Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten
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Zusammenfassung
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -010. 3Aktivitäten1 +010.6 Aktivitäten - Inhalt
-
... ... @@ -5,28 +5,32 @@ 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 +(% class="box warningmessage" %) 9 +((( 10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar 11 +))) 12 + 8 8 = Bedeutung von Aktivitäten = 9 9 10 -Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar. 11 -Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden. 12 -Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen. 15 +Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden. 16 + 13 13 14 - 15 15 = Aktivitätstypen = 16 16 17 -[[image:Aktivitäten_Optionen.png ||height="408" style="float:left" width="319"]]20 +[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]] 18 18 19 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %) 20 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung 21 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**. 22 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**. 23 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe. 24 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. 25 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**. 26 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]). 27 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. 28 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten. 29 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen. 22 +(% style="margin-left:auto; width:1244px" %) 23 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung 24 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**. 25 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert. 26 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe. 27 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden. 28 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**. 29 +Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]] 30 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden. 31 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten. 32 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen. 33 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt. 30 30 31 31 32 32 ... ... @@ -36,12 +36,22 @@ 36 36 37 37 38 38 43 + 44 + 45 + 46 + 47 + 48 + 49 + 50 + 51 + 52 + 39 39 = Aktivität erstellen = 40 40 41 41 1. **+** Icon auswählen 42 42 43 43 (% style="list-style-type:circle" %) 44 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet. 58 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet. 45 45 46 46 (% start="2" %) 47 47 1. Gewünschte Aktivität auswählen ... ... @@ -52,10 +52,88 @@ 52 52 (% style="list-style-type:circle" %) 53 53 * Eine neue Aktivität wird erstellt. 54 54 69 +(% class="box infomessage" %) 70 +((( 71 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann. 72 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]]. 73 +))) 74 + 75 + 76 += Aufbau einer Aktivität = 77 + 78 +[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]] 79 + 80 +(% style="margin-left:auto; width:682px" %) 81 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung 82 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen. 83 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]]. 84 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins. 85 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte. 86 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität. 87 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat. 88 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen. 89 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen. 90 +|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben. 91 +|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen. 92 +|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität. 93 +|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert. 94 +|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern. 95 + 96 + 97 + 98 + 99 + 100 + 55 55 xx 56 56 57 -= Anwendungsbeispiel Checkliste = 58 58 104 + 105 + 106 + 107 + 108 + 109 += Weitere Funktionen einer Aktivität = 110 + 111 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]] 112 + 113 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %) 114 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung 115 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung. 116 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich. 117 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet. 118 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)((( 119 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist. 120 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden. 121 +))) 122 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert. 123 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)((( 124 +Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken). 125 +))) 126 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun. 127 + 128 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen == 129 + 130 +1. ((( 131 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 132 +))) 133 + 134 +(% style="list-style-type:circle" %) 135 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 136 + 137 +(% start="2" %) 138 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen 139 + 140 +(% style="list-style-type:circle" %) 141 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet. 142 + 143 +(% start="3" %) 144 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 145 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 146 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 147 + 148 +(% style="list-style-type:circle" %) 149 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt. 150 + 59 59 == Checkliste erstellen == 60 60 61 61 1. ((( ... ... @@ -88,188 +88,293 @@ 88 88 89 89 (% start="8" %) 90 90 1. Weiteres freies Feld ausfüllen 91 -1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken 183 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 92 92 93 93 (% style="list-style-type:circle" %) 94 94 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt. 95 95 96 -(% class="box infomessage" %) 97 -((( 98 -Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann. 99 -Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]]. 100 -))) 188 +{{info}} 189 +Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden. 190 +Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält. 191 +{{/info}} 101 101 102 -= =Checklisteinder Übersicht ==193 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]] 103 103 104 -[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]] 105 - 106 106 (% style="margin-left:auto; width:918px" %) 107 107 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung 108 -|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden. 109 -Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt. 110 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben. 111 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt. 112 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird. 113 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde. 114 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. 