Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten
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Zusammenfassung
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -010. 3Aktivitäten1 +010.6 Aktivitäten - Dokument-Autor
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. MarcoBauer1 +XWiki.kprummer - Inhalt
-
... ... @@ -11,69 +11,6 @@ 11 11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden. 12 12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen. 13 13 14 - 15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop = 16 - 17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]] 18 - 19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %) 20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung 21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus 22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement** 23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__ 24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln. 25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen** 26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren** 27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen 28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen. 29 - 30 - 31 - 32 - 33 - 34 - 35 - 36 - 37 - 38 - 39 - 40 - 41 - 42 - 43 - 44 - 45 - 46 - 47 -= Kalenderansicht = 48 - 49 -[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]] 50 - 51 -(% style="margin-left:auto; width:755px" %) 52 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung 53 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln. 54 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird. 55 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender. 56 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats. 57 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats. 58 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats. 59 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag. 60 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**. 61 - 62 - 63 - 64 - 65 - 66 - 67 - 68 - 69 - 70 - 71 - 72 - 73 - 74 - 75 - 76 - 77 77 = Aktivitätstypen = 78 78 79 79 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]] ... ... @@ -85,7 +85,7 @@ 85 85 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe. 86 86 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. 87 87 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**. 88 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __AktivitätCheckliste__).25 +Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]). 89 89 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. 90 90 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten. 91 91 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen. ... ... @@ -94,51 +94,49 @@ 94 94 95 95 96 96 97 - 98 - 99 - 100 - 101 - 102 - 103 - 104 - 105 - 106 - 107 - 108 108 = Aktivität erstellen = 109 109 110 -1. **+** Symbolauswählen36 +1. **+** Icon auswählen 111 111 112 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet. 38 +(% style="list-style-type:circle" %) 39 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet. 113 113 41 +(% start="2" %) 114 114 1. Gewünschte Aktivität auswählen 115 115 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen** 116 116 1. Betreff angeben 117 -1. Auf **Diskette**- Symbol**Speichern **klicken45 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken 118 118 47 +(% style="list-style-type:circle" %) 119 119 * Eine neue Aktivität wird erstellt. 120 120 121 -xx 50 +(% class="box infomessage" %) 51 +((( 52 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann. 53 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]]. 54 +))) 122 122 123 -= Anwendungsbeispiel Checkliste = 124 - 125 -xx 126 - 127 127 == Checkliste erstellen == 128 128 129 -=== Checkliste erstellen === 58 +1. ((( 59 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 130 130 131 - 1. **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken(((61 +((( 132 132 (% style="float:right" %) 133 133 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]] 134 134 ))) 65 +))) 135 135 67 +(% style="list-style-type:circle" %) 136 136 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 137 137 70 +(% start="2" %) 138 138 1. Option **Checkliste** auswählen 139 139 73 +(% style="list-style-type:circle" %) 140 140 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet. 141 141 76 +(% start="3" %) 142 142 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 143 143 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben 144 144 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken ... ... @@ -145,68 +145,250 @@ 145 145 1. Thema für Checkliste eingeben 146 146 1. Auf **+** Icon klicken 147 147 83 +(% style="list-style-type:circle" %) 148 148 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**. 149 149 86 +(% start="8" %) 150 150 1. Weiteres freies Feld ausfüllen 151 -1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken 88 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 152 152 90 +(% style="list-style-type:circle" %) 153 153 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt. 154 154 155 - ==Checklisteinder Übersicht ==93 +[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]] 156 156 157 -xx 95 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %) 96 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung 97 +|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden. 98 +Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt. 99 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben. 100 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt. 101 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird. 102 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde. 103 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. 104 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**. 