Wiki-Quellcode von 010.3 Aktivitäten

Version 13.1 von Marco Bauer am 2023/10/27 18:16

version	line-number	content
2.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:
	4
	5	{{toc/}}
	6	)))
	7
	8	= Bedeutung von Aktivitäten =
	9
	10	Aktivitäten stellen die einzelnen Glieder einer großen Kette an Tätigkeiten dar.
	11	Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
	12	Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der Historie nachverfolgen.
	13
	14
	15	= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
	16
	17	[[image:Mein_Desktop.png\|\|height="469" style="float:left" width="809"]]
	18
	19	(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
	20	\|=(% style="width: 77px;" %)Nummer\|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
	21	\|(% style="width:77px" %)1\|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem Hilfe und Infos zum Programm aus
	22	\|(% style="width:77px" %)2\|(% style="width:594px" %)Der Reiter Kontaktmanagement
	23	\|(% style="width:77px" %)3\|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
	24	\|(% style="width:77px" %)4\|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht __wechseln.
	25	\|(% style="width:77px" %)5\|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität suchen
	26	\|(% style="width:77px" %)6\|(% style="width:594px" %)Aktivitäten aktualisieren
	27	\|(% style="width:77px" %)7\|(% style="width:594px" %)Aktivitäten anderer Kontakte anzeigen lassen
	28	\|(% style="width:77px" %)8\|(% style="width:594px" %)Aktivitäten weiterleiten oder weitergeleitete Aktivitäten anzeigen lassen.
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	30
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	38
3.1	39	= Kalenderansicht =
2.1	40
3.1	41	[[image:Kalender_Ansicht.png\|\|height="407" style="float:left" width="728"]]
2.1	42
3.1	43	(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
	44	\|=(% style="width: 68px;" %)Nummer\|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
	45	\|(% style="width:68px" %)1\|(% style="width:678px" %)Zwischen Kalender- und Listenansicht wechseln.
	46	\|(% style="width:68px" %)2\|(% style="width:678px" %)Gewünschte Zeiteinheit, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
	47	\|(% style="width:68px" %)3\|(% style="width:678px" %)Aktuell anvisierter Zeitabschnitt im Kalender.
	48	\|(% style="width:68px" %)4\|(% style="width:678px" %)Monatsbeschriftung am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
	49	\|(% style="width:68px" %)5\|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des nicht ausgewählten Monats.
	50	\|(% style="width:68px" %)6\|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des ausgewählten Monats.
	51	\|(% style="width:68px" %)7\|(% style="width:678px" %)Ausgewählter Kalendertag.
	52	\|(% style="width:68px" %)8\|(% style="width:678px" %)In den Kalender eingefügte Aktivität.
2.1	53
3.1	54
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	60
	61
	62	= Aktivitätstypen =
	63
4.1	64	[[image:Aktivitäten_Optionen.png\|\|height="408" style="float:left" width="319"]]
3.1	65
	66	(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
	67	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
	68	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:1080px" %)Das + Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen Aktivitäten-Typen aufklappen.
	69	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität Anruf. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit protokollieren kann, während man telefoniert.
	70	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende Aufgabe erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
	71	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität Brief erzeugt.
	72	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch zu erledigenden Punkte erstellen.
	73	Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __Aktivität Checkliste__).
	74	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp E-Mail erzeugen.
	75	\|(% style="width:78px" %)7\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Notiz wichtige Informationen festhalten.
	76	\|(% style="width:78px" %)8\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Termin einen Termin festlegen.
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	85	= Aktivität erstellen =
	86
	87	1. + Symbol auswählen
	88
	89	* Die Aktivitäten werden gelistet.
	90
	91	1. Gewünschte Aktivität auswählen
	92	1. Eingabeformular der Aktivität ausfüllen
	93	1. Betreff angeben
	94	1. Auf Diskette-Symbol Speichern klicken
	95
	96	* Eine neue Aktivität wird erstellt.
	97
2.1	98	xx
	99
3.1	100	= Anwendungsbeispiel Checkliste =
2.1	101
9.1	102	== Checkliste erstellen ==
2.1	103
9.1	104	1. (((
	105	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	106
	107	(((
5.1	108	(% style="float:right" %)
	109	[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png\|\|height="278" width="485"]]
	110	)))
9.1	111	)))
5.1	112
	113	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
	114
	115	1. Option Checkliste auswählen
	116
	117	* Eingabeformular für die Neuanlage einer Checkliste wird geöffnet.
