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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2023/10/27 14:39
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/06 08:38
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -12,20 +12,21 @@
12 12  Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
13 13  
14 14  
15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
15 += Aktivitätstypen =
16 16  
17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
17 +[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln.
25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
19 +(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 +Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
29 29  
30 30  
31 31  
... ... @@ -40,25 +40,80 @@
40 40  
41 41  
42 42  
44 += Aktivität erstellen =
43 43  
46 +1. **+** Icon auswählen
44 44  
48 +(% style="list-style-type:circle" %)
49 +* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
45 45  
51 +(% start="2" %)
52 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
53 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
54 +1. Betreff angeben
55 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
46 46  
57 +(% style="list-style-type:circle" %)
58 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
47 47  
60 +== Checkliste erstellen ==
48 48  
62 +1. (((
63 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
49 49  
65 +(((
66 +(% style="float:right" %)
67 +[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
68 +)))
69 +)))
50 50  
71 +(% style="list-style-type:circle" %)
72 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
51 51  
52 -xx
74 +(% start="2" %)
75 +1. Option **Checkliste** auswählen
53 53  
77 +(% style="list-style-type:circle" %)
78 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
54 54  
80 +(% start="3" %)
81 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
82 +1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
83 +1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
84 +1. Thema für Checkliste eingeben
85 +1. Auf **+** Icon klicken
55 55  
87 +(% style="list-style-type:circle" %)
88 +* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
56 56  
90 +(% start="8" %)
91 +1. Weiteres freies Feld ausfüllen
92 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
57 57  
94 +(% style="list-style-type:circle" %)
95 +* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
58 58  
97 +(% class="box infomessage" %)
98 +(((
99 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
100 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
101 +)))
59 59  
103 +[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
60 60  
61 -xx
105 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
106 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
107 +|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
108 +Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
109 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
110 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
111 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
112 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
113 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
114 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
115 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
116 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
117 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
62 62  
63 63  
64 64  
... ... @@ -68,7 +68,6 @@
68 68  
69 69  
70 70  
71 -xx
72 72  
73 73  
74 74  
... ... @@ -77,19 +77,219 @@
77 77  
78 78  
79 79  
135 +=== ===
80 80  
137 +== Brief erstellen ==
81 81  
139 +1. (((
140 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
141 +)))
82 82  
143 +(% style="list-style-type:circle" %)
144 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
83 83  
84 -xx
146 +(% start="2" %)
147 +1. Option **Brief** auswählen
85 85  
149 +(% style="list-style-type:circle" %)
150 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
86 86  
152 +(% start="3" %)
153 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
154 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
155 +1. **Vorlage **auswählen
156 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
87 87  
158 +(% style="list-style-type:circle" %)
159 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
88 88  
161 +== E-Mail erstellen ==
89 89  
163 +1. (((
164 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
165 +)))
90 90  
167 +(% style="list-style-type:circle" %)
168 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
91 91  
170 +(% start="2" %)
171 +1. Option **E-Mail** auswählen
92 92  
173 +(% style="list-style-type:circle" %)
174 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
93 93  
176 +(% start="3" %)
177 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
178 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt.
179 +1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
180 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
181 +1. **Vorlage **auswählen
182 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
94 94  
95 -xx
184 +(% style="list-style-type:circle" %)
185 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
186 +
187 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
188 +
189 +1. (((
190 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
191 +)))
192 +
193 +(% style="list-style-type:circle" %)
194 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
195 +
196 +(% start="2" %)
197 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
198 +
199 +(% style="list-style-type:circle" %)
200 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
201 +
202 +(% start="3" %)
203 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
204 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
205 +1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
206 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
207 +
208 +(% style="list-style-type:circle" %)
209 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
210 +
211 +(% class="box infomessage" %)
212 +(((
213 +**Tipp**:
214 +Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
215 +So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
216 +Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
217 +)))
218 +
219 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
220 +
221 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
222 +
223 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
224 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
225 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
226 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
227 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
228 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
229 +**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
230 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
231 +)))
232 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
233 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
234 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
235 +
236 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
237 +
238 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
239 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
240 +
241 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
242 +(% style="float:right" %)
243 +[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
244 +)))
245 +
246 +(% style="list-style-type:circle" %)
247 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
248 +
249 +(% start="2" %)
250 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
251 +
252 +(% style="list-style-type:circle" %)
253 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
254 +
255 +(% start="3" %)
256 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
257 +
258 +(% style="list-style-type:circle" %)
259 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
260 +
261 +(% start="4" %)
262 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
263 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
264 +
265 +(% style="list-style-type:circle" %)
266 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
267 +
268 +(% start="6" %)
269 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
270 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
271 +
272 +(% style="list-style-type:circle" %)
273 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
274 +
275 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
276 +
277 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
278 +
279 +(% style="list-style-type:circle" %)
280 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
281 +
282 +(% start="2" %)
283 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
284 +
285 +(% style="list-style-type:circle" %)
286 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
287 +
288 +(% start="3" %)
289 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
290 +
291 +(% style="list-style-type:circle" %)
292 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
293 +
294 +(% start="4" %)
295 +1. Eingaben tätigen
296 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
297 +
298 +(% style="list-style-type:circle" %)
299 +* Die Aktivität wird erstellt.
300 +
301 += Aktivität weiterleiten =
302 +
303 +1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
304 +
305 +(% style="list-style-type:circle" %)
306 +* Die Aktivität wird geöffnet.
307 +
308 +(% start="2" %)
309 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
310 +
311 +(% style="list-style-type:circle" %)
312 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
313 +
314 +(% start="3" %)
315 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
316 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
317 +
318 += Aktivität erledigen =
319 +
320 +1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
321 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
322 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
323 +
324 +(% style="list-style-type:circle" %)
325 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
326 +
327 += Löschvorgang einer Aktivität =
328 +
329 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
330 +
331 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
332 +
333 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
334 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
335 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
336 +
337 +== Aktivität löschen ==
338 +
339 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
340 +
341 +(% style="list-style-type:circle" %)
342 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
343 +
344 +(% start="2" %)
345 +1. Button **Löschen **anklicken
346 +
347 +(% style="list-style-type:circle" %)
348 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
349 +
350 +
Aktivitaet_ChecklisteBsp.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +156.8 KB
Inhalt
Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt
Aktivitäten_Optionen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt
Checkliste-neuen-punkt-dazu.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kalender_Ansicht.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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1 +195.3 KB
Inhalt
Screenshot (968).png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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Inhalt