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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/27 18:36
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 09:04
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,27 +5,33 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Bedeutung von Aktivitäten =
9 9  
10 -Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 -Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 -Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
15 +Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 +
13 13  
18 += Aktivitätstypen =
14 14  
15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
20 +[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
16 16  
17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
22 +(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 +Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln.
25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
29 29  
30 30  
31 31  
... ... @@ -33,33 +33,53 @@
33 33  
34 34  
35 35  
36 -= Kalenderansicht =
37 37  
38 -[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
39 39  
40 -(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
41 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
42 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
43 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
44 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
45 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
46 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
47 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
48 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
49 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
50 50  
51 51  
52 52  
53 53  
48 += Aktivität erstellen =
54 54  
50 +1. **+** Icon auswählen
55 55  
52 +(% style="list-style-type:circle" %)
53 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
56 56  
55 +(% start="2" %)
56 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
57 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
58 +1. Betreff angeben
59 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
57 57  
61 +(% style="list-style-type:circle" %)
62 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
58 58  
64 +(% class="box infomessage" %)
65 +(((
66 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
67 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
68 +)))
59 59  
60 60  
71 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
61 61  
73 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
62 62  
75 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
76 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
77 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
78 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
79 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
80 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
81 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
82 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
83 +)))
84 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
85 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
86 +Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
87 +)))
88 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
63 63  
64 64  
65 65  
... ... @@ -66,54 +66,35 @@
66 66  
67 67  
68 68  
69 -= Aktivitätstypen =
70 70  
71 -[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
72 72  
73 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
74 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
75 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
76 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
77 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
78 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
79 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
80 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __Aktivität Checkliste__).
81 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
82 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
83 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
84 84  
85 85  
86 86  
87 87  
88 88  
102 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
89 89  
104 +1. (((
105 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
106 +)))
90 90  
91 -
92 -
93 -
94 -
95 -
96 -
97 -
98 -= Aktivität erstellen =
99 -
100 -1. **+** Symbol auswählen
101 -
102 102  (% style="list-style-type:circle" %)
103 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
109 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
104 104  
105 105  (% start="2" %)
106 -1. Gewünschte Aktivität auswählen
107 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
108 -1. Betreff angeben
109 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
112 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
110 110  
111 111  (% style="list-style-type:circle" %)
112 -* Eine neue Aktivität wird erstellt.
115 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
113 113  
114 -xx
117 +(% start="3" %)
118 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
119 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
120 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
115 115  
116 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
122 +(% style="list-style-type:circle" %)
123 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
117 117  
118 118  == Checkliste erstellen ==
119 119  
... ... @@ -147,64 +147,104 @@
147 147  
148 148  (% start="8" %)
149 149  1. Weiteres freies Feld ausfüllen
150 -1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
157 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
151 151  
152 152  (% style="list-style-type:circle" %)
153 153  * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
154 154  
155 -(% class="box infomessage" %)
156 -(((
157 -Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
158 -Wie man eine solche erstellt, erfährt man __hier__.
159 -)))
162 +{{info}}
163 +Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
164 +Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
165 +{{/info}}
160 160  
161 -== Checkliste in der Übersicht ==
167 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="566" style="float:left" width="598"]]
162 162  
163 -[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
164 -
165 165  (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
166 166  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
167 -|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
168 -Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
169 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
170 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
171 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
172 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
173 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
174 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
175 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
176 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
177 -|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
171 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
172 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
173 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte.
174 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
175 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
176 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
177 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
178 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
179 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
180 +|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
181 +|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
182 +|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
183 +|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
178 178  
185 +== Brief erstellen ==
179 179  
187 +1. (((
188 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
189 +)))
180 180  
191 +(% style="list-style-type:circle" %)
192 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
181 181  
194 +(% start="2" %)
195 +1. Option **Brief** auswählen
182 182  
197 +(% style="list-style-type:circle" %)
198 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
183 183  
200 +(% start="3" %)
201 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
202 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
203 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
204 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
184 184  
206 +(% style="list-style-type:circle" %)
207 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
185 185  
209 +== E-Mail erstellen und versenden ==
186 186  
211 +1. (((
212 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
213 +)))
187 187  
188 -xx
215 +(% style="list-style-type:circle" %)
216 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
189 189  
218 +(% start="2" %)
219 +1. Option **E-Mail** auswählen
190 190  
221 +(% style="list-style-type:circle" %)
222 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
191 191  
192 -= Bearbeitung einer Aktivität =
224 +(% start="3" %)
225 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
226 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
227 +1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
228 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
229 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
230 +1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
231 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
193 193  
194 -[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
233 +(% style="list-style-type:circle" %)
234 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
195 195  
196 -(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
197 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
198 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen.