	118
	119	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
	120	1. Pflichtfeld Bezeichnung eingeben
	121	1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
	122	1. Thema für Checkliste eingeben
	123	1. Auf + Icon klicken
	124
	125	* Weiteres freies Feld für weiteres Thema wird hinzugefügt.
	126
	127	1. Weiteres freies Feld ausfüllen
	128	1. Auf Disketten-Icon rechts unten klicken
	129
	130	* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
	131
12.1	132
	133
	134	(% class="box infomessage" %)
	135	(((
	136	Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine Aktivitätsvorlage erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
	137	Wie man eine solche erstellt, erfährt man __hier__.
	138	)))
	139
3.1	140	== Checkliste in der Übersicht ==
2.1	141
6.1	142	[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png\|\|height="535" style="float:left" width="564"]]
2.1	143
6.1	144	(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
	145	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
	146	\|(% style="width:75px" %)0\|(% style="width:840px" %)Konkreten Termin durch Datum und Uhrzeit festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
	147	Eine Wiedervorlage ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
	148	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:840px" %)Die Kategorie der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
	149	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:840px" %)Die Stiftung, der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
	150	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:840px" %)Einen Zeitraum festlegen, zu dem man bereits vorher noch mal an die Aktivität erinnert wird.
	151	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität gelesen oder erledigt wurde.
	152	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich Bezug zu einem bereits erstellten Projekt herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
	153	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:840px" %)Der Betreff soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein Pflichtfeld.
	154	\|(% style="width:75px" %)7\|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier neue To Do's erstellen. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
	155	\|(% style="width:75px" %)8\|(% style="width:840px" %)Das jeweilige To Do. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
	156	\|(% style="width:75px" %)9\|(% style="width:840px" %)Hierüber speichert man eine neu angelegte Aktivität.
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3.1	158
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6.1	166
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2.1	170	xx
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	173
10.1	174	= Bearbeitung einer Aktivität =
2.1	175
10.1	176	[[image:Screenshot (968).png\|\|height="325" style="float:left" width="576"]]
2.1	177
10.1	178	(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
	179	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
	180	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:830px" %)Einen Vermerk zur Aktivität ergänzen.
	181	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:830px" %)Eine Folgeaktivität lässt sich über dieses Icon erstellen.
	182	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:830px" %)Aktivitäten kann man über diesen Menüpunkt weiterleiten.
	183	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die Historie der Aktivitäten anzeigen lassen.
	184	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:830px" %)Eine Druckansicht zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
	185	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:830px" %)Möchte man Dokumente an die Aktivität anhängen, kann man dies hier tun.
2.1	186
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10.1	189
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13.1	199	== Aktivität erledigen ==
10.1	200
13.1	201	1. Gewünschte Aktivität in mein Desktop auswählen und öffnen
	202	1. Häkchen bei Erledigt setzen (siehe Beschreibung, Nummer 4: __Aktivität Übersicht (Beispiel Checkliste)__)
	203	1. Auf Diskette-Symbol Speichern klicken
	204
	205	* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
	206
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	210	== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
	211
	212	Das Löschen einer Aktivität setzt folgende Voraussetzungen voraus:
	213
	214	* Die Aktivität ist die letzte Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
	215	* Nur der Aktivität-Ersteller oder der Admin können eben diese Aktivität löschen
	216
	217	(% class="box infomessage" %)
	218	(((
	219	Das Löschen von Aktivitäten kann man schon beim Schritt der Aktivitätsvorlagen steuern.
	220	In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten nur noch für den base4IT-Support möglich machen:
	221	- Entsprechende Checkbox setzen (Revisionssicherheit)
	222	- Checkbox Löschen erlaubt = Nein wurde gesetzt
	223	)))
	224
	225
	226
11.1	227	= Aktivität löschen =
10.1	228
11.1	229	1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
10.1	230
11.1	231	* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
10.1	232
11.1	233	1. Button Löschen anklicken
10.1	234
11.1	235	* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
10.1	236
	237
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11.1	239
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3.1	254	xx
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