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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2023/11/03 10:13
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/09/25 16:13
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -5,28 +5,32 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Bedeutung von Aktivitäten =
9 9  
10 -Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 -Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 -Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
15 +Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 +
13 13  
14 -
15 15  = Aktivitätstypen =
16 16  
17 -[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
20 +[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
22 +(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 +Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
30 30  
31 31  
32 32  
... ... @@ -35,12 +35,15 @@
35 35  
36 36  
37 37  
42 +
43 +
44 +
38 38  = Aktivität erstellen =
39 39  
40 40  1. **+** Icon auswählen
41 41  
42 42  (% style="list-style-type:circle" %)
43 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
50 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
44 44  
45 45  (% start="2" %)
46 46  1. Gewünschte Aktivität auswählen
... ... @@ -51,10 +51,64 @@
51 51  (% style="list-style-type:circle" %)
52 52  * Eine neue Aktivität wird erstellt.
53 53  
54 -xx
61 +(% class="box infomessage" %)
62 +(((
63 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
64 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
65 +)))
55 55  
56 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
57 57  
68 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
69 +
70 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
71 +
72 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
73 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
74 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
75 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
76 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
77 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
78 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
79 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
80 +)))
81 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
82 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
83 +Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
84 +)))
85 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
86 +
87 +
88 +
89 +
90 +
91 +
92 +
93 +
94 +
95 +
96 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
97 +
98 +1. (((
99 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
100 +)))
101 +
102 +(% style="list-style-type:circle" %)
103 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
104 +
105 +(% start="2" %)
106 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
107 +
108 +(% style="list-style-type:circle" %)
109 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
110 +
111 +(% start="3" %)
112 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
113 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
114 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
115 +
116 +(% style="list-style-type:circle" %)
117 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
118 +
58 58  == Checkliste erstellen ==
59 59  
60 60  1. (((
... ... @@ -87,66 +87,144 @@
87 87  
88 88  (% start="8" %)
89 89  1. Weiteres freies Feld ausfüllen
90 -1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
151 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
91 91  
92 92  (% style="list-style-type:circle" %)
93 93  * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
94 94  
156 +{{info}}
157 +Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
158 +Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
159 +{{/info}}
160 +
161 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
162 +
163 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
164 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
165 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
166 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
167 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus.
168 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
169 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
170 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
171 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
172 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
173 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
174 +|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
175 +|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
176 +|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
177 +|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
178 +
179 +== Brief erstellen ==
180 +
181 +1. (((
182 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
183 +)))
184 +
185 +(% style="list-style-type:circle" %)
186 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
187 +
188 +(% start="2" %)
189 +1. Option **Brief** auswählen
190 +
191 +(% style="list-style-type:circle" %)
192 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
193 +
194 +(% start="3" %)
195 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
196 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
197 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
198 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
199 +
200 +(% style="list-style-type:circle" %)
201 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
202 +
203 +== E-Mail erstellen und versenden ==
204 +
205 +1. (((
206 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
207 +)))
208 +
209 +(% style="list-style-type:circle" %)
210 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
211 +
212 +(% start="2" %)
213 +1. Option **E-Mail** auswählen
214 +
215 +(% style="list-style-type:circle" %)
216 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
217 +
218 +(% start="3" %)
219 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
220 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
221 +1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
222 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
223 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
224 +1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
225 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
226 +
227 +(% style="list-style-type:circle" %)
228 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
229 +
95 95  (% class="box infomessage" %)
96 96  (((
97 -Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
98 -Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
232 +Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
233 +
234 +Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
235 +In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
99 99  )))
100 100  
101 -== Checkliste in der Übersicht ==
238 +== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
102 102  
103 -[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
240 +[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
104 104  
105 -(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
106 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
107 -|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
108 -Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
109 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
110 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
111 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
112 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
113 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
114 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
115 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
116 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
117 -|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
242 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
243 +|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
244 +|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
245 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
246 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
247 +|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
248 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält.