199 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen.
200 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**.
201 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
202 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
203 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
236 +(% class="box infomessage" %)
237 +(((
238 +Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
204 204  
240 +Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
241 +In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
242 +)))
205 205  
244 +== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
206 206  
246 +[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
207 207  
248 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
249 +|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
250 +|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
251 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
252 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
253 +|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
254 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält.
208 208  
209 209  
210 210  
... ... @@ -214,93 +214,161 @@
214 214  
215 215  
216 216  
217 -= Aktivität erledigen =
218 218  
219 -1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
220 -1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Nummer 4: __Aktivität Übersicht (Beispiel Checkliste)__)
221 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
222 222  
223 -(% style="list-style-type:circle" %)
224 -* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
225 225  
226 -= Löschvorgang einer Aktivität =
227 227  
228 -== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
268 += Aktivität weiterleiten =
229 229  
230 -Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
270 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
231 231  
232 -* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
233 -* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
234 -
235 -(% class="box infomessage" %)
236 -(((
237 -Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
238 -In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
239 -- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
240 -- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
241 -)))
242 -
243 -
244 -
245 -== Aktivität löschen ==
246 -
247 -1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
248 -
249 249  (% style="list-style-type:circle" %)
250 -* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
273 +* Die Aktivität wird geöffnet.
251 251  
252 252  (% start="2" %)
253 -1. Button **Löschen **anklicken
276 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
254 254  
255 255  (% style="list-style-type:circle" %)
256 -* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
279 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
257 257  
281 +(% start="3" %)
282 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
283 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
258 258  
285 += Aktivität erledigen =
259 259  
287 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
288 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
289 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
260 260  
291 +(% style="list-style-type:circle" %)
292 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt.
261 261  
294 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
262 262  
296 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
297 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
263 263  
264 -xxx
299 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
300 +
301 +)))
265 265  
303 +(% style="list-style-type:circle" %)
304 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
266 266  
306 +(% start="2" %)
307 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
267 267  
309 +(% style="list-style-type:circle" %)
310 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
268 268  
312 +(% start="3" %)
313 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
269 269  
315 +(% style="list-style-type:circle" %)
316 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
270 270  
318 +(% start="4" %)
319 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
320 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
271 271  
272 -xx
322 +(% style="list-style-type:circle" %)
323 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
273 273  
325 +(% start="6" %)
326 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
327 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
274 274  
329 +(% style="list-style-type:circle" %)
330 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
275 275  
332 += Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
276 276  
334 +[[image:Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png||height="380" style="float:left" width="887"]]
277 277  
336 +(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
337 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
338 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
339 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
340 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
341 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
342 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
278 278  
344 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
279 279  
346 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
280 280  
348 +(% style="list-style-type:circle" %)
349 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
281 281  
282 -xx
351 +(% start="2" %)
352 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
283 283  
354 +(% style="list-style-type:circle" %)
355 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
284 284  
357 +(% start="3" %)
358 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
285 285  
360 +(% style="list-style-type:circle" %)
361 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
286 286  
363 +(% start="4" %)
364 +1. Eingaben tätigen
365 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
287 287  
367 +(% style="list-style-type:circle" %)
368 +* Die Aktivität wird erstellt.
288 288  
370 += Aktivität suchen =
289 289  
372 +1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
373 +1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
374 +1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
375 +1. **Enter**-Taste drücken
290 290  
377 +(% style="list-style-type:circle" %)
378 +* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
291 291  
380 +(% class="box infomessage" %)
381 +(((
382 +Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
383 +)))
292 292  
385 += Löschvorgang einer Aktivität =
293 293  
387 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
294 294  
295 -xx
389 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
296 296  
391 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
392 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
393 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
297 297  
395 +(% class="box infomessage" %)
396 +(((
397 +Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
398 +Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
298 298  
400 +Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
299 299  
402 +* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
403 +* es sich um eine Folgeaktivität
404 +* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
405 +* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
406 +* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
407 +)))
300 300  
301 301  
410 +== Aktivität löschen ==
302 302  
412 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
303 303  
414 +(% style="list-style-type:circle" %)
415 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
304 304  
417 +(% start="2" %)
418 +1. Button **Löschen **anklicken
305 305  
306 -xx
420 +(% style="list-style-type:circle" %)
421 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
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