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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/27 18:01
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/10/02 08:11
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,27 +5,33 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Bedeutung von Aktivitäten =
9 9  
10 -Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 -Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 -Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
15 +Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 +
13 13  
18 += Aktivitätstypen =
14 14  
15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
20 +[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
16 16  
17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
22 +(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 +Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln.
25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
29 29  
30 30  
31 31  
... ... @@ -43,99 +43,124 @@
43 43  
44 44  
45 45  
46 -= Kalenderansicht =
52 += Aktivität erstellen =
47 47  
48 -[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
54 +1. **+** Icon auswählen
49 49  
50 -(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
51 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
52 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
53 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
54 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
55 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
56 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
57 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
58 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
59 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
56 +(% style="list-style-type:circle" %)
57 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
60 60  
59 +(% start="2" %)
60 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
61 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
62 +1. Betreff angeben
63 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
61 61  
65 +(% style="list-style-type:circle" %)
66 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
62 62  
68 +(% class="box infomessage" %)
69 +(((
70 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
71 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
72 +)))
63 63  
64 64  
75 += Aufbau einer Aktivität =
65 65  
77 +[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
66 66  
79 +(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
80 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
81 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen.
82 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
83 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.
84 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
85 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
86 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
87 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen.
88 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
89 +|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
90 +|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
91 +|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.
92 +|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.
93 +|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.
67 67  
68 68  
69 69  
70 70  
71 71  
99 +xx
72 72  
73 73  
74 74  
75 -= Aktivitätstypen =
76 76  
77 -[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
78 78  
79 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
80 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
81 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
82 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
83 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
84 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
85 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
86 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __Aktivität Checkliste__).
87 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
88 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
89 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
90 90  
91 91  
107 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
92 92  
109 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
93 93  
111 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
112 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
113 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
114 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
115 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
116 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
117 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
118 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
119 +)))
120 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
121 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
122 +Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
123 +)))
124 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
94 94  
126 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
95 95  
128 +1. (((
129 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
130 +)))
96 96  
132 +(% style="list-style-type:circle" %)
133 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
97 97  
135 +(% start="2" %)
136 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
98 98  
138 +(% style="list-style-type:circle" %)
139 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
99 99  
141 +(% start="3" %)
142 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
143 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
144 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
100 100  
146 +(% style="list-style-type:circle" %)
147 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
101 101  
102 -
103 -
104 -
105 -= Aktivität erstellen =
106 -
107 -1. **+** Symbol auswählen
108 -
109 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
110 -
111 -1. Gewünschte Aktivität auswählen
112 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
113 -1. Betreff angeben
114 -1. Auf **Diskette**-Symbol **Speichern **klicken
115 -
116 -* Eine neue Aktivität wird erstellt.
117 -
118 -xx
119 -
120 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
121 -
122 -xx
123 -
124 124  == Checkliste erstellen ==
125 125  
126 -=== Checkliste erstellen ===
151 +1. (((
152 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
127 127  
128 -1. **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken(((
154 +(((
129 129  (% style="float:right" %)
130 130  [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
131 131  )))
158 +)))
132 132  
160 +(% style="list-style-type:circle" %)
133 133  * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
134 134  
163 +(% start="2" %)
135 135  1. Option **Checkliste** auswählen
136 136  
166 +(% style="list-style-type:circle" %)
137 137  * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
138 138  
169 +(% start="3" %)
139 139  1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
140 140  1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
141 141  1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
... ... @@ -142,51 +142,111 @@
142 142  1. Thema für Checkliste eingeben
143 143  1. Auf **+** Icon klicken
144 144  
176 +(% style="list-style-type:circle" %)
145 145  * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
146 146  
179 +(% start="8" %)
147 147  1. Weiteres freies Feld ausfüllen
148 -1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
181 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
149 149  
183 +(% style="list-style-type:circle" %)
150 150  * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
151 151  
152 -== Checkliste in der Übersicht ==
186 +{{info}}
187 +Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
188 +Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
189 +{{/info}}
153 153  
154 -[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
191 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
155 155  
156 156  (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
157 157  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
158 -|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
159 -Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
160 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
161 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
162 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
163 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
164 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
165 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
166 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
167 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
168 -|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
195 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
196 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
197 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
198 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
199 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
200 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
201 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
202 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
203 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
204 +|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
205 +|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
206 +|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
207 +|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
169 169  
209 +== Brief erstellen ==
170 170  
211 +1. (((
212 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
213 +)))
171 171  
215 +(% style="list-style-type:circle" %)
216 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
172 172  
218 +(% start="2" %)
219 +1. Option **Brief** auswählen
173 173  
221 +(% style="list-style-type:circle" %)
222 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
174 174  
224 +(% start="3" %)
225 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
226 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
227 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
228 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
175 175  
230 +(% style="list-style-type:circle" %)
231 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
176 176  
233 +== E-Mail erstellen und versenden ==
177 177  
235 +1. (((
236 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
237 +)))
178 178  
239 +(% style="list-style-type:circle" %)
240 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
179 179  
242 +(% start="2" %)
243 +1. Option **E-Mail** auswählen
180 180  
245 +(% style="list-style-type:circle" %)
246 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
247 +* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch generiert.
