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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2023/11/03 10:06
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/06 08:58
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Inhalt
... ... @@ -11,7 +11,6 @@
11 11  Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 12  Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
13 13  
14 -
15 15  = Aktivitätstypen =
16 16  
17 17  [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
... ... @@ -34,8 +34,6 @@
34 34  
35 35  
36 36  
37 -
38 -
39 39  = Aktivität erstellen =
40 40  
41 41  1. **+** Icon auswählen
... ... @@ -52,10 +52,12 @@
52 52  (% style="list-style-type:circle" %)
53 53  * Eine neue Aktivität wird erstellt.
54 54  
55 -xx
52 +(% class="box infomessage" %)
53 +(((
54 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
55 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
56 +)))
56 56  
57 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
58 -
59 59  == Checkliste erstellen ==
60 60  
61 61  1. (((
... ... @@ -88,19 +88,11 @@
88 88  
89 89  (% start="8" %)
90 90  1. Weiteres freies Feld ausfüllen
91 -1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
90 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
92 92  
93 93  (% style="list-style-type:circle" %)
94 94  * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
95 95  
96 -(% class="box infomessage" %)
97 -(((
98 -Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
99 -Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
100 -)))
101 -
102 -== Checkliste in der Übersicht ==
103 -
104 104  [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
105 105  
106 106  (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
... ... @@ -117,38 +117,113 @@
117 117  |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
118 118  |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
119 119  
120 -xx
121 121  
122 122  
123 123  
124 -= Weitere Funktionen einer Aktivität =
125 125  
126 -[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
127 127  
128 -(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
129 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
130 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
131 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
132 -Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
133 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
134 -**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
135 -Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
116 +
117 +
118 +== Brief erstellen ==
119 +
120 +1. (((
121 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
136 136  )))
137 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
138 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
139 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
140 140  
124 +(% style="list-style-type:circle" %)
125 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
141 141  
127 +(% start="2" %)
128 +1. Option **Brief** auswählen
142 142  
130 +(% style="list-style-type:circle" %)
131 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
143 143  
133 +(% start="3" %)
134 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
135 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
136 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
137 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
144 144  
139 +(% style="list-style-type:circle" %)
140 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
145 145  
142 +== E-Mail erstellen und versenden ==
146 146  
144 +1. (((
145 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
146 +)))
147 147  
148 +(% style="list-style-type:circle" %)
149 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
148 148  
151 +(% start="2" %)
152 +1. Option **E-Mail** auswählen
149 149  
154 +(% style="list-style-type:circle" %)
155 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
150 150  
157 +(% start="3" %)
158 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
159 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
160 +1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
161 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
162 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
163 +1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail
164 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
151 151  
166 +(% style="list-style-type:circle" %)
167 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
168 +
169 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
170 +
171 +1. (((
172 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
173 +)))
174 +
175 +(% style="list-style-type:circle" %)
176 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
177 +
178 +(% start="2" %)
179 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
180 +
181 +(% style="list-style-type:circle" %)
182 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
183 +
184 +(% start="3" %)
185 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
186 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
187 +1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
188 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
189 +
190 +(% style="list-style-type:circle" %)
191 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
192 +
193 +(% class="box infomessage" %)
194 +(((
195 +**Tipp**:
196 +Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
197 +So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
198 +Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
199 +)))
200 +
201 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
202 +
203 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
204 +
205 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
206 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
207 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
208 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
209 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
210 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
211 +**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
212 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
213 +)))
214 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
215 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
216 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
217 +
152 152  = Aktivitätsvorlagen erstellen =
153 153  
154 154  Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
... ... @@ -188,7 +188,49 @@
188 188  (% style="list-style-type:circle" %)
189 189  * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
190 190  
257 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
191 191  
259 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
260 +
261 +(% style="list-style-type:circle" %)
262 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
263 +
264 +(% start="2" %)
265 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
266 +
267 +(% style="list-style-type:circle" %)
268 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
269 +
270 +(% start="3" %)
271 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
272 +
273 +(% style="list-style-type:circle" %)
274 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
275 +
276 +(% start="4" %)
277 +1. Eingaben tätigen
278 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
279 +
280 +(% style="list-style-type:circle" %)
281 +* Die Aktivität wird erstellt.
282 +
283 += Aktivität weiterleiten =
284 +
285 +1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
286 +
287 +(% style="list-style-type:circle" %)
288 +* Die Aktivität wird geöffnet.
289 +
290 +(% start="2" %)
291 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
292 +
293 +(% style="list-style-type:circle" %)
294 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
295 +
296 +(% start="3" %)
297 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
298 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
299 +
192 192  = Aktivität erledigen =
193 193  
194 194  1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
... ... @@ -204,19 +204,10 @@
204 204  
205 205  Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
206 206  
207 -* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
315 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
208 208  * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
317 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
209 209  
210 -(% class="box infomessage" %)
211 -(((
212 -Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
213 -In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
214 -- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
215 -- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
216 -)))
217 -
218 -
219 -
220 220  == Aktivität löschen ==
221 221  
222 222  1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
... ... @@ -230,46 +230,4 @@
230 230  (% style="list-style-type:circle" %)
231 231  * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
232 232  
233 -xxx
234 -
235 -
236 -
237 -
238 -
239 -
240 -
241 -xx
242 -
243 -
244 -
245 -
246 -
247 -
248 -
249 -
250 -
251 -xx
252 -
253 -
254 -
255 -
256 -
257 -
258 -
259 -
260 -
261 -
262 -
263 -
264 -xx
265 -
266 -
267 -
268 -
269 -
270 -
271 -
272 -
273 -
274 -
275 -xx
332 +