Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten
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Zusammenfassung
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -010. 3Aktivitäten1 +010.6 Aktivitäten - Dokument-Autor
-
... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. MarcoBauer1 +XWiki.kprummer - Inhalt
-
... ... @@ -12,68 +12,6 @@ 12 12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen. 13 13 14 14 15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop = 16 - 17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]] 18 - 19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %) 20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung 21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus 22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement** 23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__ 24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln. 25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen** 26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren** 27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen 28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen. 29 - 30 - 31 - 32 - 33 - 34 - 35 - 36 - 37 - 38 - 39 - 40 - 41 - 42 - 43 - 44 - 45 - 46 - 47 -= Kalenderansicht = 48 - 49 -[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]] 50 - 51 -(% style="margin-left:auto; width:755px" %) 52 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung 53 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln. 54 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird. 55 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender. 56 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats. 57 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats. 58 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats. 59 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag. 60 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**. 61 - 62 - 63 - 64 - 65 - 66 - 67 - 68 - 69 - 70 - 71 - 72 - 73 - 74 - 75 - 76 - 77 77 = Aktivitätstypen = 78 78 79 79 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]] ... ... @@ -85,7 +85,7 @@ 85 85 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe. 86 86 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. 87 87 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**. 88 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __AktivitätCheckliste__).26 +Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]). 89 89 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. 90 90 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten. 91 91 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen. ... ... @@ -101,44 +101,51 @@ 101 101 102 102 103 103 42 += = 104 104 105 - 106 - 107 - 108 108 = Aktivität erstellen = 109 109 110 -1. **+** Symbolauswählen46 +1. **+** Icon auswählen 111 111 48 +(% style="list-style-type:circle" %) 112 112 * Die **Aktivitäten **werden gelistet. 113 113 51 +(% start="2" %) 114 114 1. Gewünschte Aktivität auswählen 115 115 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen** 116 116 1. Betreff angeben 117 -1. Auf **Diskette**- Symbol**Speichern **klicken55 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken 118 118 57 +(% style="list-style-type:circle" %) 119 119 * Eine neue Aktivität wird erstellt. 120 120 121 -xx 60 +(% class="box infomessage" %) 61 +((( 62 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann. 63 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]]. 64 +))) 122 122 123 -= Anwendungsbeispiel Checkliste = 124 - 125 -xx 126 - 127 127 == Checkliste erstellen == 128 128 129 -=== Checkliste erstellen === 68 +1. ((( 69 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 130 130 131 - 1. **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken(((71 +((( 132 132 (% style="float:right" %) 133 133 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]] 134 134 ))) 75 +))) 135 135 77 +(% style="list-style-type:circle" %) 136 136 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 137 137 80 +(% start="2" %) 138 138 1. Option **Checkliste** auswählen 139 139 83 +(% style="list-style-type:circle" %) 140 140 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet. 141 141 86 +(% start="3" %) 142 142 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 143 143 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben 144 144 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken ... ... @@ -145,18 +145,32 @@ 145 145 1. Thema für Checkliste eingeben 146 146 1. Auf **+** Icon klicken 147 147 93 +(% style="list-style-type:circle" %) 148 148 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**. 149 149 96 +(% start="8" %) 150 150 1. Weiteres freies Feld ausfüllen 151 -1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken 98 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 152 152 100 +(% style="list-style-type:circle" %) 153 153 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt. 154 154 155 - ==Checklisteinder Übersicht ==103 +[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]] 156 156 157 -xx 105 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %) 106 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung 107 +|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden. 108 +Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt. 109 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben. 110 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt. 111 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird. 112 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde. 113 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. 114 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**. 115 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__ 116 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein. 117 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität. 158 158 159 -= = 160 160 161 161 162 162 ... ... @@ -166,47 +166,218 @@ 166 166 167 167 168 168 169 - xx128 +== Brief erstellen == 170 170 130 +1. ((( 131 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 132 +))) 171 171 134 +(% style="list-style-type:circle" %) 135 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 172 172 137 +(% start="2" %) 138 +1. Option **Brief** auswählen 173 173 140 +(% style="list-style-type:circle" %) 141 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet. 174 174 143 +(% start="3" %) 144 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 145 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 146 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen 147 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 175 175 149 +(% style="list-style-type:circle" %) 150 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt. 176 176 152 +== E-Mail