Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

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- E-Mail_Neuanlage_An.png

Details

Seiteneigenschaften

Dokument-Autor

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.MarcoBauer
++XWiki.kprummer

Inhalt

@@ -12,8 +12,7 @@
  = Bedeutung von Aktivitäten =
--Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
--Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
++Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
  Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
  = Aktivitätstypen =
@@ -23,9 +23,9 @@
  (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
--|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
++|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
--|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
++|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.
  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
  Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
@@ -96,18 +96,17 @@
  (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
--Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
++Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird.
  |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
  |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
--|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
++|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Wenn ein Wiedervorlagedatum festgelegt ist, kann eine **Erinnerung** eingerichtet werden. Die Aktivität wird dann zur angegebenen Zeit in einem Pop-Up-Fenster angezeigt.
  |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
--|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
--|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
--|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
++|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
++|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
++|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Mit + können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Genaue erläuterung finden Sie im Kapitel überhalb.
  |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
  |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
--
  == Brief erstellen ==
 . (((
@@ -150,10 +150,10 @@
  (% start="3" %)
 . **Pflichtfeld Betreff **eingeben
 . Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
--1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
++1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
 . Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
 . Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
--1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail
++1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
 . Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
@@ -161,12 +161,36 @@
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Kontaktsuche **und **Übernahme **bei der Aktivität **E-Mail**:
--Es besteht bei der Auswahl der Kontakte, an die man die E-Mail richtet, **mehrere Kontakte gleichzeitig auszuwählen**.
--Hierzu **navigiert **man zunächst **zur** Spalte mit der **Checkbox**. Sind alle gewünschten Kontakte ausgewählt, klickt man auf den Button Pfeil **Übernahme**.
--Sind **keine Treffer **vorhanden, teilt dies eine **Meldung **mit.
++Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
++Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.
++Es wird dann eine Kopie erstellt.
++
++Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.
++In den Desktops wird diese nicht angezeigt.
  )))
++=== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===
++
++[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
++
++(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
++|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
++|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
++|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.
++|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
++|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
  == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
 . (((
@@ -189,16 +189,8 @@
 . Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
++* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Tipp**:
--Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
--So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
--Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
--)))
--
  = Weitere Funktionen einer Aktivität =
  [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
@@ -233,16 +233,6 @@
 . Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
 . Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
--{{info}}
--Manchmal stattet man eine Aktivität mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
--Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.
--Es wird dann eine Kopie erstellt.
--
--
--Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.
--In den Desktops wird diese nicht angezeigt.
--{{/info}}
--
  = Aktivität erledigen =
 . n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
@@ -317,6 +317,21 @@
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Die Aktivität wird erstellt.
++= Aktivität suchen =
++
++1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
++1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
++1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
++1. **Enter**-Taste drücken
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
++)))
++
  = Löschvorgang einer Aktivität =
  == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
@@ -325,8 +325,22 @@
  * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
  * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
--* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
++* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. Wenn man die Maus über den Button bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
++
++Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
++
++* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
++* es sich um eine Folgeaktivität
++* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
++* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
++* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
++)))
++
++
  == Aktivität löschen ==
 . In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken

E-Mail_Neuanlage_An.png

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