  == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
... ... @@ -426,25 +426,19 @@
426 426  
427 427  Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
428 428  
429 -* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
430 -* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
431 -* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
279 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
280 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
432 432  
433 433  (% class="box infomessage" %)
434 434  (((
435 -Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
436 -Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
437 -
438 -Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
439 -
440 -* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
441 -* es sich um eine Folgeaktivität
442 -* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
443 -* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
444 -* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
284 +Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
285 +In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
286 +- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
287 +- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
445 445  )))
446 446  
447 447  
291 +
448 448  == Aktivität löschen ==
449 449  
450 450  1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
... ... @@ -457,3 +457,47 @@
457 457  
458 458  (% style="list-style-type:circle" %)
459 459  * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
304 +
305 +xxx
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347 +xx
Aktivitaet-checkliste-erstellen.png
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Aktivitaeten-Uebersicht.png
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Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet.png
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Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png
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Aktivitaetsvorlagen_Version2.png
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Aufbau_Aktivitaet.png
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Weitere_Funktionen_einer_Aktivitaet.png
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