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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2023/10/27 16:12
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/10/02 08:15
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,27 +5,33 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Bedeutung von Aktivitäten =
9 9  
10 -Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 -Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 -Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
15 +Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 +
13 13  
18 += Aktivitätstypen =
14 14  
15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
20 +[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
16 16  
17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
22 +(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 +Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln.
25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
29 29  
30 30  
31 31  
... ... @@ -41,30 +41,52 @@
41 41  
42 42  
43 43  
50 += Aktivität erstellen =
44 44  
52 +1. **+** Icon auswählen
45 45  
54 +(% style="list-style-type:circle" %)
55 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
46 46  
57 +(% start="2" %)
58 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
59 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
60 +1. Betreff angeben
61 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
47 47  
48 -= Kalenderansicht =
63 +(% style="list-style-type:circle" %)
64 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
49 49  
50 -[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
66 +(% class="box infomessage" %)
67 +(((
68 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
69 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
70 +)))
51 51  
52 -(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
53 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
54 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
55 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
56 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
57 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
58 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
59 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
60 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
61 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
62 62  
73 += Aufbau einer Aktivität =
63 63  
75 +[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
64 64  
77 +(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
78 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
79 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen.
80 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
81 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.
82 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
83 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
84 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
85 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen.
86 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
87 +|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
88 +|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
89 +|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.
90 +|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.
91 +|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.
65 65  
66 66  
67 67  
95 +xx
68 68  
69 69  
70 70  
... ... @@ -72,80 +72,182 @@
72 72  
73 73  
74 74  
103 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
75 75  
105 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
76 76  
107 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
108 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
109 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
110 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
111 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
112 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
113 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
114 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
115 +)))
116 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
117 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
118 +Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
119 +)))
120 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
77 77  
122 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
78 78  
79 -= Aktivitätstypen =
124 +1. (((
125 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
126 +)))
80 80  
81 -[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
128 +(% style="list-style-type:circle" %)
129 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
82 82  
83 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
84 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
85 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
86 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
87 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
88 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
89 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
90 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __Aktivität Checkliste__).
91 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
92 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
93 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
131 +(% start="2" %)
132 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
94 94  
134 +(% style="list-style-type:circle" %)
135 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
95 95  
137 +(% start="3" %)
138 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
139 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
140 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
96 96  
142 +(% style="list-style-type:circle" %)
143 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
97 97  
145 +== Checkliste erstellen ==
98 98  
147 +1. (((
148 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
99 99  
150 +(((
151 +(% style="float:right" %)
152 +[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
153 +)))
154 +)))
100 100  
156 +(% style="list-style-type:circle" %)
157 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
101 101  
159 +(% start="2" %)
160 +1. Option **Checkliste** auswählen
102 102  
162 +(% style="list-style-type:circle" %)
163 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
103 103  
165 +(% start="3" %)
166 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
167 +1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
168 +1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
169 +1. Thema für Checkliste eingeben
170 +1. Auf **+** Icon klicken
104 104  
172 +(% style="list-style-type:circle" %)
173 +* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
105 105  
175 +(% start="8" %)
176 +1. Weiteres freies Feld ausfüllen
177 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
106 106  
179 +(% style="list-style-type:circle" %)
180 +* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
107 107  
182 +{{info}}
183 +Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
184 +Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
185 +{{/info}}
108 108  
187 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
109 109  
189 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
190 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
191 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
192 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
193 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
194 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
195 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
196 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
197 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
198 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
199 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
200 +|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
201 +|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
202 +|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
203 +|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
110 110  
111 -= Aktivität erstellen =
205 +== Brief erstellen ==
112 112  
113 -1. **+** Symbol auswählen
207 +1. (((
208 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
209 +)))
114 114  
115 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
211 +(% style="list-style-type:circle" %)
212 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
116 116  
117 -1. Gewünschte Aktivität auswählen
118 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
119 -1. Betreff angeben
120 -1. Auf **Diskette**-Symbol **Speichern **klicken
214 +(% start="2" %)
215 +1. Option **Brief** auswählen
121 121  
122 -* Eine neue Aktivität wird erstellt.
217 +(% style="list-style-type:circle" %)
218 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
123 123  
124 -xx
220 +(% start="3" %)
221 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
222 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
223 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
224 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
125 125  
126 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
226 +(% style="list-style-type:circle" %)
227 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
127 127  
128 -xx
229 +== E-Mail erstellen und versenden ==
129 129  
130 -== Checkliste erstellen ==
231 +1. (((
232 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
233 +)))
131 131  
132 -xx
235 +(% style="list-style-type:circle" %)
236 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
133 133  
134 -== Checkliste in der Übersicht ==
238 +(% start="2" %)
239 +1. Option **E-Mail** auswählen
135 135  
136 -xx
241 +(% style="list-style-type:circle" %)
242 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
243 +* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch generiert.
