Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

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am 2024/10/02 08:01
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,28 +5,32 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Bedeutung von Aktivitäten =
9 9  
10 -Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 -Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 -Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
15 +Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 +
13 13  
14 -
15 15  = Aktivitätstypen =
16 16  
17 -[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
20 +[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
22 +(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 +Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
30 30  
31 31  
32 32  
... ... @@ -33,12 +33,25 @@
33 33  
34 34  
35 35  
40 +
41 +
42 +
43 +
44 +
45 +
46 +
47 +
48 +
49 +
50 +
51 +
52 +
36 36  = Aktivität erstellen =
37 37  
38 38  1. **+** Icon auswählen
39 39  
40 40  (% style="list-style-type:circle" %)
41 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
58 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
42 42  
43 43  (% start="2" %)
44 44  1. Gewünschte Aktivität auswählen
... ... @@ -49,10 +49,88 @@
49 49  (% style="list-style-type:circle" %)
50 50  * Eine neue Aktivität wird erstellt.
51 51  
69 +(% class="box infomessage" %)
70 +(((
71 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
72 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
73 +)))
74 +
75 +
76 += Aufbau einer Aktivität =
77 +
78 +[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
79 +
80 +(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
81 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
82 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen.
83 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
84 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.
85 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
86 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
87 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
88 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen.
89 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
90 +|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
91 +|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
92 +|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.
93 +|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.
94 +|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.
95 +
96 +
97 +
98 +
99 +
100 +
52 52  xx
53 53  
54 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
55 55  
104 +
105 +
106 +
107 +
108 +
109 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
110 +
111 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
112 +
113 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
114 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
115 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
116 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
117 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
118 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
119 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
120 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
121 +)))
122 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
123 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
124 +Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
125 +)))
126 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
127 +
128 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
129 +
130 +1. (((
131 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
132 +)))
133 +
134 +(% style="list-style-type:circle" %)
135 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
136 +
137 +(% start="2" %)
138 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
139 +
140 +(% style="list-style-type:circle" %)
141 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
142 +
143 +(% start="3" %)
144 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
145 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
146 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
147 +
148 +(% style="list-style-type:circle" %)
149 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
150 +
56 56  == Checkliste erstellen ==
57 57  
58 58  1. (((
... ... @@ -85,218 +85,293 @@
85 85  
86 86  (% start="8" %)
87 87  1. Weiteres freies Feld ausfüllen
88 -1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
183 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
89 89  
90 90  (% style="list-style-type:circle" %)
91 91  * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
92 92  
93 -(% class="box infomessage" %)
94 -(((
95 -Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
96 -Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
97 -)))
188 +{{info}}
189 +Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
190 +Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
191 +{{/info}}
98 98  
99 -== Checkliste in der Übersicht ==
193 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
100 100  
101 -[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
102 -
103 103  (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
104 104  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
105 -|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
106 -Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
107 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
108 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
109 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
110 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
111 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
112 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
113 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
114 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
115 -|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
197 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
198 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
199 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
200 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
201 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
202 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
203 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
204 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
205 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
206 +|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
207 +|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
208 +|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
209 +|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
116 116  
117 -xx
211 +== Brief erstellen ==
118 118  
119 -
120 -
121 -= Weitere Funktionen einer Aktivität =
122 -
123 -[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
124 -
125 -(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
126 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
127 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
128 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
129 -Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
130 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
131 -**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
132 -Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
213 +1. (((
214 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
133 133  )))
134 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
135 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
136 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
137 137  
217 +(% style="list-style-type:circle" %)
218 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
138 138  
220 +(% start="2" %)
221 +1. Option **Brief** auswählen
139 139  
223 +(% style="list-style-type:circle" %)
224 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
140 140  
226 +(% start="3" %)
227 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
228 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
229 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
230 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
141 141  
232 +(% style="list-style-type:circle" %)
233 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
142 142  
235 +== E-Mail erstellen und versenden ==
143 143  
144 -
145 -
146 -= Aktivitätsvorlagen erstellen =
147 -
148 -Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
149 -Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
150 -
151 -1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
152 -(% style="float:right" %)
153 -[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
237 +1. (((
238 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
154 154  )))
155 155  
156 156  (% style="list-style-type:circle" %)
157 -* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
242 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
158 158  
159 159  (% start="2" %)
160 -1. Suchergebni**Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
245 +1. Option **E-Mail** auswählen
161 161  
162 162  (% style="list-style-type:circle" %)
163 -* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
248 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
249 +* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch generiert.
164 164  
165 165  (% start="3" %)
166 -1. **+** Icon rechts unten auswählen
252 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
253 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
254 +1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
255 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
256 +1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
257 +1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
258 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
167 167  
168 168  (% style="list-style-type:circle" %)
169 -* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
261 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
170 170  
171 -(% start="4" %)
172 -1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
173 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
263 +(% class="box infomessage" %)
264 +(((
265 +Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
174 174  
175 -(% style="list-style-type:circle" %)
176 -* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
267 +Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
268 +In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
269 +)))
177 177  
178 -(% start="6" %)
179 -1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
180 -1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
271 +== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
181 181  
182 -(% style="list-style-type:circle" %)
183 -* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
273 +[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
184 184  
185 -= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
275 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
276 +|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
277 +|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
278 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
279 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
280 +|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
281 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
186 186  
187 -In Mein Desktop das + Icon anklicken
283 +(% class="wikigeneratedid" %)
188 188  
189 -Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
190 190  
191 -Auf Option Vorlagen gehen
192 192  
193 -Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
194 194  
195 -Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
196 196  
197 -Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
198 198  
199 -Eingaben tätigen
200 200  
201 -Auf Disketten Icon Speichern klicken
202 202  
203 -Die Aktivität wird erstellt.
