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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2024/01/24 19:16
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am 2024/07/29 13:56
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -12,8 +12,7 @@
12 12  
13 13  = Bedeutung von Aktivitäten =
14 14  
15 -Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
16 -Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
15 +Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
17 17  Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
18 18  
19 19  = Aktivitätstypen =
... ... @@ -23,9 +23,9 @@
23 23  (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
24 24  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
25 25  |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
26 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
25 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
27 27  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
28 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
27 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.
29 29  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
30 30  Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
31 31  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
... ... @@ -32,7 +32,6 @@
32 32  |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
33 33  |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
34 34  
35 -
36 36  = Aktivität erstellen =
37 37  
38 38  1. **+** Icon auswählen
... ... @@ -97,19 +97,17 @@
97 97  (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
98 98  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
99 99  |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
100 -Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
98 +Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird.
101 101  |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
102 102  |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
103 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
101 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Wenn ein Wiedervorlagedatum festgelegt ist, kann eine Erinnerung eingerichtet werden. Die Aktivität wird dann zur angegebenen Zeit in einem Pop-Up-Fenster angezeigt.
104 104  |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
105 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
106 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
107 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
103 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
104 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
105 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Mit + können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Genaue erläuterung finden Sie im Kapitel überhalb.
108 108  |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
109 109  |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
110 110  
111 -
112 -
113 113  == Brief erstellen ==
114 114  
115 115  1. (((
... ... @@ -152,10 +152,10 @@
152 152  (% start="3" %)
153 153  1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
154 154  1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
155 -1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
151 +1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
156 156  1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
157 157  1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
158 -1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail
154 +1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
159 159  1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
160 160  
161 161  (% style="list-style-type:circle" %)
... ... @@ -163,12 +163,37 @@
163 163  
164 164  (% class="box infomessage" %)
165 165  (((
166 -**Kontaktsuche **und **Übernahme **bei der Aktivität **E-Mail**:
167 -Es besteht bei der Auswahl der Kontakte, an die man die E-Mail richtet, **mehrere Kontakte gleichzeitig auszuwählen**.
168 -Hierzu **navigiert **man zunächst **zur** Spalte mit der **Checkbox**. Sind alle gewünschten Kontakte ausgewählt, klickt man auf den Button Pfeil **Übernahme**.
169 -Sind **keine Treffer **vorhanden, teilt dies eine **Meldung **mit.
162 +Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
163 +Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.
164 +Es wird dann eine Kopie erstellt.
165 +
166 +Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.
167 +In den Desktops wird diese nicht angezeigt.
170 170  )))
171 171  
170 +=== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===
171 +
172 +[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
173 +
174 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
175 +|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
176 +|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
177 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
178 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.
179 +|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
180 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.
181 +
182 +
183 +
184 +
185 +
186 +
187 +
188 +
189 +
190 +
191 +
192 +
172 172  == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
173 173  
174 174  1. (((
... ... @@ -191,16 +191,8 @@
191 191  1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
192 192  
193 193  (% style="list-style-type:circle" %)
194 -* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
215 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg
195 195  
196 -(% class="box infomessage" %)
197 -(((
198 -**Tipp**:
199 -Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
200 -So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
201 -Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
202 -)))
203 -
204 204  = Weitere Funktionen einer Aktivität =
205 205  
206 206  [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
... ... @@ -309,6 +309,21 @@
309 309  (% style="list-style-type:circle" %)
310 310  * Die Aktivität wird erstellt.
311 311  
325 += Aktivität suchen =
326 +
327 +1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
328 +1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
329 +1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
330 +1. **Enter**-Taste drücken
331 +
332 +(% style="list-style-type:circle" %)
333 +* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
334 +
335 +(% class="box infomessage" %)
336 +(((
337 +Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
338 +)))
339 +
312 312  = Löschvorgang einer Aktivität =
313 313  
314 314  == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
... ... @@ -317,8 +317,22 @@
317 317  
318 318  * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
319 319  * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
320 -* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
348 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
321 321  
350 +(% class="box infomessage" %)
351 +(((
352 +Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. Wenn man die Maus über den Button bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
353 +
354 +Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
355 +
356 +* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
357 +* es sich um eine Folgeaktivität
358 +* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
359 +* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
360 +* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
361 +)))
362 +
363 +
322 322  == Aktivität löschen ==
323 323  
324 324  1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
E-Mail_Neuanlage_An.png
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