Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Inhalt
... ... @@ -5,6 +5,11 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Bedeutung von Aktivitäten =
9 9  
10 10  Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
... ... @@ -11,85 +11,320 @@
11 11  Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 12  Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
13 13  
19 += Aktivitätstypen =
14 14  
15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
21 +[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
16 16  
17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
23 +(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
24 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
25 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
26 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
27 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
28 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
29 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
30 +Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
31 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
32 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
33 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln.
25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
29 29  
36 += Aktivität erstellen =
30 30  
38 +1. **+** Icon auswählen
31 31  
40 +(% style="list-style-type:circle" %)
41 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
32 32  
43 +(% start="2" %)
44 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
45 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
46 +1. Betreff angeben
47 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
33 33  
49 +(% style="list-style-type:circle" %)
50 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
34 34  
52 +(% class="box infomessage" %)
53 +(((
54 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
55 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
56 +)))
35 35  
58 +== Checkliste erstellen ==
36 36  
60 +1. (((
61 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
37 37  
63 +(((
64 +(% style="float:right" %)
65 +[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
66 +)))
67 +)))
38 38  
69 +(% style="list-style-type:circle" %)
70 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
39 39  
72 +(% start="2" %)
73 +1. Option **Checkliste** auswählen
40 40  
75 +(% style="list-style-type:circle" %)
76 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
41 41  
78 +(% start="3" %)
79 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
80 +1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
81 +1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
82 +1. Thema für Checkliste eingeben
83 +1. Auf **+** Icon klicken
42 42  
85 +(% style="list-style-type:circle" %)
86 +* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
43 43  
88 +(% start="8" %)
89 +1. Weiteres freies Feld ausfüllen
90 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
44 44  
92 +(% style="list-style-type:circle" %)
93 +* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
45 45  
95 +[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
46 46  
97 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
98 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
99 +|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
100 +Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
101 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
102 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
103 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
104 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
105 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
106 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
107 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
108 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
109 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
47 47  
48 48  
49 49  
113 +== Brief erstellen ==
50 50  
115 +1. (((
116 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
117 +)))
51 51  
52 -xx
119 +(% style="list-style-type:circle" %)
120 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
53 53  
122 +(% start="2" %)
123 +1. Option **Brief** auswählen
54 54  
125 +(% style="list-style-type:circle" %)
126 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
55 55  
128 +(% start="3" %)
129 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
130 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
131 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
132 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
56 56  
134 +(% style="list-style-type:circle" %)
135 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
57 57  
137 +== E-Mail erstellen und versenden ==
58 58  
139 +1. (((
140 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
141 +)))
59 59  
143 +(% style="list-style-type:circle" %)
144 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
60 60  
61 -xx
146 +(% start="2" %)
147 +1. Option **E-Mail** auswählen
62 62  
149 +(% style="list-style-type:circle" %)
150 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
63 63  
152 +(% start="3" %)
153 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
154 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
155 +1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
156 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
157 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
158 +1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail
159 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
64 64  
161 +(% style="list-style-type:circle" %)
162 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
65 65  
164 +(% class="box infomessage" %)
165 +(((
166 +**Kontaktsuche **und **Übernahme **bei der Aktivität **E-Mail**:
167 +Es besteht bei der Auswahl der Kontakte, an die man die E-Mail richtet, **mehrere Kontakte gleichzeitig auszuwählen**.
168 +Hierzu **navigiert **man zunächst **zur** Spalte mit der **Checkbox**. Sind alle gewünschten Kontakte ausgewählt, klickt man auf den Button Pfeil **Übernahme**.
169 +Sind **keine Treffer **vorhanden, teilt dies eine **Meldung **mit.
170 +)))
66 66  
172 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
67 67  
174 +1. (((
175 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
176 +)))
68 68  
178 +(% style="list-style-type:circle" %)
179 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
69 69  
181 +(% start="2" %)
182 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
70 70  
71 -xx
184 +(% style="list-style-type:circle" %)
185 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
72 72  
187 +(% start="3" %)
188 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
189 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
190 +1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
191 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
73 73  
193 +(% style="list-style-type:circle" %)
194 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
74 74  
196 +(% class="box infomessage" %)
197 +(((
198 +**Tipp**:
199 +Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
200 +So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
201 +Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
202 +)))
75 75  
204 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
76 76  
206 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
77 77  
208 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
209 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
210 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
211 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
212 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
213 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
214 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
215 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
216 +)))
217 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
218 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
219 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
78 78  
221 += Aktivität weiterleiten =
79 79  
223 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
80 80  
225 +(% style="list-style-type:circle" %)
226 +* Die Aktivität wird geöffnet.
81 81  
228 +(% start="2" %)
229 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
82 82  
231 +(% style="list-style-type:circle" %)
232 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
83 83  
84 -xx
234 +(% start="3" %)
235 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
236 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
85 85  
238 += Aktivität erledigen =
86 86  
240 +1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
241 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
242 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
87 87  
244 +(% style="list-style-type:circle" %)
245 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
88 88  
247 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
89 89  
249 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
250 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
90 90  
252 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
253 +(% style="float:right" %)
254 +[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
255 +)))
91 91  
257 +(% style="list-style-type:circle" %)
258 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
92 92  
260 +(% start="2" %)
261 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
93 93  
263 +(% style="list-style-type:circle" %)
264 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
94 94  
95 -xx
266 +(% start="3" %)
267 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
268 +
269 +(% style="list-style-type:circle" %)
270 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
271 +
272 +(% start="4" %)
273 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
274 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
275 +
276 +(% style="list-style-type:circle" %)
277 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
278 +
279 +(% start="6" %)
280 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
281 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
282 +
283 +(% style="list-style-type:circle" %)
284 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
285 +
286 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
287 +
288 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
289 +
290 +(% style="list-style-type:circle" %)
291 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
292 +
293 +(% start="2" %)
294 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
295 +
296 +(% style="list-style-type:circle" %)
297 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
298 +
299 +(% start="3" %)
300 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
301 +
302 +(% style="list-style-type:circle" %)
303 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
304 +
305 +(% start="4" %)
306 +1. Eingaben tätigen
307 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
308 +
309 +(% style="list-style-type:circle" %)
310 +* Die Aktivität wird erstellt.
311 +
312 += Löschvorgang einer Aktivität =
313 +
314 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
315 +
316 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
317 +
318 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
319 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
320 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
321 +
322 +== Aktivität löschen ==
323 +
324 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
325 +
326 +(% style="list-style-type:circle" %)
327 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
328 +
329 +(% start="2" %)
330 +1. Button **Löschen **anklicken
331 +
332 +(% style="list-style-type:circle" %)
333 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
334 +
335 +
Aktivitaet_ChecklisteBsp.png
Author
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Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Aktivitäten_Optionen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Checkliste-neuen-punkt-dazu.png
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Kalender_Ansicht.png
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Screenshot (968).png
Author
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Inhalt