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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2023/10/27 18:41
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/10/02 08:01
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,27 +5,33 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Bedeutung von Aktivitäten =
9 9  
10 -Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 -Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 -Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
15 +Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 +
13 13  
18 += Aktivitätstypen =
14 14  
15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
20 +[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
16 16  
17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
22 +(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 +Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue [[Aktivität erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4terstellen]]
24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur [[Kalenderansicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HKalenderansicht]] wechseln.
25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
29 29  
30 30  
31 31  
... ... @@ -44,27 +44,48 @@
44 44  
45 45  
46 46  
53 += Aktivität erstellen =
47 47  
48 -= Kalenderansicht =
55 +1. **+** Icon auswählen
49 49  
50 -[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
57 +(% style="list-style-type:circle" %)
58 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
51 51  
52 -(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
53 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
54 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
55 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
56 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
57 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
58 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
59 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
60 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
61 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
60 +(% start="2" %)
61 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
62 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
63 +1. Betreff angeben
64 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
62 62  
66 +(% style="list-style-type:circle" %)
67 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
63 63  
69 +(% class="box infomessage" %)
70 +(((
71 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
72 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
73 +)))
64 64  
65 65  
76 += Aufbau einer Aktivität =
66 66  
78 +[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
67 67  
80 +(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
81 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
82 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen.
83 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
84 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.
85 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
86 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
87 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
88 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen.
89 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
90 +|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
91 +|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
92 +|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.
93 +|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.
94 +|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.
68 68  
69 69  
70 70  
... ... @@ -71,6 +71,7 @@
71 71  
72 72  
73 73  
101 +xx
74 74  
75 75  
76 76  
... ... @@ -77,56 +77,48 @@
77 77  
78 78  
79 79  
80 -= Aktivitätstypen =
81 81  
82 -[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
109 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
83 83  
84 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
85 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
86 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
87 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
88 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
89 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
90 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
91 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
92 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
93 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
94 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
111 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
95 95  
113 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
114 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
115 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
116 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
117 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
118 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
119 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
120 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
121 +)))
122 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
123 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
124 +Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
125 +)))
126 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
96 96  
128 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
97 97  
130 +1. (((
131 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
132 +)))
98 98  
99 -
100 -
101 -
102 -
103 -
104 -
105 -
106 -
107 -
108 -
109 -
110 -
111 -= Aktivität erstellen =
112 -
113 -1. **+** Symbol auswählen
114 -
115 115  (% style="list-style-type:circle" %)
116 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
135 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
117 117  
118 118  (% start="2" %)
119 -1. Gewünschte Aktivität auswählen
120 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
121 -1. Betreff angeben
122 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
138 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
123 123  
124 124  (% style="list-style-type:circle" %)
125 -* Eine neue Aktivität wird erstellt.
141 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
126 126  
127 -xx
143 +(% start="3" %)
144 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
145 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
146 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
128 128  
129 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
148 +(% style="list-style-type:circle" %)
149 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
130 130  
131 131  == Checkliste erstellen ==
132 132  
... ... @@ -160,61 +160,107 @@
160 160  
161 161  (% start="8" %)
162 162  1. Weiteres freies Feld ausfüllen
163 -1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
183 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
164 164  
165 165  (% style="list-style-type:circle" %)
166 166  * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
167 167  
188 +{{info}}
189 +Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
190 +Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
191 +{{/info}}
168 168  
169 -(% class="box infomessage" %)
170 -(((
171 -Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
172 -Wie man eine solche erstellt, erfährt man __hier__.
193 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
194 +
195 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
196 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
197 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
198 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
199 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
200 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
201 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
202 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
203 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
204 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
205 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
206 +|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
207 +|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
208 +|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
209 +|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
210 +
211 +== Brief erstellen ==
212 +
213 +1. (((
214 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
173 173  )))
174 174  
175 -== Checkliste in der Übersicht ==
217 +(% style="list-style-type:circle" %)
218 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
176 176  
177 -[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
220 +(% start="2" %)
221 +1. Option **Brief** auswählen
178 178  
179 -(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
180 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
181 -|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
182 -Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
183 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
184 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
185 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
186 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
187 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
188 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
189 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
190 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
191 -|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
223 +(% style="list-style-type:circle" %)
224 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
192 192  
226 +(% start="3" %)
227 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
228 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
229 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
230 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
193 193  
232 +(% style="list-style-type:circle" %)
233 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
194 194  
235 +== E-Mail erstellen und versenden ==
195 195  
237 +1. (((
238 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
239 +)))
196 196  
197 -xx
241 +(% style="list-style-type:circle" %)
242 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
198 198  
244 +(% start="2" %)
245 +1. Option **E-Mail** auswählen
199 199  
247 +(% style="list-style-type:circle" %)
248 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
249 +* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch generiert.
200 200  
201 -= Bearbeitung einer Aktivität =
251 +(% start="3" %)
252 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
253 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
254 +1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
255 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
256 +1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
257 +1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
258 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
202 202  
203 -[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
260 +(% style="list-style-type:circle" %)
261 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
204 204  
205 -(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
206 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
207 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen.
