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Wiki-Quellcode von 010.3 Aktivitäten

Version 13.1 von Marco Bauer am 2023/10/27 18:16
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Bedeutung von Aktivitäten =
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10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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15 = Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
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17 [[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
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19 (% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
24 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht** **__wechseln.
25 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
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39 = Kalenderansicht =
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41 [[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
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43 (% style="margin-left:auto; width:755px" %)
44 |=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
45 |(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
46 |(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
47 |(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
48 |(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
49 |(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
50 |(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
51 |(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
52 |(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
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62 = Aktivitätstypen =
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64 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
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66 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
67 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
68 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
69 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
70 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
71 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
72 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
73 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __Aktivität Checkliste__).
74 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
75 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
76 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
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85 = Aktivität erstellen =
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87 1. **+** Symbol auswählen
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89 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
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91 1. Gewünschte Aktivität auswählen
92 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
93 1. Betreff angeben
94 1. Auf **Diskette**-Symbol **Speichern **klicken
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96 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
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98 xx
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100 = Anwendungsbeispiel Checkliste =
101
102 == Checkliste erstellen ==
103
104 1. (((
105 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
106
107 (((
108 (% style="float:right" %)
109 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
110 )))
111 )))
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113 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
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115 1. Option **Checkliste** auswählen
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117 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
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119 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
120 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
121 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
122 1. Thema für Checkliste eingeben
123 1. Auf **+** Icon klicken
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125 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
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127 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
128 1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
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130 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
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134 (% class="box infomessage" %)
135 (((
136 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
137 Wie man eine solche erstellt, erfährt man __hier__.
138 )))
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140 == Checkliste in der Übersicht ==
141
142 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
143
144 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
145 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
146 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
147 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
148 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
149 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
150 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
151 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
152 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
153 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
154 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
155 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
156 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
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170 xx
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174 = Bearbeitung einer Aktivität =
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176 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
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178 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
179 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
180 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen.
181 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen.
182 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**.
183 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
184 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
185 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
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199 == Aktivität erledigen ==
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201 1. Gewünschte Aktivität in mein Desktop auswählen und öffnen
202 1. Häkchen bei Erledigt setzen (siehe Beschreibung, Nummer 4: __Aktivität Übersicht (Beispiel Checkliste)__)
203 1. Auf Diskette-Symbol Speichern klicken
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205 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
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210 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
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212 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
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214 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
215 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
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217 (% class="box infomessage" %)
218 (((
219 Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
220 In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
221 - Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
222 - Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
223 )))
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227 = Aktivität löschen =
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229 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
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231 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
232
233 1. Button **Löschen **anklicken
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235 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
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