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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2023/10/27 18:01
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/10/02 08:15
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,27 +5,33 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Bedeutung von Aktivitäten =
9 9  
10 -Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 -Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 -Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
15 +Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 +
13 13  
18 += Aktivitätstypen =
14 14  
15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
20 +[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
16 16  
17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
22 +(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 +Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln.
25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
29 29  
30 30  
31 31  
... ... @@ -41,30 +41,52 @@
41 41  
42 42  
43 43  
50 += Aktivität erstellen =
44 44  
52 +1. **+** Icon auswählen
45 45  
46 -= Kalenderansicht =
54 +(% style="list-style-type:circle" %)
55 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
47 47  
48 -[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
57 +(% start="2" %)
58 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
59 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
60 +1. Betreff angeben
61 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
49 49  
50 -(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
51 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
52 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
53 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
54 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
55 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
56 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
57 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
58 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
59 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
63 +(% style="list-style-type:circle" %)
64 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
60 60  
66 +(% class="box infomessage" %)
67 +(((
68 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
69 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
70 +)))
61 61  
62 62  
73 += Aufbau einer Aktivität =
63 63  
75 +[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
64 64  
77 +(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
78 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
79 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen.
80 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
81 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.
82 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
83 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
84 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
85 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen.
86 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
87 +|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
88 +|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
89 +|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.
90 +|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.
91 +|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.
65 65  
66 66  
67 67  
95 +xx
68 68  
69 69  
70 70  
... ... @@ -72,100 +72,179 @@
72 72  
73 73  
74 74  
75 -= Aktivitätstypen =
103 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
76 76  
77 -[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
105 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
78 78  
79 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
80 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
81 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
82 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
83 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
84 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
85 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
86 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __Aktivität Checkliste__).
87 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
88 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
89 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
107 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
108 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
109 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
110 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
111 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
112 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
113 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
114 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
115 +)))
116 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
117 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
118 +Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
119 +)))
120 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
90 90  
122 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
91 91  
124 +1. (((
125 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
126 +)))
92 92  
128 +(% style="list-style-type:circle" %)
129 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
93 93  
131 +(% start="2" %)
132 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
94 94  
134 +(% style="list-style-type:circle" %)
135 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
95 95  
137 +(% start="3" %)
138 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
139 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
140 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
96 96  
142 +(% style="list-style-type:circle" %)
143 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
97 97  
145 +== Checkliste erstellen ==
98 98  
147 +1. (((
148 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
99 99  
150 +(((
151 +(% style="float:right" %)
152 +[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
153 +)))
154 +)))
100 100  
156 +(% style="list-style-type:circle" %)
157 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
101 101  
159 +(% start="2" %)
160 +1. Option **Checkliste** auswählen
102 102  
162 +(% style="list-style-type:circle" %)
163 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
103 103  
165 +(% start="3" %)
166 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
167 +1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
168 +1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
169 +1. Thema für Checkliste eingeben
170 +1. Auf **+** Icon klicken
104 104  
105 -= Aktivität erstellen =
172 +(% style="list-style-type:circle" %)
173 +* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
106 106  
107 -1. **+** Symbol auswählen
175 +(% start="8" %)
176 +1. Weiteres freies Feld ausfüllen
177 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
108 108  
109 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
179 +(% style="list-style-type:circle" %)
180 +* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
110 110  
111 -1. Gewünschte Aktivität auswählen
112 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
113 -1. Betreff angeben
114 -1. Auf **Diskette**-Symbol **Speichern **klicken
182 +{{info}}
183 +Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
184 +Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
185 +{{/info}}
115 115  
116 -* Eine neue Aktivität wird erstellt.
187 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
117 117  
118 -xx
189 +(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
190 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
191 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
192 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
193 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
194 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
195 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
196 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
197 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
198 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
199 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
200 +|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
201 +|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
202 +|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
203 +|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
119 119  
120 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
205 +== Brief erstellen ==
121 121  
122 -xx
207 +1. (((
208 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
209 +)))
123 123  
124 -== Checkliste erstellen ==
211 +(% style="list-style-type:circle" %)
212 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
125 125  
126 -=== Checkliste erstellen ===
214 +(% start="2" %)
215 +1. Option **Brief** auswählen
127 127  
128 -1. **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken(((
129 -(% style="float:right" %)
130 -[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
217 +(% style="list-style-type:circle" %)
218 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
219 +
220 +(% start="3" %)
221 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
222 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
223 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
224 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
225 +
226 +(% style="list-style-type:circle" %)
227 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
228 +
229 +== E-Mail erstellen und versenden ==
230 +
231 +1. (((
232 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
131 131  )))
132 132  
235 +(% style="list-style-type:circle" %)
133 133  * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
134 134  
135 -1. Option **Checkliste** auswählen
238 +(% start="2" %)
239 +1. Option **E-Mail** auswählen
136 136  
137 -* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
241 +(% style="list-style-type:circle" %)
242 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
243 +* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch generiert.