105 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__ 106 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein. 107 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität. 158 158 159 -= = 160 160 161 161 162 162 163 163 164 164 114 +== Brief erstellen == 165 165 116 +1. ((( 117 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 118 +))) 166 166 120 +(% style="list-style-type:circle" %) 121 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 167 167 123 +(% start="2" %) 124 +1. Option **Brief** auswählen 168 168 169 -xx 126 +(% style="list-style-type:circle" %) 127 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet. 170 170 129 +(% start="3" %) 130 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 131 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 132 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen 133 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 171 171 135 +(% style="list-style-type:circle" %) 136 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt. 172 172 138 +== E-Mail erstellen und versenden == 173 173 140 +1. ((( 141 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 142 +))) 174 174 144 +(% style="list-style-type:circle" %) 145 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 175 175 147 +(% start="2" %) 148 +1. Option **E-Mail** auswählen 176 176 150 +(% style="list-style-type:circle" %) 151 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet. 177 177 178 -xx 153 +(% start="3" %) 154 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 155 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist. 156 +1. Pflichtfeld **An **ausfüllen 157 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 158 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen 159 +1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail 160 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 179 179 162 +(% style="list-style-type:circle" %) 163 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt. 180 180 165 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen == 181 181 167 +1. ((( 168 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken 169 +))) 182 182 171 +(% style="list-style-type:circle" %) 172 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. 183 183 174 +(% start="2" %) 175 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen 184 184 177 +(% style="list-style-type:circle" %) 178 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet. 185 185 180 +(% start="3" %) 181 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben 182 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben 183 +1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**) 184 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken 186 186 186 +(% style="list-style-type:circle" %) 187 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt. 187 187 188 -xx 189 +(% class="box infomessage" %) 190 +((( 191 +**Tipp**: 192 +Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen. 193 +So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**. 194 +Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten. 195 +))) 189 189 197 += Weitere Funktionen einer Aktivität = 190 190 199 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]] 191 191 201 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %) 202 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung 203 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung. 204 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich. 205 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet. 206 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)((( 207 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist. 208 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden. 209 +))) 210 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. 211 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier. 212 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun. 192 192 214 += Aktivität weiterleiten = 193 193 216 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken 194 194 218 +(% style="list-style-type:circle" %) 219 +* Die Aktivität wird geöffnet. 195 195 221 +(% start="2" %) 222 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]]) 196 196 224 +(% style="list-style-type:circle" %) 225 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet. 197 197 227 +(% start="3" %) 228 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen 229 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen 198 198 231 += Aktivität erledigen = 199 199 233 +1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken 234 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen 235 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken 200 200 201 -xx 237 +(% style="list-style-type:circle" %) 238 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt 202 202 240 +(% class="wikigeneratedid" %) 241 += Aktivitätsvorlagen erstellen = 203 203 243 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten. 244 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden. 204 204 246 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben((( 247 +(% style="float:right" %) 248 +[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]] 249 +))) 205 205 251 +(% style="list-style-type:circle" %) 252 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt. 206 206 254 +(% start="2" %) 255 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken 207 207 257 +(% style="list-style-type:circle" %) 258 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 208 208 260 +(% start="3" %) 261 +1. **+** Icon rechts unten auswählen 209 209 263 +(% style="list-style-type:circle" %) 264 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet. 210 210 266 +(% start="4" %) 267 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können) 268 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 211 211 212 -xx 270 +(% style="list-style-type:circle" %) 271 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet. 272 + 273 +(% start="6" %) 274 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen 275 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken 276 + 277 +(% style="list-style-type:circle" %) 278 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt. 279 + 280 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen = 281 + 282 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken 283 + 284 +(% style="list-style-type:circle" %) 285 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet. 286 + 287 +(% start="2" %) 288 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen 289 + 290 +(% style="list-style-type:circle" %) 291 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. 292 + 293 +(% start="3" %) 294 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen 295 + 296 +(% style="list-style-type:circle" %) 297 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet. 298 + 299 +(% start="4" %) 300 +1. Eingaben tätigen 301 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken 302 + 303 +(% style="list-style-type:circle" %) 304 +* Die Aktivität wird erstellt. 305 + 306 += Löschvorgang einer Aktivität = 307 + 308 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität == 309 + 310 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus: 311 + 312 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten 313 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen 314 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt 315 + 316 +== Aktivität löschen == 317 + 318 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken 319 + 320 +(% style="list-style-type:circle" %) 321 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet. 322 + 323 +(% start="2" %) 324 +1. Button **Löschen **anklicken 325 + 326 +(% style="list-style-type:circle" %) 327 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht. 328 + 329 +
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