181 181  
249 +(% start="3" %)
250 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
251 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
252 +1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
253 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
254 +1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
255 +1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
256 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
182 182  
258 +(% style="list-style-type:circle" %)
259 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
183 183  
261 +(% class="box infomessage" %)
262 +(((
263 +Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
184 184  
265 +Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
266 +In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
267 +)))
185 185  
269 +== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
186 186  
271 +[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
187 187  
273 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
274 +|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
275 +|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
276 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
277 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
278 +|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
279 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
188 188  
189 -xx
190 190  
191 191  
192 192  
... ... @@ -195,7 +195,6 @@
195 195  
196 196  
197 197  
198 -xx
199 199  
200 200  
201 201  
... ... @@ -205,28 +205,172 @@
205 205  
206 206  
207 207  
208 -xx
298 += Aktivität weiterleiten =
209 209  
300 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
210 210  
302 +(% style="list-style-type:circle" %)
303 +* Die Aktivität wird geöffnet.
211 211  
305 +(% start="2" %)
306 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
212 212  
308 +(% style="list-style-type:circle" %)
309 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
213 213  
311 +(% start="3" %)
312 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen.
313 +1. Es kann auch ein **Weiterleitungsvermerk **beigefügt werden. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet.
314 +Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen.
315 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
214 214  
317 +(% style="list-style-type:circle" %)
318 +* Die Aktivität kann (wenn im Mein Desktop eingestellt ist) als Pop-Up beim neuen Sachbearbeiter erscheinen
319 +* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
320 +* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt, da noch nicht gelesen
215 215  
322 += Aktivität erledigen =
216 216  
324 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
325 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
326 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
217 217  
328 +(% style="list-style-type:circle" %)
329 +* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt.
330 +* Die gewünschte Aktivität wird somit aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
218 218  
332 +(% class="box infomessage" %)
333 +(((
334 +Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man nach ihr **filtern**. Dies ist **über **die **Checkboxen **bei **offen **und **erledigt** über den Aktivitäten möglich.
335 +Je nach dem, wo man hier das Häkchen setzt, filtert man dementsprechend.
336 +)))
219 219  
338 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
220 220  
221 -xx
340 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
341 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
222 222  
343 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
344 +
345 +)))
223 223  
347 +(% style="list-style-type:circle" %)
348 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
224 224  
350 +(% start="2" %)
351 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
225 225  
353 +(% style="list-style-type:circle" %)
354 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
226 226  
356 +(% start="3" %)
357 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
227 227  
359 +(% style="list-style-type:circle" %)
360 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
228 228  
362 +(% start="4" %)
363 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
364 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
229 229  
366 +(% style="list-style-type:circle" %)
367 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
230 230  
369 +(% start="6" %)
370 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
371 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
231 231  
232 -xx
373 +(% style="list-style-type:circle" %)
374 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
375 +
376 += Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
377 +
378 +[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
379 +
380 +(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
381 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
382 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
383 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
384 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
385 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
386 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
387 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
388 +
389 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
390 +
391 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
392 +
393 +(% style="list-style-type:circle" %)
394 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
395 +
396 +(% start="2" %)
397 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
398 +
399 +(% style="list-style-type:circle" %)
400 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
401 +
402 +(% start="3" %)
403 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
404 +
405 +(% style="list-style-type:circle" %)
406 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
407 +
408 +(% start="4" %)
409 +1. Eingaben tätigen
410 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
411 +
412 +(% style="list-style-type:circle" %)
413 +* Die Aktivität wird erstellt.
414 +
415 += Aktivität suchen =
416 +
417 +1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
418 +1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
419 +1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben
420 +1. **Enter**-Taste drücken
421 +
422 +(% style="list-style-type:circle" %)
423 +* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
424 +
425 +(% class="box infomessage" %)
426 +(((
427 +Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
428 +)))
429 +
430 += Löschvorgang einer Aktivität =
431 +
432 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
433 +
434 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
435 +
436 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
437 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
438 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
439 +
440 +(% class="box infomessage" %)
441 +(((
442 +Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
443 +Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
444 +
445 +Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
446 +
447 +* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
448 +* es sich um eine Folgeaktivität
449 +* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
450 +* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
451 +* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
452 +)))
453 +
454 +
455 +== Aktivität löschen ==
456 +
457 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
458 +
459 +(% style="list-style-type:circle" %)
460 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
461 +
462 +(% start="2" %)
463 +1. Button **Löschen **anklicken
464 +
465 +(% style="list-style-type:circle" %)
466 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
Aktivitaet-checkliste-erstellen.png
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Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
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