118 118  
119 -xx
120 120  
121 121  
122 122  
123 -= Weitere Funktionen einer Aktivität =
124 124  
125 -[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
126 126  
127 -(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
128 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
129 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
130 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
131 -Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
132 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
133 -**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
134 -Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei BUtton Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
135 -)))
136 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
137 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
138 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
139 139  
140 140  
141 141  
142 142  
259 += Aktivität weiterleiten =
143 143  
261 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
144 144  
263 +(% style="list-style-type:circle" %)
264 +* Die Aktivität wird geöffnet.
145 145  
266 +(% start="2" %)
267 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
146 146  
269 +(% style="list-style-type:circle" %)
270 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
147 147  
272 +(% start="3" %)
273 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
274 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
148 148  
276 +(% style="list-style-type:circle" %)
277 +* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
278 +* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt.
149 149  
280 += Aktivität erledigen =
281 +
282 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
283 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
284 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
285 +
286 +(% style="list-style-type:circle" %)
287 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt.
288 +
150 150  = Aktivitätsvorlagen erstellen =
151 151  
152 152  Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
... ... @@ -153,8 +153,7 @@
153 153  Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
154 154  
155 155  1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
156 -(% style="float:right" %)
157 -[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
295 +
158 158  )))
159 159  
160 160  (% style="list-style-type:circle" %)
... ... @@ -186,87 +186,97 @@
186 186  (% style="list-style-type:circle" %)
187 187  * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
188 188  
189 -= Aktivität erledigen =
327 += Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
190 190  
191 -1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
192 -1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
193 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
329 +[[image:Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png||height="380" style="float:left" width="887"]]
194 194  
195 -(% style="list-style-type:circle" %)
196 -* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
331 +(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
332 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
333 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
334 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
335 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
336 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
337 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
197 197  
198 -= Löschvorgang einer Aktivität =
199 199  
200 -== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
201 201  
202 -Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
203 203  
204 -* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
205 -* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
206 206  
207 -(% class="box infomessage" %)
208 -(((
209 -Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
210 -In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
211 -- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
212 -- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
213 -)))
343 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
214 214  
345 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
215 215  
216 -
217 -== Aktivität löschen ==
218 -
219 -1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
220 -
221 221  (% style="list-style-type:circle" %)
222 -* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
348 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
223 223  
224 224  (% start="2" %)
225 -1. Button **Löschen **anklicken
351 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
226 226  
227 227  (% style="list-style-type:circle" %)
228 -* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
354 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
229 229  
230 -xxx
356 +(% start="3" %)
357 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
231 231  
359 +(% style="list-style-type:circle" %)
360 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
232 232  
362 +(% start="4" %)
363 +1. Eingaben tätigen
364 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
233 233  
366 +(% style="list-style-type:circle" %)
367 +* Die Aktivität wird erstellt.
234 234  
369 += Aktivität suchen =
235 235  
371 +1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
372 +1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
373 +1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
374 +1. **Enter**-Taste drücken
236 236  
376 +(% style="list-style-type:circle" %)
377 +* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
237 237  
238 -xx
379 +(% class="box infomessage" %)
380 +(((
381 +Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
382 +)))
239 239  
384 += Löschvorgang einer Aktivität =
240 240  
386 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
241 241  
388 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
242 242  
390 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
391 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
392 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
243 243  
394 +(% class="box infomessage" %)
395 +(((
396 +Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
397 +Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
244 244  
399 +Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
245 245  
401 +* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
402 +* es sich um eine Folgeaktivität
403 +* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
404 +* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
405 +* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
406 +)))
246 246  
247 247  
248 -xx
409 +== Aktivität löschen ==
249 249  
411 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
250 250  
413 +(% style="list-style-type:circle" %)
414 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
251 251  
416 +(% start="2" %)
417 +1. Button **Löschen **anklicken
252 252  
253 -
254 -
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272 -xx
419 +(% style="list-style-type:circle" %)
420 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
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