erstellen und versenden == 177 177 178 -xx 154 +1. ((( 155 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 156 +))) 179 179 158 +(% style="list-style-type:circle" %) 159 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 180 180 161 +(% start="2" %) 162 +1. Option **E-Mail** auswählen 181 181 164 +(% style="list-style-type:circle" %) 165 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet. 182 182 167 +(% start="3" %) 168 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 169 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist. 170 +1. Pflichtfeld **An **ausfüllen 171 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 172 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen 173 +1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail 174 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 183 183 176 +(% style="list-style-type:circle" %) 177 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt. 184 184 179 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen == 185 185 181 +1. ((( 182 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 183 +))) 186 186 185 +(% style="list-style-type:circle" %) 186 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 187 187 188 -xx 188 +(% start="2" %) 189 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen 189 189 191 +(% style="list-style-type:circle" %) 192 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet. 190 190 194 +(% start="3" %) 195 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 196 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 197 +1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**) 198 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 191 191 200 +(% style="list-style-type:circle" %) 201 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt. 192 192 203 +(% class="box infomessage" %) 204 +((( 205 +**Tipp**: 206 +Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen. 207 +So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**. 208 +Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten. 209 +))) 193 193 211 += Weitere Funktionen einer Aktivität = 194 194 213 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]] 195 195 215 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %) 216 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung 217 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung. 218 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich. 219 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet. 220 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)((( 221 +**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist. 222 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden. 223 +))) 224 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. 225 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier. 226 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun. 196 196 228 += Aktivitätsvorlagen erstellen = 197 197 230 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten. 231 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden. 198 198 233 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben((( 234 +(% style="float:right" %) 235 +[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]] 236 +))) 199 199 238 +(% style="list-style-type:circle" %) 239 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt. 200 200 201 -xx 241 +(% start="2" %) 242 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken 202 202 244 +(% style="list-style-type:circle" %) 245 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 203 203 247 +(% start="3" %) 248 +1. **+** Icon rechts unten auswählen 204 204 250 +(% style="list-style-type:circle" %) 251 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet. 205 205 253 +(% start="4" %) 254 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können) 255 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 206 206 257 +(% style="list-style-type:circle" %) 258 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet. 207 207 260 +(% start="6" %) 261 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen 262 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 208 208 264 +(% style="list-style-type:circle" %) 265 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt. 209 209 267 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen = 210 210 269 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken 211 211 212 -xx 271 +(% style="list-style-type:circle" %) 272 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet. 273 + 274 +(% start="2" %) 275 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen 276 + 277 +(% style="list-style-type:circle" %) 278 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 279 + 280 +(% start="3" %) 281 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen 282 + 283 +(% style="list-style-type:circle" %) 284 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet. 285 + 286 +(% start="4" %) 287 +1. Eingaben tätigen 288 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken 289 + 290 +(% style="list-style-type:circle" %) 291 +* Die Aktivität wird erstellt. 292 + 293 += Aktivität weiterleiten = 294 + 295 +1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken 296 + 297 +(% style="list-style-type:circle" %) 298 +* Die Aktivität wird geöffnet. 299 + 300 +(% start="2" %) 301 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]]) 302 + 303 +(% style="list-style-type:circle" %) 304 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet. 305 + 306 +(% start="3" %) 307 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen 308 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen 309 + 310 += Aktivität erledigen = 311 + 312 +1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen 313 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__) 314 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken 315 + 316 +(% style="list-style-type:circle" %) 317 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt 318 + 319 += Löschvorgang einer Aktivität = 320 + 321 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität == 322 + 323 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus: 324 + 325 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten 326 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen 327 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt 328 + 329 +== Aktivität löschen == 330 + 331 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken 332 + 333 +(% style="list-style-type:circle" %) 334 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet. 335 + 336 +(% start="2" %) 337 +1. Button **Löschen **anklicken 338 + 339 +(% style="list-style-type:circle" %) 340 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht. 341 + 342 +
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