204 204  
205 -= Aktivität weiterleiten =
206 206  
207 -In mein Desktop auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
208 208  
209 -Die Aktivität wird geöffnet.
210 210  
211 -Weiterleiten Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer)
212 212  
213 -Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
214 214  
215 -Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
216 216  
217 -Auswahl mit OK-Button bestätigen
218 218  
219 -= Aktivität erledigen =
220 220  
221 -1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
222 -1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
223 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
301 += Aktivität weiterleiten =
224 224  
303 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
304 +
225 225  (% style="list-style-type:circle" %)
226 -* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
306 +* Die Aktivität wird geöffnet.
227 227  
228 -= Löschvorgang einer Aktivität =
308 +(% start="2" %)
309 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
229 229  
230 -== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
311 +(% style="list-style-type:circle" %)
312 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
231 231  
232 -Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
314 +(% start="3" %)
315 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
316 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
233 233  
234 -* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
235 -* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
318 +(% style="list-style-type:circle" %)
319 +* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
320 +* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt.
236 236  
237 237  (% class="box infomessage" %)
238 238  (((
239 -Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
240 -In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
241 -- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
242 -- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
324 +Wenn man eine Aktivität weiterleitet, dann kann man auch einen **Weiterleitungsvermerk **beifügen. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet.
325 +Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen.
243 243  )))
244 244  
328 += Aktivität erledigen =
245 245  
330 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
331 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
332 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
246 246  
247 -== Aktivität löschen ==
248 -
249 -1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
250 -
251 251  (% style="list-style-type:circle" %)
252 -* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
335 +* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt.
336 +* Die gewünschte Aktivität wird somit aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
253 253  
254 -(% start="2" %)
255 -1. Button **Löschen **anklicken
338 +(% class="box infomessage" %)
339 +(((
340 +Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man nach ihr **filtern**. Dies ist **über **die **Checkboxen **bei **offen **und **erledigt** über den Aktivitäten möglich.
341 +Je nach dem, wo man hier das Häkchen setzt, filtert man dementsprechend.
342 +)))
256 256  
257 -(% style="list-style-type:circle" %)
258 -* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
344 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
259 259  
260 -xxx
346 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
347 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
261 261  
349 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
350 +
351 +)))
262 262  
353 +(% style="list-style-type:circle" %)
354 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
263 263  
356 +(% start="2" %)
357 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
264 264  
359 +(% style="list-style-type:circle" %)
360 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
265 265  
362 +(% start="3" %)
363 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
266 266  
365 +(% style="list-style-type:circle" %)
366 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
267 267  
268 -xx
368 +(% start="4" %)
369 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
370 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
269 269  
372 +(% style="list-style-type:circle" %)
373 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
270 270  
375 +(% start="6" %)
376 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
377 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
271 271  
379 +(% style="list-style-type:circle" %)
380 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
272 272  
382 += Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
273 273  
384 +[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
274 274  
386 +(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
387 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
388 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
389 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
390 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
391 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
392 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
393 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
275 275  
395 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
276 276  
397 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
277 277  
278 -xx
399 +(% style="list-style-type:circle" %)
400 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
279 279  
402 +(% start="2" %)
403 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
280 280  
405 +(% style="list-style-type:circle" %)
406 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
281 281  
408 +(% start="3" %)
409 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
282 282  
411 +(% style="list-style-type:circle" %)
412 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
283 283  
414 +(% start="4" %)
415 +1. Eingaben tätigen
416 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
284 284  
418 +(% style="list-style-type:circle" %)
419 +* Die Aktivität wird erstellt.
285 285  
421 += Aktivität suchen =
286 286  
423 +1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
424 +1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
425 +1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben
426 +1. **Enter**-Taste drücken
287 287  
428 +(% style="list-style-type:circle" %)
429 +* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
288 288  
431 +(% class="box infomessage" %)
432 +(((
433 +Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
434 +)))
289 289  
436 += Löschvorgang einer Aktivität =
290 290  
291 -xx
438 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
292 292  
440 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
293 293  
442 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
443 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
444 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
294 294  
446 +(% class="box infomessage" %)
447 +(((
448 +Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
449 +Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
295 295  
451 +Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
296 296  
453 +* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
454 +* es sich um eine Folgeaktivität
455 +* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
456 +* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
457 +* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
458 +)))
297 297  
298 298  
461 +== Aktivität löschen ==
299 299  
463 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
300 300  
465 +(% style="list-style-type:circle" %)
466 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
301 301  
302 -xx
468 +(% start="2" %)
469 +1. Button **Löschen **anklicken
470 +
471 +(% style="list-style-type:circle" %)
472 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
Aktivitaet-checkliste-erstellen.png
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Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet.png
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Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png
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Aktivitaetsvorlagen_Version2.png
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Aufbau_Aktivitaet.png
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E-Mail_Neuanlage_An.png
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