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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2024/09/30 09:07
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,27 +5,33 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Bedeutung von Aktivitäten =
9 9  
10 -Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 -Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 -Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
15 +Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 +
13 13  
18 += Aktivitätstypen =
14 14  
15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
20 +[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
16 16  
17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
22 +(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 +Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue [[Aktivität erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4terstellen]]
24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur [[Kalenderansicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HKalenderansicht]] wechseln.
25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
29 29  
30 30  
31 31  
... ... @@ -45,27 +45,48 @@
45 45  
46 46  
47 47  
54 += Aktivität erstellen =
48 48  
49 -= Kalenderansicht =
56 +1. **+** Icon auswählen
50 50  
51 -[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
58 +(% style="list-style-type:circle" %)
59 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
52 52  
53 -(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
54 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
55 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
56 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
57 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
58 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
59 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
60 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
61 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
62 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
61 +(% start="2" %)
62 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
63 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
64 +1. Betreff angeben
65 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
63 63  
67 +(% style="list-style-type:circle" %)
68 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
64 64  
70 +(% class="box infomessage" %)
71 +(((
72 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
73 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
74 +)))
65 65  
66 66  
77 += Aufbau einer Aktivität =
67 67  
79 +[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
68 68  
81 +(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
82 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
83 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen.
84 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
85 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.
86 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
87 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
88 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
89 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen.
90 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
91 +|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
92 +|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
93 +|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.
94 +|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.
95 +|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.
69 69  
70 70  
71 71  
... ... @@ -73,52 +73,55 @@
73 73  
74 74  
75 75  
103 +xx
76 76  
77 77  
78 -= Aktivitätstypen =
79 79  
80 -[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
81 81  
82 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
83 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
84 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
85 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
86 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
87 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
88 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
89 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
90 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
91 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
92 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
93 93  
94 94  
95 95  
111 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
96 96  
113 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
97 97  
115 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
116 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
117 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
118 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
119 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
120 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
121 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
122 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
123 +)))
124 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
125 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
126 +Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
127 +)))
128 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
98 98  
130 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
99 99  
132 +1. (((
133 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
134 +)))
100 100  
101 -
102 -
103 -= Aktivität erstellen =
104 -
105 -1. **+** Symbol auswählen
106 -
107 107  (% style="list-style-type:circle" %)
108 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
137 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
109 109  
110 110  (% start="2" %)
111 -1. Gewünschte Aktivität auswählen
112 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
113 -1. Betreff angeben
114 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
140 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
115 115  
116 116  (% style="list-style-type:circle" %)
117 -* Eine neue Aktivität wird erstellt.
143 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
118 118  
119 -xx
145 +(% start="3" %)
146 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
147 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
148 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
120 120  
121 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
150 +(% style="list-style-type:circle" %)
151 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
122 122  
123 123  == Checkliste erstellen ==
124 124  
... ... @@ -152,148 +152,275 @@
152 152  
153 153  (% start="8" %)
154 154  1. Weiteres freies Feld ausfüllen
155 -1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
185 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
156 156  
157 157  (% style="list-style-type:circle" %)
158 158  * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
159 159  
160 -(% class="box infomessage" %)
161 -(((
162 -Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
163 -Wie man eine solche erstellt, erfährt man __hier__.
164 -)))
190 +{{info}}
191 +Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
192 +Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
193 +{{/info}}
165 165  
166 -== Checkliste in der Übersicht ==
195 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
167 167  
168 -[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
169 -
170 170  (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
171 171  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
172 -|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
173 -Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
174 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
175 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
176 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
177 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
178 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
179 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
180 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
181 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
182 -|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
199 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
200 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
201 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
202 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
203 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
204 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
205 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
206 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
207 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
208 +|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
209 +|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
210 +|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
211 +|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
183 183  
213 +== Brief erstellen ==
184 184  
215 +1. (((
216 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
217 +)))
185 185  
219 +(% style="list-style-type:circle" %)
220 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
186 186  
222 +(% start="2" %)
223 +1. Option **Brief** auswählen
187 187  
225 +(% style="list-style-type:circle" %)
226 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
188 188  
189 -xx
228 +(% start="3" %)
229 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
230 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
231 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
232 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
190 190  
234 +(% style="list-style-type:circle" %)
235 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
191 191  
237 +== E-Mail erstellen und versenden ==
192 192  
193 -= Bearbeitung einer Aktivität =
239 +1. (((
240 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
241 +)))
194 194  
195 -[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
243 +(% style="list-style-type:circle" %)
244 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
196 196  
197 -(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
198 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
199 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen.
200 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen.
201 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**.
202 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
203 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
204 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
246 +(% start="2" %)
247 +1. Option **E-Mail** auswählen
205 205  
249 +(% style="list-style-type:circle" %)
250 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
251 +* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch generiert.