115 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**. 116 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__ 117 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein. 118 -|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität. 197 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. 198 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird. 199 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen. 200 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung. 201 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht. 202 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt. 203 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein. 204 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt. 205 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität. 206 +|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb. 207 +|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein. 208 +|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen. 209 +|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität. 119 119 120 - xx211 +== Brief erstellen == 121 121 213 +1. ((( 214 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 215 +))) 122 122 217 +(% style="list-style-type:circle" %) 218 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 123 123 124 -= Weitere Funktionen einer Aktivität = 220 +(% start="2" %) 221 +1. Option **Brief** auswählen 125 125 126 -[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]] 223 +(% style="list-style-type:circle" %) 224 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet. 127 127 128 -(% style="margin-left:auto; width:908px" %) 129 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung 130 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung. 131 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich. 132 -Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet. 133 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)((( 134 -**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist. 135 -Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden. 226 +(% start="3" %) 227 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 228 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 229 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen 230 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 231 + 232 +(% style="list-style-type:circle" %) 233 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt. 234 + 235 +== E-Mail erstellen und versenden == 236 + 237 +1. ((( 238 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 136 136 ))) 137 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. 138 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier. 139 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun. 140 140 241 +(% style="list-style-type:circle" %) 242 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 141 141 244 +(% start="2" %) 245 +1. Option **E-Mail** auswählen 142 142 247 +(% style="list-style-type:circle" %) 248 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet. 249 +* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch generiert. 143 143 251 +(% start="3" %) 252 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 253 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist. 254 +1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen 255 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 256 +1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen 257 +1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail 258 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 144 144 260 +(% style="list-style-type:circle" %) 261 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt. 145 145 263 +(% class="box infomessage" %) 264 +((( 265 +Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt. 146 146 267 +Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt. 268 +In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt. 269 +))) 147 147 271 +== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail == 148 148 273 +[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]] 149 149 275 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %) 276 +|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung 277 +|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**. 278 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden. 279 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet. 280 +|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen. 281 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist. 150 150 283 +(% class="wikigeneratedid" %) 151 151 152 -= Aktivitätsvorlagen erstellen = 153 153 154 -Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten. 155 -Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden. 156 156 157 -1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben((( 158 -(% style="float:right" %) 159 -[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]] 160 -))) 161 161 162 -(% style="list-style-type:circle" %) 163 -* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt. 164 164 165 -(% start="2" %) 166 -1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken 167 167 168 -(% style="list-style-type:circle" %) 169 -* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 170 170 171 -(% start="3" %) 172 -1. **+** Icon rechts unten auswählen 173 173 174 -(% style="list-style-type:circle" %) 175 -* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet. 176 176 177 -(% start="4" %) 178 -1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können) 179 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 180 180 181 -(% style="list-style-type:circle" %) 182 -* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet. 183 183 184 -(% start="6" %) 185 -1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen 186 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 187 187 188 -(% style="list-style-type:circle" %) 189 -* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt. 190 190 191 191 192 -= Aktivität erledigen = 193 193 194 -1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen 195 -1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__) 196 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken 197 197 300 + 301 += Aktivität weiterleiten = 302 + 303 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken 304 + 198 198 (% style="list-style-type:circle" %) 199 -* GewünschteAktivität wirdals erledigt gezeigt306 +* Die Aktivität wird geöffnet. 