Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

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Zusammenfassung

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Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 1 gelöscht)
- E-Mail_Neuanlage_An.png

Details

Seiteneigenschaften

Dokument-Autor

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.kprummer
++XWiki.MarcoBauer

Inhalt

@@ -5,16 +5,13 @@
  {{toc/}}
  )))
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
--)))
--
  = Bedeutung von Aktivitäten =
--Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
++Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
++Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
  Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
++
  = Aktivitätstypen =
  [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
@@ -22,9 +22,9 @@
  (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
--|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
++|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
--|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.
++|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
  Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
  |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
@@ -36,7 +36,7 @@
 . **+** Icon auswählen
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
++* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
  (% start="2" %)
 . Gewünschte Aktivität auswählen
@@ -47,12 +47,10 @@
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Eine neue Aktivität wird erstellt.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
--Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
--)))
++xx
++= Anwendungsbeispiel Checkliste =
++
  == Checkliste erstellen ==
 . (((
@@ -90,27 +90,57 @@
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
++Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
++)))
++
++== Checkliste in der Übersicht ==
++
  [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
  (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
--Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird.
++Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
  |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
  |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
  |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
  |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
--|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
++|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
  |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
  |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
  |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
  |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
--== Brief erstellen ==
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++=== Brief erstellen ===
++
 . (((
  **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
++
++(((
++
  )))
++)))
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
@@ -124,13 +124,13 @@
  (% start="3" %)
 . **Pflichtfeld Betreff **eingeben
 . Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
--1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
++1. **Vorlage **auswählen
 . Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
--== E-Mail erstellen und versenden ==
++=== E-Mail erstellen ===
 . (((
  **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
@@ -147,52 +147,17 @@
  (% start="3" %)
 . **Pflichtfeld Betreff **eingeben
--1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
--1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
++1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt.
++1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
 . Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
--1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
--1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
++1. **Vorlage **auswählen
 . Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
--Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.
--Es wird dann eine Kopie erstellt.
++=== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ===
--Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.
--In den Desktops wird diese nicht angezeigt.
--)))
--
--=== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===
--
--[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
--
--(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
--|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
--|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
--|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.
--|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
--|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
--
 . (((
  **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
  )))
@@ -213,8 +213,18 @@
 . Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg
++* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Tipp**:
++Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
++So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
++Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
++)))
++
++
++
  = Weitere Funktionen einer Aktivität =
  [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
@@ -225,7 +225,7 @@
  |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
  Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
  |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
--Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
++**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
  Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
  )))
  |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
@@ -232,32 +232,7 @@
  |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
  |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
--= Aktivität weiterleiten =
--1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Aktivität wird geöffnet.
--
--(% start="2" %)
--1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
--
--(% start="3" %)
--1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
--1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
--
--= Aktivität erledigen =
--
--1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
--1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
--1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
--
  = Aktivitätsvorlagen erstellen =
  Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
@@ -323,21 +323,32 @@
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Die Aktivität wird erstellt.
--= Aktivität suchen =
++= Aktivität weiterleiten =
--1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
--1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
--1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
--1. **Enter**-Taste drücken
++1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
++* Die Aktivität wird geöffnet.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
--)))
++(% start="2" %)
++1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
++
++(% start="3" %)
++1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
++1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
++
++= Aktivität erledigen =
++
++1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
++1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
++1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
++
  = Löschvorgang einer Aktivität =
  == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
@@ -344,24 +344,19 @@
  Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
--* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
++* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
  * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
--* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. Wenn man die Maus über den Button bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
--
--Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
--
--* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
--* es sich um eine Folgeaktivität
--* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
--* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
--* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
++Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
++In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
++- Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
++- Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
  )))
++
  == Aktivität löschen ==
 . In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
@@ -375,4 +375,46 @@
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
--
++xxx
++
++
++
++
++
++
++
++xx
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++xx
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++xx
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++
++xx

E-Mail_Neuanlage_An.png

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