206 206  
253 +(% start="3" %)
254 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
255 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
256 +1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
257 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
258 +1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
259 +1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
260 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
207 207  
262 +(% style="list-style-type:circle" %)
263 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
208 208  
265 +(% class="box infomessage" %)
266 +(((
267 +Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
209 209  
269 +Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
270 +In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
271 +)))
210 210  
273 +== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
211 211  
275 +[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
212 212  
277 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
278 +|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
279 +|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
280 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
281 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
282 +|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
283 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
213 213  
214 -= Aktivität erledigen =
285 += Aktivität weiterleiten =
215 215  
216 -1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
217 -1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Nummer 4: __Aktivität Übersicht (Beispiel Checkliste)__)
218 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
287 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
219 219  
220 220  (% style="list-style-type:circle" %)
221 -* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
290 +* Die Aktivität wird geöffnet.
222 222  
223 -= Löschvorgang einer Aktivität =
292 +(% start="2" %)
293 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
224 224  
225 -== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
295 +(% style="list-style-type:circle" %)
296 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
226 226  
227 -Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
298 +(% start="3" %)
299 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
300 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
228 228  
229 -* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
230 -* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
302 +(% style="list-style-type:circle" %)
303 +* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
304 +* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt.
231 231  
232 232  (% class="box infomessage" %)
233 233  (((
234 -Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
235 -In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
236 -- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
237 -- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
308 +Wenn man eine Aktivität weiterleitet, dann kann man auch einen **Weiterleitungsvermerk **beifügen. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet.
309 +Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen.
238 238  )))
239 239  
312 += Aktivität erledigen =
240 240  
314 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
315 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
316 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
241 241  
242 -== Aktivität löschen ==
243 -
244 -1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
245 -
246 246  (% style="list-style-type:circle" %)
247 -* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
319 +* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt.
320 +* Die gewünschte Aktivität wird somit aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
248 248  
249 -(% start="2" %)
250 -1. Button **Löschen **anklicken
322 +(% class="box infomessage" %)
323 +(((
324 +Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man nach ihr **filtern**. Dies ist **über **die **Checkboxen **bei **offen **und **erledigt** über den Aktivitäten möglich.
325 +Je nach dem, wo man hier das Häkchen setzt, filtert man dementsprechend.
326 +)))
251 251  
252 -(% style="list-style-type:circle" %)
253 -* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
328 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
254 254  
330 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
331 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
255 255  
333 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
334 +
335 +)))
256 256  
257 -xxx
337 +(% style="list-style-type:circle" %)
338 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
258 258  
340 +(% start="2" %)
341 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
259 259  
343 +(% style="list-style-type:circle" %)
344 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
260 260  
346 +(% start="3" %)
347 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
261 261  
349 +(% style="list-style-type:circle" %)
350 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
262 262  
352 +(% start="4" %)
353 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
354 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
263 263  
356 +(% style="list-style-type:circle" %)
357 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
264 264  
265 -xx
359 +(% start="6" %)
360 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
361 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
266 266  
363 +(% style="list-style-type:circle" %)
364 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
267 267  
366 += Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
268 268  
368 +[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
269 269  
370 +(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
371 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
372 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
373 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
374 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
375 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
376 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
377 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
270 270  
379 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
271 271  
381 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
272 272  
383 +(% style="list-style-type:circle" %)
384 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
273 273  
386 +(% start="2" %)
387 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
274 274  
275 -xx
389 +(% style="list-style-type:circle" %)
390 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
276 276  
392 +(% start="3" %)
393 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
277 277  
395 +(% style="list-style-type:circle" %)
396 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
278 278  
398 +(% start="4" %)
399 +1. Eingaben tätigen
400 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
279 279  
402 +(% style="list-style-type:circle" %)
403 +* Die Aktivität wird erstellt.
280 280  
405 += Aktivität suchen =
281 281  
407 +1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
408 +1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
409 +1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben
410 +1. **Enter**-Taste drücken
282 282  
412 +(% style="list-style-type:circle" %)
413 +* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
283 283  
415 +(% class="box infomessage" %)
416 +(((
417 +Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
418 +)))
284 284  
420 += Löschvorgang einer Aktivität =
285 285  
422 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
286 286  
424 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
287 287  
288 -xx
426 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
427 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
428 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
289 289  
430 +(% class="box infomessage" %)
431 +(((
432 +Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
433 +Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
290 290  
435 +Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
291 291  
437 +* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
438 +* es sich um eine Folgeaktivität
439 +* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
440 +* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
441 +* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
442 +)))
292 292  
293 293  
445 +== Aktivität löschen ==
294 294  
447 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
295 295  
449 +(% style="list-style-type:circle" %)
450 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
296 296  
452 +(% start="2" %)
453 +1. Button **Löschen **anklicken
297 297  
298 -
299 -xx
455 +(% style="list-style-type:circle" %)
456 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
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Aktivitaeten-Uebersicht.png
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Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
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Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png
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Aktivitaetsvorlagen_Version2.png
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Aufbau_Aktivitaet.png
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