Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten
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Zusammenfassung
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -010. 3Aktivitäten1 +010.6 Aktivitäten - Inhalt
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... ... @@ -12,44 +12,104 @@ 12 12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen. 13 13 14 14 15 -= Verwaltung vonAktivitäten über mein Desktop =15 += Aktivitätstypen = 16 16 17 -[[image: Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]17 +[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]] 18 18 19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %) 20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung 21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus 22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement** 23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__ 24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln. 25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen** 26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren** 27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen 28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen. 19 +(% style="margin-left:auto; width:1162px" %) 20 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung 21 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**. 22 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**. 23 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe. 24 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. 25 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**. 26 +Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]). 27 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. 28 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten. 29 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen. 29 29 31 += Aktivität erstellen = 30 30 33 +1. **+** Icon auswählen 31 31 35 +(% style="list-style-type:circle" %) 36 +* Die **Aktivitäten **werden gelistet. 32 32 38 +(% start="2" %) 39 +1. Gewünschte Aktivität auswählen 40 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen** 41 +1. Betreff angeben 42 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken 33 33 44 +(% style="list-style-type:circle" %) 45 +* Eine neue Aktivität wird erstellt. 34 34 47 +xx 35 35 49 += Anwendungsbeispiel Checkliste = 36 36 51 +== Checkliste erstellen == 37 37 53 +1. ((( 54 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 38 38 56 +((( 57 +(% style="float:right" %) 58 +[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]] 59 +))) 60 +))) 39 39 62 +(% style="list-style-type:circle" %) 63 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 40 40 65 +(% start="2" %) 66 +1. Option **Checkliste** auswählen 41 41 68 +(% style="list-style-type:circle" %) 69 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet. 42 42 71 +(% start="3" %) 72 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 73 +1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben 74 +1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken 75 +1. Thema für Checkliste eingeben 76 +1. Auf **+** Icon klicken 43 43 78 +(% style="list-style-type:circle" %) 79 +* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**. 44 44 81 +(% start="8" %) 82 +1. Weiteres freies Feld ausfüllen 83 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 45 45 85 +(% style="list-style-type:circle" %) 86 +* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt. 46 46 88 +(% class="box infomessage" %) 89 +((( 90 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann. 91 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]]. 92 +))) 47 47 94 +== Checkliste in der Übersicht == 48 48 96 +[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]] 49 49 98 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %) 99 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung 100 +|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden. 101 +Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt. 102 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben. 103 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt. 104 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird. 105 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde. 106 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. 107 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**. 108 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__ 109 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein. 110 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität. 50 50 51 51 52 -xx 53 53 54 54 55 55 ... ... @@ -58,6 +58,252 @@ 58 58 59 59 60 60 121 + 122 + 123 + 124 + 125 + 126 + 127 + 128 + 129 + 130 +=== Brief erstellen === 131 + 132 +1. ((( 133 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 134 + 135 +((( 136 + 137 +))) 138 +))) 139 + 140 +(% style="list-style-type:circle" %) 141 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 142 + 143 +(% start="2" %) 144 +1. Option **Brief** auswählen 145 + 146 +(% style="list-style-type:circle" %) 147 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet. 148 + 149 +(% start="3" %) 150 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 151 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 152 +1. **Vorlage **auswählen 153 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 154 + 155 +(% style="list-style-type:circle" %) 156 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt. 157 + 158 +=== E-Mail erstellen === 159 + 160 +1. ((( 161 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 162 +))) 163 + 164 +(% style="list-style-type:circle" %) 165 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 166 + 167 +(% start="2" %) 168 +1. Option **E-Mail** auswählen 169 + 170 +(% style="list-style-type:circle" %) 171 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet. 172 + 173 +(% start="3" %) 174 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 175 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt. 176 +1. Pflichtfeld **An **ausfüllen 177 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 178 +1. **Vorlage **auswählen 179 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 180 + 181 +(% style="list-style-type:circle" %) 182 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt. 183 + 184 +=== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen === 185 + 186 +1. ((( 187 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 188 +))) 189 + 190 +(% style="list-style-type:circle" %) 191 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 192 + 193 +(% start="2" %) 194 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen 195 + 196 +(% style="list-style-type:circle" %) 197 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet. 198 + 199 +(% start="3" %) 200 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 201 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 202 +1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**) 203 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 204 + 205 +(% style="list-style-type:circle" %) 206 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt. 207 + 208 +(% class="box infomessage" %) 209 +((( 210 +**Tipp**: 211 +Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen. 212 +So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**. 213 +Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten. 214 +))) 215 + 216 + 217 + 218 += Weitere Funktionen einer Aktivität = 219 + 220 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]] 221 + 222 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %) 223 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung 224 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung. 225 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich. 226 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet. 227 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)((( 228 +**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist. 229 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden. 230 +))) 231 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. 232 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier. 233 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun. 234 + 235 + 236 += Aktivitätsvorlagen erstellen = 237 + 238 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten. 239 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden. 240 + 241 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben((( 242 +(% style="float:right" %) 243 +[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]] 244 +))) 245 + 246 +(% style="list-style-type:circle" %) 247 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt. 248 + 249 +(% start="2" %) 250 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken 251 + 252 +(% style="list-style-type:circle" %) 253 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 254 + 255 +(% start="3" %) 256 +1. **+** Icon rechts unten auswählen 257 + 258 +(% style="list-style-type:circle" %) 259 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet. 260 + 261 +(% start="4" %) 262 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können) 263 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 264 + 265 +(% style="list-style-type:circle" %) 266 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet. 267 + 268 +(% start="6" %) 269 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen 270 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 271 + 272 +(% style="list-style-type:circle" %) 273 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt. 274 + 275 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen = 276 + 277 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken 278 + 279 +(% style="list-style-type:circle" %) 280 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet. 281 + 282 +(% start="2" %) 283 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen 284 + 285 +(% style="list-style-type:circle" %) 286 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 287 + 288 +(% start="3" %) 289 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen 290 + 291 +(% style="list-style-type:circle" %) 292 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet. 293 + 294 +(% start="4" %) 295 +1. Eingaben tätigen 296 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken 297 + 298 +(% style="list-style-type:circle" %) 299 +* Die Aktivität wird erstellt. 300 + 301 += Aktivität weiterleiten = 302 + 303 +1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken 304 + 305 +(% style="list-style-type:circle" %) 306 +* Die Aktivität wird geöffnet. 307 + 308 +(% start="2" %) 309 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]]) 310 + 311 +(% style="list-style-type:circle" %) 312 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet. 313 + 314 +(% start="3" %) 315 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen 316 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen 317 + 318 += Aktivität erledigen = 319 + 320 +1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen 321 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__) 322 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken 323 + 324 +(% style="list-style-type:circle" %) 325 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt 326 + 327 += Löschvorgang einer Aktivität = 328 + 329 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität == 330 + 331 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus: 332 + 333 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt) 334 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen 335 + 336 +(% class="box infomessage" %) 337 +((( 338 +Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern. 339 +In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen: 340 +- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**) 341 +- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt 342 +))) 343 + 344 + 345 + 346 +== Aktivität löschen == 347 + 348 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken 349 + 350 +(% style="list-style-type:circle" %) 351 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet. 352 + 353 +(% start="2" %) 354 +1. Button **Löschen **anklicken 355 + 356 +(% style="list-style-type:circle" %) 357 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht. 358 + 359 +xxx 360 + 361 + 362 + 363 + 364 + 365 + 366 + 61 61 xx 62 62 63 63
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