138 138  
245 +(% start="3" %)
139 139  1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
140 -1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
141 -1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
142 -1. Thema für Checkliste eingeben
143 -1. Auf **+** Icon klicken
247 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
248 +1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
249 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
250 +1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
251 +1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
252 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
144 144  
145 -* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
254 +(% style="list-style-type:circle" %)
255 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
146 146  
147 -1. Weiteres freies Feld ausfüllen
148 -1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
257 +(% class="box infomessage" %)
258 +(((
259 +Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
149 149  
150 -* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
261 +Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
262 +In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
263 +)))
151 151  
152 -== Checkliste in der Übersicht ==
265 +== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
153 153  
154 -[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
267 +[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
155 155  
156 -(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
157 -|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
158 -|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
159 -Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
160 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
161 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
162 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
163 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
164 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
165 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
166 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
167 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
168 -|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
269 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
270 +|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
271 +|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
272 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
273 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
274 +|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
275 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
169 169  
170 170  
171 171  
... ... @@ -182,51 +182,172 @@
182 182  
183 183  
184 184  
292 += Aktivität weiterleiten =
185 185  
294 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
186 186  
296 +(% style="list-style-type:circle" %)
297 +* Die Aktivität wird geöffnet.
187 187  
299 +(% start="2" %)
300 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
188 188  
189 -xx
302 +(% style="list-style-type:circle" %)
303 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
190 190  
305 +(% start="3" %)
306 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen.
307 +1. Es kann auch ein **Weiterleitungsvermerk **beigefügt werden. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet.
308 +Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen.
309 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
191 191  
311 +(% style="list-style-type:circle" %)
312 +* Die Aktivität erscheint im Mein Desktop beim neuen Sachbearbeiter
313 +* Die Aktivität kann (wenn im Mein Desktop eingestellt ist) als Pop-Up beim neuen Sachbearbeiter erscheinen
314 +* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
315 +* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt, da noch nicht gelesen
192 192  
317 += Aktivität erledigen =
193 193  
319 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
320 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
321 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
194 194  
323 +(% style="list-style-type:circle" %)
324 +* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt und ist nicht mehr in "Mein Desktop" zu sehen
325 +* In den Desktops wird die gewünschte Aktivität wird aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
195 195  
327 +(% class="box infomessage" %)
328 +(((
329 +Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man **über **die **Checkbox "erledigt"** die Aktivitäten einsehen.
330 +)))
196 196  
332 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
197 197  
198 -xx
334 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
335 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
199 199  
337 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
338 +
339 +)))
200 200  
341 +(% style="list-style-type:circle" %)
342 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
201 201  
344 +(% start="2" %)
345 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
202 202  
347 +(% style="list-style-type:circle" %)
348 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
203 203  
350 +(% start="3" %)
351 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
204 204  
353 +(% style="list-style-type:circle" %)
354 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
205 205  
356 +(% start="4" %)
357 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
358 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
206 206  
360 +(% style="list-style-type:circle" %)
361 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
207 207  
208 -xx
363 +(% start="6" %)
364 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
365 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
209 209  
367 +(% style="list-style-type:circle" %)
368 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
210 210  
370 += Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
211 211  
372 +[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
212 212  
374 +(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
375 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
376 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
377 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
378 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
379 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
380 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
381 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
213 213  
383 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
214 214  
385 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
215 215  
387 +(% style="list-style-type:circle" %)
388 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
216 216  
390 +(% start="2" %)
391 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
217 217  
393 +(% style="list-style-type:circle" %)
394 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
218 218  
396 +(% start="3" %)
397 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
219 219  
399 +(% style="list-style-type:circle" %)
400 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
220 220  
221 -xx
402 +(% start="4" %)
403 +1. Eingaben tätigen
404 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
222 222  
406 +(% style="list-style-type:circle" %)
407 +* Die Aktivität wird erstellt.
223 223  
409 += Aktivität suchen =
224 224  
411 +1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
412 +1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
413 +1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben
414 +1. **Enter**-Taste drücken
225 225  
416 +(% style="list-style-type:circle" %)
417 +* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
226 226  
419 +(% class="box infomessage" %)
420 +(((
421 +Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
422 +)))
227 227  
424 += Löschvorgang einer Aktivität =
228 228  
426 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
229 229  
428 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
230 230  
430 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
431 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
432 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
231 231  
232 -xx
434 +(% class="box infomessage" %)
435 +(((
436 +Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
437 +Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
438 +
439 +Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
440 +
441 +* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
442 +* es sich um eine Folgeaktivität
443 +* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
444 +* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
445 +* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
446 +)))
447 +
448 +
449 +== Aktivität löschen ==
450 +
451 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
452 +
453 +(% style="list-style-type:circle" %)
454 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
455 +
456 +(% start="2" %)
457 +1. Button **Löschen **anklicken
458 +
459 +(% style="list-style-type:circle" %)
460 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
Aktivitaet-checkliste-erstellen.png
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Aktivitaeten-Uebersicht.png
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Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
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Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet.png
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Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png
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Aktivitaetsvorlagen_Version2.png
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Aufbau_Aktivitaet.png
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Screenshot (968).png
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