208 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen.
209 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**.
210 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
211 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
212 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
263 +(% class="box infomessage" %)
264 +(((
265 +Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
213 213  
267 +Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
268 +In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
269 +)))
214 214  
271 +== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
215 215  
273 +[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
216 216  
275 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
276 +|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
277 +|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
278 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
279 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
280 +|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
281 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
217 217  
283 +(% class="wikigeneratedid" %)
218 218  
219 219  
220 220  
... ... @@ -223,88 +223,184 @@
223 223  
224 224  
225 225  
226 -= Aktivität erledigen =
227 227  
228 -1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
229 -1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
230 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
231 231  
294 +
295 +
296 +
297 +
298 +
299 +
300 +
301 += Aktivität weiterleiten =
302 +
303 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
304 +
232 232  (% style="list-style-type:circle" %)
233 -* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
306 +* Die Aktivität wird geöffnet.
234 234  
235 -= Löschvorgang einer Aktivität =
308 +(% start="2" %)
309 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
236 236  
237 -== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
311 +(% style="list-style-type:circle" %)
312 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
238 238  
239 -Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
314 +(% start="3" %)
315 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
316 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
240 240  
241 -* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
242 -* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
318 +(% style="list-style-type:circle" %)
319 +* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
320 +* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt.
243 243  
244 244  (% class="box infomessage" %)
245 245  (((
246 -Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
247 -In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
248 -- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
249 -- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
324 +Wenn man eine Aktivität weiterleitet, dann kann man auch einen **Weiterleitungsvermerk **beifügen. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet.
325 +Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen.
250 250  )))
251 251  
328 += Aktivität erledigen =
252 252  
330 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
331 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
332 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
253 253  
254 -== Aktivität löschen ==
255 -
256 -1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
257 -
258 258  (% style="list-style-type:circle" %)
259 -* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
335 +* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt.
336 +* Die gewünschte Aktivität wird somit aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
260 260  
261 -(% start="2" %)
262 -1. Button **Löschen **anklicken
338 +(% class="box infomessage" %)
339 +(((
340 +Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man nach ihr **filtern**. Dies ist **über **die **Checkboxen **bei **offen **und **erledigt** über den Aktivitäten möglich.
341 +Je nach dem, wo man hier das Häkchen setzt, filtert man dementsprechend.
342 +)))
263 263  
264 -(% style="list-style-type:circle" %)
265 -* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
344 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
266 266  
346 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
347 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
267 267  
268 -xxx
349 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
350 +
351 +)))
269 269  
353 +(% style="list-style-type:circle" %)
354 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
270 270  
356 +(% start="2" %)
357 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
271 271  
359 +(% style="list-style-type:circle" %)
360 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
272 272  
362 +(% start="3" %)
363 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
273 273  
365 +(% style="list-style-type:circle" %)
366 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
274 274  
368 +(% start="4" %)
369 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
370 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
275 275  
276 -xx
372 +(% style="list-style-type:circle" %)
373 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
277 277  
375 +(% start="6" %)
376 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
377 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
278 278  
379 +(% style="list-style-type:circle" %)
380 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
279 279  
382 += Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
280 280  
384 +[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
281 281  
386 +(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
387 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
388 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
389 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
390 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
391 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
392 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
393 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
282 282  
395 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
283 283  
397 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
284 284  
399 +(% style="list-style-type:circle" %)
400 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
285 285  
286 -xx
402 +(% start="2" %)
403 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
287 287  
405 +(% style="list-style-type:circle" %)
406 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
288 288  
408 +(% start="3" %)
409 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
289 289  
411 +(% style="list-style-type:circle" %)
412 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
290 290  
414 +(% start="4" %)
415 +1. Eingaben tätigen
416 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
291 291  
418 +(% style="list-style-type:circle" %)
419 +* Die Aktivität wird erstellt.
292 292  
421 += Aktivität suchen =
293 293  
423 +1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
424 +1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
425 +1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben
426 +1. **Enter**-Taste drücken
294 294  
428 +(% style="list-style-type:circle" %)
429 +* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
295 295  
431 +(% class="box infomessage" %)
432 +(((
433 +Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
434 +)))
296 296  
436 += Löschvorgang einer Aktivität =
297 297  
438 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
298 298  
299 -xx
440 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
300 300  
442 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
443 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
444 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
301 301  
446 +(% class="box infomessage" %)
447 +(((
448 +Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
449 +Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
302 302  
451 +Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
303 303  
453 +* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
454 +* es sich um eine Folgeaktivität
455 +* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
456 +* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
457 +* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
458 +)))
304 304  
305 305  
461 +== Aktivität löschen ==
306 306  
463 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
307 307  
465 +(% style="list-style-type:circle" %)
466 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
308 308  
468 +(% start="2" %)
469 +1. Button **Löschen **anklicken
309 309  
310 -xx
471 +(% style="list-style-type:circle" %)
472 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
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Aktivitaetsvorlagen_Version2.png
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Aufbau_Aktivitaet.png
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