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Änderungen von Dokument 010.6 Aktivitäten

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:45
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am 2023/10/27 18:03
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/30 09:07
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.3 Aktivitäten
1 +010.6 Aktivitäten
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,27 +5,33 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
12 +
8 8  = Bedeutung von Aktivitäten =
9 9  
10 -Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 -Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 -Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
15 +Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 +
13 13  
18 += Aktivitätstypen =
14 14  
15 -= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
20 +[[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
16 16  
17 -[[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
22 +(% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
28 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 +Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
31 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
18 18  
19 -(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
24 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln.
25 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
29 29  
30 30  
31 31  
... ... @@ -40,52 +40,61 @@
40 40  
41 41  
42 42  
43 -= Kalenderansicht =
44 44  
45 -[[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
46 46  
47 -(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
48 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
49 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
50 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
51 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
52 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
53 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
54 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
55 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
56 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
57 57  
58 58  
59 59  
54 += Aktivität erstellen =
60 60  
56 +1. **+** Icon auswählen
61 61  
58 +(% style="list-style-type:circle" %)
59 +* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
62 62  
61 +(% start="2" %)
62 +1. Gewünschte Aktivität auswählen
63 +1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
64 +1. Betreff angeben
65 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
63 63  
67 +(% style="list-style-type:circle" %)
68 +* Eine neue Aktivität wird erstellt.
64 64  
70 +(% class="box infomessage" %)
71 +(((
72 +Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
73 +Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
74 +)))
65 65  
66 66  
77 += Aufbau einer Aktivität =
67 67  
79 +[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
68 68  
81 +(% style="margin-left:auto; width:682px" %)
82 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
83 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen.
84 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
85 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.
86 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
87 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
88 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
89 +|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen.
90 +|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
91 +|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
92 +|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
93 +|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.
94 +|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.
95 +|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.
69 69  
70 -= Aktivitätstypen =
71 71  
72 -[[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
73 73  
74 -(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
75 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
76 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
77 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
78 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
79 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
80 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
81 -Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __Aktivität Checkliste__).
82 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
83 -|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
84 -|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
85 85  
86 86  
87 87  
88 88  
103 +xx
89 89  
90 90  
91 91  
... ... @@ -93,25 +93,48 @@
93 93  
94 94  
95 95  
111 += Weitere Funktionen einer Aktivität =
96 96  
97 -= Aktivität erstellen =
113 +[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
98 98  
99 -1. **+** Symbol auswählen
115 +(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
116 +|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
117 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
118 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
119 +Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
120 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
121 +Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
122 +Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
123 +)))
124 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
125 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
126 +Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
127 +)))
128 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
100 100  
101 -* Die **Aktivitäten **werden gelistet.
130 +== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
102 102  
103 -1. Gewünschte Aktivität auswählen
104 -1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
105 -1. Betreff angeben
106 -1. Auf **Diskette**-Symbol **Speichern **klicken
132 +1. (((
133 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
134 +)))
107 107  
108 -* Eine neue Aktivität wird erstellt.
136 +(% style="list-style-type:circle" %)
137 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
109 109  
110 -xx
139 +(% start="2" %)
140 +1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
111 111  
112 -= Anwendungsbeispiel Checkliste =
142 +(% style="list-style-type:circle" %)
143 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
113 113  
114 -(% class="wikigeneratedid" %)
145 +(% start="3" %)
146 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
147 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
148 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
149 +
150 +(% style="list-style-type:circle" %)
151 +* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
152 +
115 115  == Checkliste erstellen ==
116 116  
117 117  1. (((
... ... @@ -123,12 +123,16 @@
123 123  )))
124 124  )))
125 125  
164 +(% style="list-style-type:circle" %)
126 126  * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
127 127  
167 +(% start="2" %)
128 128  1. Option **Checkliste** auswählen
129 129  
170 +(% style="list-style-type:circle" %)
130 130  * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
131 131  
173 +(% start="3" %)
132 132  1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
133 133  1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
134 134  1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
... ... @@ -135,88 +135,280 @@
135 135  1. Thema für Checkliste eingeben
136 136  1. Auf **+** Icon klicken
137 137  
180 +(% style="list-style-type:circle" %)
138 138  * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
139 139  
183 +(% start="8" %)
140 140  1. Weiteres freies Feld ausfüllen
141 -1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
185 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
142 142  
187 +(% style="list-style-type:circle" %)
143 143  * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
144 144  
145 -== Checkliste in der Übersicht ==
190 +{{info}}
191 +Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
192 +Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
193 +{{/info}}
146 146  
147 -[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
195 +[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
148 148  
149 149  (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
150 150  |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
151 -|(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
152 -Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
153 -|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
154 -|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
155 -|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
156 -|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
157 -|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
158 -|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
159 -|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
160 -|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
161 -|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
199 +|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
200 +|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
201 +|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
202 +|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
203 +|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
204 +|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
205 +|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
206 +|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
207 +|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
208 +|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
209 +|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
210 +|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
211 +|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
162 162  
213 +== Brief erstellen ==
163 163  
215 +1. (((
216 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
217 +)))
164 164  
219 +(% style="list-style-type:circle" %)
220 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
165 165  
222 +(% start="2" %)
223 +1. Option **Brief** auswählen
166 166  
225 +(% style="list-style-type:circle" %)
226 +* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
167 167  
228 +(% start="3" %)
229 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
230 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
231 +1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
232 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
168 168  
234 +(% style="list-style-type:circle" %)
235 +* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
169 169  
237 +== E-Mail erstellen und versenden ==
170 170  
239 +1. (((
240 +**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
241 +)))
171 171  
243 +(% style="list-style-type:circle" %)
244 +* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
172 172  
246 +(% start="2" %)
247 +1. Option **E-Mail** auswählen
173 173  
249 +(% style="list-style-type:circle" %)
250 +* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
251 +* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch generiert.