137 137  
138 -= =
245 +(% start="3" %)
246 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
247 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
248 +1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
249 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
250 +1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
251 +1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
252 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
139 139  
254 +(% style="list-style-type:circle" %)
255 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
140 140  
257 +(% class="box infomessage" %)
258 +(((
259 +Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
141 141  
261 +Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
262 +In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
263 +)))
142 142  
265 +== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
143 143  
267 +[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
144 144  
269 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
270 +|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
271 +|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
272 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
273 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
274 +|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
275 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
145 145  
146 146  
147 147  
148 -xx
149 149  
150 150  
151 151  
... ... @@ -154,38 +154,177 @@
154 154  
155 155  
156 156  
157 -xx
158 158  
159 159  
160 160  
161 161  
162 162  
292 += Aktivität weiterleiten =
163 163  
294 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
164 164  
296 +(% style="list-style-type:circle" %)
297 +* Die Aktivität wird geöffnet.
165 165  
299 +(% start="2" %)
300 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
166 166  
167 -xx
302 +(% style="list-style-type:circle" %)
303 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
168 168  
305 +(% start="3" %)
306 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen.
307 +1. Es kann auch ein **Weiterleitungsvermerk **beigefügt werden. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet.
308 +Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen.
309 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
169 169  
311 +(% style="list-style-type:circle" %)
312 +* Die Aktivität erscheint im Mein Desktop beim neuen Sachbearbeiter
313 +* Die Aktivität kann (wenn im Mein Desktop eingestellt ist) als Pop-Up beim neuen Sachbearbeiter erscheinen
314 +* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
315 +* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt, da noch nicht gelesen
170 170  
317 += Aktivität erledigen =
171 171  
319 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
320 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
321 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
172 172  
323 +(% style="list-style-type:circle" %)
324 +* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt und ist nicht mehr in "Mein Desktop" zu sehen
325 +* In den Desktops wird die gewünschte Aktivität wird aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
173 173  
327 +(% class="box infomessage" %)
328 +(((
329 +Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man **über **die **Checkbox "erledigt"** die Aktivitäten einsehen.
330 +)))
174 174  
332 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
175 175  
334 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
335 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
176 176  
337 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
338 +
339 +)))
177 177  
341 +(% style="list-style-type:circle" %)
342 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
178 178  
344 +(% start="2" %)
345 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
179 179  
180 -xx
347 +(% style="list-style-type:circle" %)
348 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
181 181  
350 +(% start="3" %)
351 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
182 182  
353 +(% style="list-style-type:circle" %)
354 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
183 183  
356 +(% start="4" %)
357 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
358 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
184 184  
360 +(% style="list-style-type:circle" %)
361 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
185 185  
363 +(% start="6" %)
364 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
365 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
186 186  
367 +(% style="list-style-type:circle" %)
368 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
187 187  
370 += Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
188 188  
372 +[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
189 189  
374 +(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
375 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
376 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
377 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
378 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
379 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
380 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
381 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
190 190  
191 -xx
383 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
384 +
385 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
386 +
387 +(% style="list-style-type:circle" %)
388 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
389 +
390 +(% start="2" %)
391 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
392 +
393 +(% style="list-style-type:circle" %)
394 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
395 +
396 +(% start="3" %)
397 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
398 +
399 +(% style="list-style-type:circle" %)
400 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
401 +
402 +(% start="4" %)
403 +1. Eingaben tätigen
404 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
405 +
406 +(% style="list-style-type:circle" %)
407 +* Die Aktivität wird erstellt.
408 +
409 += Aktivität suchen =
410 +
411 +1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
412 +1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
413 +1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben
414 +1. **Enter**-Taste drücken
415 +
416 +(% style="list-style-type:circle" %)
417 +* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
418 +
419 +(% class="box infomessage" %)
420 +(((
421 +Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
422 +)))
423 +
424 += Löschvorgang einer Aktivität =
425 +
426 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
427 +
428 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
429 +
430 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
431 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
432 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
433 +
434 +(% class="box infomessage" %)
435 +(((
436 +Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
437 +Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
438 +
439 +Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
440 +
441 +* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
442 +* es sich um eine Folgeaktivität
443 +* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
444 +* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
445 +* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
446 +)))
447 +
448 +
449 +== Aktivität löschen ==
450 +
451 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
452 +
453 +(% style="list-style-type:circle" %)
454 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
455 +
456 +(% start="2" %)
457 +1. Button **Löschen **anklicken
458 +
459 +(% style="list-style-type:circle" %)
460 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
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Aktivitaetsvorlagen_Version2.png
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Checkliste-neuen-punkt-dazu.png
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