Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten
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Zusammenfassung
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -010. 3Aktivitäten1 +010.6 Aktivitäten - Inhalt
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... ... @@ -5,6 +5,11 @@ 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 +(% class="box warningmessage" %) 9 +((( 10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar 11 +))) 12 + 8 8 = Bedeutung von Aktivitäten = 9 9 10 10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar. ... ... @@ -11,85 +11,320 @@ 11 11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden. 12 12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen. 13 13 19 += Aktivitätstypen = 14 14 15 - = VerwaltungvonAktivitätenüber meinDesktop=21 +[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]] 16 16 17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]] 23 +(% style="margin-left:auto; width:1162px" %) 24 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung 25 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**. 26 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**. 27 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe. 28 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. 29 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**. 30 +Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]). 31 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. 32 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten. 33 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen. 18 18 19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %) 20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung 21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus 22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement** 23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__ 24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln. 25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen** 26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren** 27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen 28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen. 29 29 36 += Aktivität erstellen = 30 30 38 +1. **+** Icon auswählen 31 31 40 +(% style="list-style-type:circle" %) 41 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet. 32 32 43 +(% start="2" %) 44 +1. Gewünschte Aktivität auswählen 45 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen** 46 +1. Betreff angeben 47 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken 33 33 49 +(% style="list-style-type:circle" %) 50 +* Eine neue Aktivität wird erstellt. 34 34 52 +(% class="box infomessage" %) 53 +((( 54 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann. 55 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]]. 56 +))) 35 35 58 +== Checkliste erstellen == 36 36 60 +1. ((( 61 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 37 37 63 +((( 64 +(% style="float:right" %) 65 +[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]] 66 +))) 67 +))) 38 38 69 +(% style="list-style-type:circle" %) 70 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 39 39 72 +(% start="2" %) 73 +1. Option **Checkliste** auswählen 40 40 75 +(% style="list-style-type:circle" %) 76 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet. 41 41 78 +(% start="3" %) 79 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 80 +1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben 81 +1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken 82 +1. Thema für Checkliste eingeben 83 +1. Auf **+** Icon klicken 42 42 85 +(% style="list-style-type:circle" %) 86 +* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**. 43 43 88 +(% start="8" %) 89 +1. Weiteres freies Feld ausfüllen 90 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 44 44 92 +(% style="list-style-type:circle" %) 93 +* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt. 45 45 95 +[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]] 46 46 97 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %) 98 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung 99 +|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden. 100 +Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt. 101 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben. 102 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt. 103 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird. 104 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde. 105 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein. 106 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**. 107 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__ 108 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein. 109 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität. 47 47 48 48 49 49 113 +== Brief erstellen == 50 50 115 +1. ((( 116 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 117 +))) 51 51 52 -xx 119 +(% style="list-style-type:circle" %) 120 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 53 53 122 +(% start="2" %) 123 +1. Option **Brief** auswählen 54 54 125 +(% style="list-style-type:circle" %) 126 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet. 55 55 128 +(% start="3" %) 129 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 130 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 131 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen 132 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 56 56 134 +(% style="list-style-type:circle" %) 135 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt. 57 57 137 +== E-Mail erstellen und versenden == 58 58 139 +1. ((( 140 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 141 +))) 59 59 143 +(% style="list-style-type:circle" %) 144 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 60 60 61 -xx 146 +(% start="2" %) 147 +1. Option **E-Mail** auswählen 62 62 149 +(% style="list-style-type:circle" %) 150 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet. 63 63 152 +(% start="3" %) 153 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 154 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist. 155 +1. Pflichtfeld **An **ausfüllen 156 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 157 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen 158 +1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail 159 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 64 64 161 +(% style="list-style-type:circle" %) 162 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt. 65 65 164 +(% class="box infomessage" %) 165 +((( 166 +**Kontaktsuche **und **Übernahme **bei der Aktivität **E-Mail**: 167 +Es besteht bei der Auswahl der Kontakte, an die man die E-Mail richtet, **mehrere Kontakte gleichzeitig auszuwählen**. 168 +Hierzu **navigiert **man zunächst **zur** Spalte mit der **Checkbox**. Sind alle gewünschten Kontakte ausgewählt, klickt man auf den Button Pfeil **Übernahme**. 169 +Sind **keine Treffer **vorhanden, teilt dies eine **Meldung **mit. 170 +))) 66 66 172 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen == 67 67 174 +1. ((( 175 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 176 +))) 68 68 178 +(% style="list-style-type:circle" %) 179 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 69 69 181 +(% start="2" %) 182 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen 70 70 71 -xx 184 +(% style="list-style-type:circle" %) 185 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet. 72 72 187 +(% start="3" %) 188 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 189 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 190 +1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**) 191 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 73 73 193 +(% style="list-style-type:circle" %) 194 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt. 74 74 196 +(% class="box infomessage" %) 197 +((( 198 +**Tipp**: 199 +Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen. 200 +So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**. 201 +Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten. 202 +))) 75 75 204 += Weitere Funktionen einer Aktivität = 76 76 206 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]] 77 77 208 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %) 209 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung 210 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung. 211 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich. 212 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet. 213 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)((( 214 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist. 215 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden. 216 +))) 217 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. 218 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier. 219 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun. 78 78 221 += Aktivität weiterleiten = 79 79 223 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken 80 80 225 +(% style="list-style-type:circle" %) 226 +* Die Aktivität wird geöffnet. 81 81 228 +(% start="2" %) 229 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]]) 82 82 231 +(% style="list-style-type:circle" %) 232 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet. 83 83 84 -xx 234 +(% start="3" %) 235 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen 236 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen 85 85 238 += Aktivität erledigen = 86 86 240 +1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken 241 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen 242 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken 87 87 244 +(% style="list-style-type:circle" %) 245 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt 88 88 247 += Aktivitätsvorlagen erstellen = 89 89 249 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten. 250 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden. 90 90 252 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben((( 253 +(% style="float:right" %) 254 +[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]] 255 +))) 91 91 257 +(% style="list-style-type:circle" %) 258 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt. 92 92 260 +(% start="2" %) 261 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken 93 93 263 +(% style="list-style-type:circle" %) 264 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 94 94 95 -xx 266 +(% start="3" %) 267 +1. **+** Icon rechts unten auswählen 268 + 269 +(% style="list-style-type:circle" %) 270 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet. 271 + 272 +(% start="4" %) 273 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können) 274 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 275 + 276 +(% style="list-style-type:circle" %) 277 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet. 278 + 279 +(% start="6" %) 280 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen 281 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 282 + 283 +(% style="list-style-type:circle" %) 284 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt. 285 + 286 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen = 287 + 288 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken 289 + 290 +(% style="list-style-type:circle" %) 291 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet. 292 + 293 +(% start="2" %) 294 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen 295 + 296 +(% style="list-style-type:circle" %) 297 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 298 + 299 +(% start="3" %) 300 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen 301 + 302 +(% style="list-style-type:circle" %) 303 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet. 304 + 305 +(% start="4" %) 306 +1. Eingaben tätigen 307 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken 308 + 309 +(% style="list-style-type:circle" %) 310 +* Die Aktivität wird erstellt. 311 + 312 += Löschvorgang einer Aktivität = 313 + 314 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität == 315 + 316 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus: 317 + 318 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten 319 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen 320 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt 321 + 322 +== Aktivität löschen == 323 + 324 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken 325 + 326 +(% style="list-style-type:circle" %) 327 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet. 328 + 329 +(% start="2" %) 330 +1. Button **Löschen **anklicken 331 + 332 +(% style="list-style-type:circle" %) 333 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht. 334 + 335 +
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