200 200 201 -= Löschvorgang einer Aktivität = 308 +(% start="2" %) 309 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken 202 202 203 -== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität == 311 +(% style="list-style-type:circle" %) 312 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet. 204 204 205 -Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus: 314 +(% start="3" %) 315 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen 316 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen 206 206 207 -* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt) 208 -* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen 318 +(% style="list-style-type:circle" %) 319 +* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat. 320 +* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt. 209 209 210 210 (% class="box infomessage" %) 211 211 ((( 212 -Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern. 213 -In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen: 214 -- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**) 215 -- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt 324 +Wenn man eine Aktivität weiterleitet, dann kann man auch einen **Weiterleitungsvermerk **beifügen. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet. 325 +Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen. 216 216 ))) 217 217 328 += Aktivität erledigen = 218 218 330 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken 331 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen 332 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken 219 219 220 -== Aktivität löschen == 221 - 222 -1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken 223 - 224 224 (% style="list-style-type:circle" %) 225 -* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet. 335 +* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt. 336 +* Die gewünschte Aktivität wird somit aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt. 226 226 227 -(% start="2" %) 228 -1. Button **Löschen **anklicken 338 +(% class="box infomessage" %) 339 +((( 340 +Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man nach ihr **filtern**. Dies ist **über **die **Checkboxen **bei **offen **und **erledigt** über den Aktivitäten möglich. 341 +Je nach dem, wo man hier das Häkchen setzt, filtert man dementsprechend. 342 +))) 229 229 230 -(% style="list-style-type:circle" %) 231 -* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht. 344 += Aktivitätsvorlagen erstellen = 232 232 233 -xxx 346 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten. 347 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden. 234 234 349 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben((( 350 + 351 +))) 235 235 353 +(% style="list-style-type:circle" %) 354 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt. 236 236 356 +(% start="2" %) 357 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken 237 237 359 +(% style="list-style-type:circle" %) 360 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 238 238 362 +(% start="3" %) 363 +1. **+** Icon rechts unten auswählen 239 239 365 +(% style="list-style-type:circle" %) 366 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet. 240 240 241 -xx 368 +(% start="4" %) 369 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können) 370 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 242 242 372 +(% style="list-style-type:circle" %) 373 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet. 243 243 375 +(% start="6" %) 376 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen 377 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 244 244 379 +(% style="list-style-type:circle" %) 380 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt. 245 245 382 += Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten = 246 246 384 +[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]] 247 247 386 +(% style="margin-left:auto; width:631px" %) 387 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung 388 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar. 389 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet. 390 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt. 391 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt. 392 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert. 393 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen. 248 248 395 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen = 249 249 397 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken 250 250 251 -xx 399 +(% style="list-style-type:circle" %) 400 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet. 252 252 402 +(% start="2" %) 403 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen 253 253 405 +(% style="list-style-type:circle" %) 406 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 254 254 408 +(% start="3" %) 409 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen 255 255 411 +(% style="list-style-type:circle" %) 412 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet. 256 256 414 +(% start="4" %) 415 +1. Eingaben tätigen 416 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken 257 257 418 +(% style="list-style-type:circle" %) 419 +* Die Aktivität wird erstellt. 258 258 421 += Aktivität suchen = 259 259 423 +1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln 424 +1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken 425 +1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben 426 +1. **Enter**-Taste drücken 260 260 428 +(% style="list-style-type:circle" %) 429 +* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet. 261 261 431 +(% class="box infomessage" %) 432 +((( 433 +Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden. 434 +))) 262 262 436 += Löschvorgang einer Aktivität = 263 263 264 - xx438 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität == 265 265 440 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus: 266 266 442 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten 443 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen 444 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt 267 267 446 +(% class="box infomessage" %) 447 +((( 448 +Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. 449 +Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist. 268 268 451 +Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**... 269 269 453 +* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt. 454 +* es sich um eine Folgeaktivität 455 +* jemand anderes die Aktivität erstellt hat. 456 +* eine aus der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist. 457 +* eine aus der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist. 458 +))) 270 270 271 271 461 +== Aktivität löschen == 272 272 463 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken 273 273 465 +(% style="list-style-type:circle" %) 466 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet. 274 274 275 -xx 468 +(% start="2" %) 469 +1. Button **Löschen **anklicken 470 + 471 +(% style="list-style-type:circle" %) 472 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
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