174 174  
253 +(% start="3" %)
254 +1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
255 +1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
256 +1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
257 +1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
258 +1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
259 +1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
260 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
175 175  
262 +(% style="list-style-type:circle" %)
263 +* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
176 176  
265 +(% class="box infomessage" %)
266 +(((
267 +Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
177 177  
269 +Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
270 +In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
271 +)))
178 178  
179 -xx
273 +== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
180 180  
275 +[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
181 181  
277 +(% style="margin-left:auto; width:793px" %)
278 +|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
279 +|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
280 +|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
281 +|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
282 +|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
283 +|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
182 182  
285 += Aktivität weiterleiten =
183 183  
287 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
184 184  
289 +(% style="list-style-type:circle" %)
290 +* Die Aktivität wird geöffnet.
185 185  
292 +(% start="2" %)
293 +1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
186 186  
295 +(% style="list-style-type:circle" %)
296 +* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
187 187  
188 -xx
298 +(% start="3" %)
299 +1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
300 +1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
189 189  
302 +(% style="list-style-type:circle" %)
303 +* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
304 +* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt.
190 190  
306 +(% class="box infomessage" %)
307 +(((
308 +Wenn man eine Aktivität weiterleitet, dann kann man auch einen **Weiterleitungsvermerk **beifügen. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet.
309 +Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen.
310 +)))
191 191  
312 += Aktivität erledigen =
192 192  
314 +1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
315 +1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
316 +1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
193 193  
318 +(% style="list-style-type:circle" %)
319 +* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt.
320 +* Die gewünschte Aktivität wird somit aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
194 194  
322 +(% class="box infomessage" %)
323 +(((
324 +Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man nach ihr **filtern**. Dies ist **über **die **Checkboxen **bei **offen **und **erledigt** über den Aktivitäten möglich.
325 +Je nach dem, wo man hier das Häkchen setzt, filtert man dementsprechend.
326 +)))
195 195  
328 += Aktivitätsvorlagen erstellen =
196 196  
330 +Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
331 +Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
197 197  
198 -xx
333 +1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
334 +
335 +)))
199 199  
337 +(% style="list-style-type:circle" %)
338 +* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
200 200  
340 +(% start="2" %)
341 +1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
201 201  
343 +(% style="list-style-type:circle" %)
344 +* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
202 202  
346 +(% start="3" %)
347 +1. **+** Icon rechts unten auswählen
203 203  
349 +(% style="list-style-type:circle" %)
350 +* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
204 204  
352 +(% start="4" %)
353 +1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
354 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
205 205  
356 +(% style="list-style-type:circle" %)
357 +* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
206 206  
359 +(% start="6" %)
360 +1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
361 +1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
207 207  
363 +(% style="list-style-type:circle" %)
364 +* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
208 208  
366 += Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
209 209  
368 +[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
210 210  
211 -xx
370 +(% style="margin-left:auto; width:631px" %)
371 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
372 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
373 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
374 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
375 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
376 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
377 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
212 212  
379 += Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
213 213  
381 +1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
214 214  
383 +(% style="list-style-type:circle" %)
384 +* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
215 215  
386 +(% start="2" %)
387 +1. Auf Option **Vorlagen **gehen
216 216  
389 +(% style="list-style-type:circle" %)
390 +* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
217 217  
392 +(% start="3" %)
393 +1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
218 218  
395 +(% style="list-style-type:circle" %)
396 +* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
219 219  
398 +(% start="4" %)
399 +1. Eingaben tätigen
400 +1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
220 220  
402 +(% style="list-style-type:circle" %)
403 +* Die Aktivität wird erstellt.
221 221  
222 -xx
405 += Aktivität suchen =
406 +
407 +1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
408 +1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
409 +1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben
410 +1. **Enter**-Taste drücken
411 +
412 +(% style="list-style-type:circle" %)
413 +* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
414 +
415 +(% class="box infomessage" %)
416 +(((
417 +Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
418 +)))
419 +
420 += Löschvorgang einer Aktivität =
421 +
422 +== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
423 +
424 +Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
425 +
426 +* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
427 +* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
428 +* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
429 +
430 +(% class="box infomessage" %)
431 +(((
432 +Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
433 +Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
434 +
435 +Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
436 +
437 +* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
438 +* es sich um eine Folgeaktivität
439 +* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
440 +* eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
441 +* eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
442 +)))
443 +
444 +
445 +== Aktivität löschen ==
446 +
447 +1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
448 +
449 +(% style="list-style-type:circle" %)
450 +* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
451 +
452 +(% start="2" %)
453 +1. Button **Löschen **anklicken
454 +
455 +(% style="list-style-type:circle" %)
456 +* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
Aktivitaet-checkliste-erstellen.png
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