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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2024/06/25 14:48
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/06 08:58
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,11 +5,6 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
12 -
13 13  = Bedeutung von Aktivitäten =
14 14  
15 15  Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
... ... @@ -32,12 +32,22 @@
32 32  |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
33 33  |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
34 34  
30 +
31 +
32 +
33 +
34 +
35 +
36 +
37 +
38 += =
39 +
35 35  = Aktivität erstellen =
36 36  
37 37  1. **+** Icon auswählen
38 38  
39 39  (% style="list-style-type:circle" %)
40 -* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
45 +* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
41 41  
42 42  (% start="2" %)
43 43  1. Gewünschte Aktivität auswählen
... ... @@ -52,14 +52,6 @@
52 52  (((
53 53  Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
54 54  Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
55 -\\
56 -
57 -Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
58 -Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.
59 -Es wird dann eine Kopie erstellt.
60 -
61 -Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.
62 -In den Desktops wird diese nicht angezeigt.
63 63  )))
64 64  
65 65  == Checkliste erstellen ==
... ... @@ -109,12 +109,20 @@
109 109  |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
110 110  |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
111 111  |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
112 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
109 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
113 113  |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
114 114  |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
115 115  |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
116 116  |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
117 117  
115 +
116 +
117 +
118 +
119 +
120 +
121 +
122 +
118 118  == Brief erstellen ==
119 119  
120 120  1. (((
... ... @@ -160,7 +160,7 @@
160 160  1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
161 161  1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
162 162  1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
163 -1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
168 +1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail
164 164  1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
165 165  
166 166  (% style="list-style-type:circle" %)
... ... @@ -188,8 +188,16 @@
188 188  1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
189 189  
190 190  (% style="list-style-type:circle" %)
191 -* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg
196 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
192 192  
198 +(% class="box infomessage" %)
199 +(((
200 +**Tipp**:
201 +Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
202 +So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
203 +Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
204 +)))
205 +
193 193  = Weitere Funktionen einer Aktivität =
194 194  
195 195  [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
... ... @@ -200,7 +200,7 @@
200 200  |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
201 201  Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
202 202  |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
203 -Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
216 +**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
204 204  Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
205 205  )))
206 206  |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
... ... @@ -207,32 +207,6 @@
207 207  |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
208 208  |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
209 209  
210 -= Aktivität weiterleiten =
211 -
212 -1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
213 -
214 -(% style="list-style-type:circle" %)
215 -* Die Aktivität wird geöffnet.
216 -
217 -(% start="2" %)
218 -1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
219 -
220 -(% style="list-style-type:circle" %)
221 -* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
222 -
223 -(% start="3" %)
224 -1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
225 -1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
226 -
227 -= Aktivität erledigen =
228 -
229 -1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
230 -1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
231 -1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
232 -
233 -(% style="list-style-type:circle" %)
234 -* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
235 -
236 236  = Aktivitätsvorlagen erstellen =
237 237  
238 238  Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
... ... @@ -298,21 +298,32 @@
298 298  (% style="list-style-type:circle" %)
299 299  * Die Aktivität wird erstellt.
300 300  
301 -= Aktivität suchen =
288 += Aktivität weiterleiten =
302 302  
303 -1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
304 -1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
305 -1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
306 -1. **Enter**-Taste drücken
290 +1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
307 307  
308 308  (% style="list-style-type:circle" %)
309 -* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
293 +* Die Aktivität wird geöffnet.
310 310  
311 -(% class="box infomessage" %)
312 -(((
313 -Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
314 -)))
295 +(% start="2" %)
296 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
315 315  
298 +(% style="list-style-type:circle" %)
299 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
300 +
301 +(% start="3" %)
302 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
303 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
304 +
305 += Aktivität erledigen =
306 +
307 +1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
308 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
309 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
310 +
311 +(% style="list-style-type:circle" %)
312 +* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
313 +
316 316  = Löschvorgang einer Aktivität =
317 317  
318 318  == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
... ... @@ -321,22 +321,8 @@
321 321  
322 322  * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
323 323  * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
324 -* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
322 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
325 325  
326 -(% class="box infomessage" %)
327 -(((
328 -Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. Wenn man die Maus über den Button bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
329 -
330 -Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
331 -
332 -* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
333 -* es sich um eine Folgeaktivität
334 -* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
335 -* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
336 -* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
337 -)))
338 -
339 -
340 340  == Aktivität löschen ==
341 341  
342 342  1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken