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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2023/11/03 10:13
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/01/24 19:16
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -5,6 +5,11 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Bedeutung von Aktivitäten =
9 9  
10 10  Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
... ... @@ -11,7 +11,6 @@
11 11  Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 12  Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
13 13  
14 -
15 15  = Aktivitätstypen =
16 16  
17 17  [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
... ... @@ -29,17 +29,12 @@
29 29  |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
30 30  
31 31  
32 -
33 -
34 -
35 -
36 -
37 37  = Aktivität erstellen =
38 38  
39 39  1. **+** Icon auswählen
40 40  
41 41  (% style="list-style-type:circle" %)
42 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
41 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
43 43  
44 44  (% start="2" %)
45 45  1. Gewünschte Aktivität auswählen
... ... @@ -50,10 +50,12 @@
50 50  (% style="list-style-type:circle" %)
51 51  * Eine neue Aktivität wird erstellt.
52 52  
53 -xx
52 +(% class="box infomessage" %)
53 +(((
54 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
55 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
56 +)))
54 54  
55 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
56 -
57 57  == Checkliste erstellen ==
58 58  
59 59  1. (((
... ... @@ -86,19 +86,11 @@
86 86  
87 87  (% start="8" %)
88 88  1. Weiteres freies Feld ausfüllen
89 -1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
90 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
90 90  
91 91  (% style="list-style-type:circle" %)
92 92  * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
93 93  
94 -(% class="box infomessage" %)
95 -(((
96 -Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
97 -Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
98 -)))
99 -
100 -== Checkliste in der Übersicht ==
101 -
102 102  [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
103 103  
104 104  (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
... ... @@ -109,16 +109,105 @@
109 109  |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
110 110  |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
111 111  |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
112 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
105 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
113 113  |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
114 114  |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
115 115  |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
116 116  |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
117 117  
118 -xx
119 119  
120 120  
113 +== Brief erstellen ==
121 121  
115 +1. (((
116 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
117 +)))
118 +
119 +(% style="list-style-type:circle" %)
120 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
121 +
122 +(% start="2" %)
123 +1. Option **Brief** auswählen
124 +
125 +(% style="list-style-type:circle" %)
126 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
127 +
128 +(% start="3" %)
129 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
130 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
131 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
132 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
133 +
134 +(% style="list-style-type:circle" %)
135 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
136 +
137 +== E-Mail erstellen und versenden ==
138 +
139 +1. (((
140 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
141 +)))
142 +
143 +(% style="list-style-type:circle" %)
144 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
145 +
146 +(% start="2" %)
147 +1. Option **E-Mail** auswählen
148 +
149 +(% style="list-style-type:circle" %)
150 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
151 +
152 +(% start="3" %)
153 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
154 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
155 +1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
156 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
157 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
158 +1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail
159 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
160 +
161 +(% style="list-style-type:circle" %)
162 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
163 +
164 +(% class="box infomessage" %)
165 +(((
166 +**Kontaktsuche **und **Übernahme **bei der Aktivität **E-Mail**:
167 +Es besteht bei der Auswahl der Kontakte, an die man die E-Mail richtet, **mehrere Kontakte gleichzeitig auszuwählen**.
168 +Hierzu **navigiert **man zunächst **zur** Spalte mit der **Checkbox**. Sind alle gewünschten Kontakte ausgewählt, klickt man auf den Button Pfeil **Übernahme**.
169 +Sind **keine Treffer **vorhanden, teilt dies eine **Meldung **mit.
170 +)))
171 +
172 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
173 +
174 +1. (((
175 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
176 +)))
177 +
178 +(% style="list-style-type:circle" %)
179 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
180 +
181 +(% start="2" %)
182 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
183 +
184 +(% style="list-style-type:circle" %)
185 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
186 +
187 +(% start="3" %)
188 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
189 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
190 +1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
191 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
192 +
193 +(% style="list-style-type:circle" %)
194 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
195 +
196 +(% class="box infomessage" %)
197 +(((
198 +**Tipp**:
199 +Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
200 +So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
201 +Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
202 +)))
203 +
122 122  = Weitere Funktionen einer Aktivität =
123 123  
124 124  [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
... ... @@ -129,7 +129,7 @@
129 129  |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
130 130  Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
131 131  |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
132 -**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
214 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
133 133  Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
134 134  )))
135 135  |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
... ... @@ -136,14 +136,31 @@
136 136  |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
137 137  |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
138 138  
221 += Aktivität weiterleiten =
139 139  
223 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
140 140  
225 +(% style="list-style-type:circle" %)
226 +* Die Aktivität wird geöffnet.
141 141  
228 +(% start="2" %)
229 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
142 142  
231 +(% style="list-style-type:circle" %)
232 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
143 143  
234 +(% start="3" %)
235 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
236 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
144 144  
238 += Aktivität erledigen =
145 145  
240 +1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
241 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
242 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
146 146  
244 +(% style="list-style-type:circle" %)
245 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
147 147  
148 148  = Aktivitätsvorlagen erstellen =
149 149  
... ... @@ -184,15 +184,32 @@
184 184  (% style="list-style-type:circle" %)
185 185  * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
186 186  
187 -= Aktivität erledigen =
286 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
188 188  
189 -1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
190 -1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
191 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
288 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
192 192  
193 193  (% style="list-style-type:circle" %)
194 -* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
291 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
195 195  
293 +(% start="2" %)
294 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
295 +
296 +(% style="list-style-type:circle" %)
297 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
298 +
299 +(% start="3" %)
300 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
301 +
302 +(% style="list-style-type:circle" %)
303 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
304 +
305 +(% start="4" %)
306 +1. Eingaben tätigen
307 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
308 +
309 +(% style="list-style-type:circle" %)
310 +* Die Aktivität wird erstellt.
311 +
196 196  = Löschvorgang einer Aktivität =
197 197  
198 198  == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
... ... @@ -199,19 +199,10 @@
199 199  
200 200  Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
201 201  
202 -* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
318 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
203 203  * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
320 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
204 204  
205 -(% class="box infomessage" %)
206 -(((
207 -Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
208 -In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
209 -- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
210 -- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
211 -)))
212 -
213 -
214 -
215 215  == Aktivität löschen ==
216 216  
217 217  1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
... ... @@ -225,46 +225,4 @@
225 225  (% style="list-style-type:circle" %)
226 226  * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
227 227  
228 -xxx
229 -
230 -
231 -
232 -
233 -
234 -
235 -
236 -xx
237 -
238 -
239 -
240 -
241 -
242 -
243 -
244 -
245 -
246 -xx
247 -
248 -
249 -
250 -
251 -
252 -
253 -
254 -
255 -
256 -
257 -
258 -
259 -xx
260 -
261 -
262 -
263 -
264 -
265 -
266 -
267 -
268 -
269 -
270 -xx
335 +