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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/27 14:39
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 10:13
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -12,20 +12,21 @@
12 12  Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
13 13  
14 14  
15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
15 += Aktivitätstypen =
16 16  
17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
17 +[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln.
25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
19 +(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 +Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
29 29  
30 30  
31 31  
... ... @@ -33,31 +33,205 @@
33 33  
34 34  
35 35  
37 += Aktivität erstellen =
36 36  
39 +1. **+** Icon auswählen
37 37  
41 +(% style="list-style-type:circle" %)
42 +* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
38 38  
44 +(% start="2" %)
45 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
46 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
47 +1. Betreff angeben
48 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
39 39  
50 +(% style="list-style-type:circle" %)
51 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
40 40  
53 +xx
41 41  
55 += Anwendungsbeispiel Checkliste =
42 42  
57 +== Checkliste erstellen ==
43 43  
59 +1. (((
60 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
44 44  
62 +(((
63 +(% style="float:right" %)
64 +[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
65 +)))
66 +)))
45 45  
68 +(% style="list-style-type:circle" %)
69 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
46 46  
71 +(% start="2" %)
72 +1. Option **Checkliste** auswählen
47 47  
74 +(% style="list-style-type:circle" %)
75 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
48 48  
77 +(% start="3" %)
78 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
79 +1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
80 +1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
81 +1. Thema für Checkliste eingeben
82 +1. Auf **+** Icon klicken
49 49  
84 +(% style="list-style-type:circle" %)
85 +* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
50 50  
87 +(% start="8" %)
88 +1. Weiteres freies Feld ausfüllen
89 +1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
51 51  
91 +(% style="list-style-type:circle" %)
92 +* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
93 +
94 +(% class="box infomessage" %)
95 +(((
96 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
97 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
98 +)))
99 +
100 +== Checkliste in der Übersicht ==
101 +
102 +[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
103 +
104 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
105 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
106 +|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
107 +Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
108 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
109 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
110 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
111 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
112 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
113 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
114 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
115 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
116 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
117 +
52 52  xx
53 53  
54 54  
55 55  
122 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
56 56  
124 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
57 57  
126 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
127 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
128 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
129 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
130 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
131 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
132 +**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
133 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
134 +)))
135 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
136 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
137 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
58 58  
59 59  
60 60  
141 +
142 +
143 +
144 +
145 +
146 +
147 +
148 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
149 +
150 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
151 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
152 +
153 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
154 +(% style="float:right" %)
155 +[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
156 +)))
157 +
158 +(% style="list-style-type:circle" %)
159 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
160 +
161 +(% start="2" %)
162 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
163 +
164 +(% style="list-style-type:circle" %)
165 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
166 +
167 +(% start="3" %)
168 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
169 +
170 +(% style="list-style-type:circle" %)
171 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
172 +
173 +(% start="4" %)
174 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
175 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
176 +
177 +(% style="list-style-type:circle" %)
178 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
179 +
180 +(% start="6" %)
181 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
182 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
183 +
184 +(% style="list-style-type:circle" %)
185 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
186 +
187 += Aktivität erledigen =
188 +
189 +1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
190 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
191 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
192 +
193 +(% style="list-style-type:circle" %)
194 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
195 +
196 += Löschvorgang einer Aktivität =
197 +
198 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
199 +
200 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
201 +
202 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
203 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
204 +
205 +(% class="box infomessage" %)
206 +(((
207 +Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
208 +In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
209 +- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
210 +- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
211 +)))
212 +
213 +
214 +
215 +== Aktivität löschen ==
216 +
217 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
218 +
219 +(% style="list-style-type:circle" %)
220 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
221 +
222 +(% start="2" %)
223 +1. Button **Löschen **anklicken
224 +
225 +(% style="list-style-type:circle" %)
226 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
227 +
228 +xxx
229 +
230 +
231 +
232 +
233 +
234 +
235 +
61 61  xx
62 62  
63 63  
Aktivitaet_ChecklisteBsp.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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Inhalt
Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 +126.5 KB
Inhalt
Aktivitäten_Optionen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +241.4 KB
Inhalt
Checkliste-neuen-punkt-dazu.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +54.3 KB
Inhalt
Kalender_Ansicht.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +195.3 KB
Inhalt
Screenshot (968).png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 +82.5 KB
Inhalt