010.6 Aktivitäten

|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.

26

|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.

27

|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.

28

|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.

29

Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]

30

|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.

31

|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.

32

|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.

33

|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.

= Aktivität erstellen =

47

48

1. **+** Icon auswählen

49

50

(% style="list-style-type:circle" %)

51

* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.

52

53

(% start="2" %)

54

1. Gewünschte Aktivität auswählen

55

1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**

56

1. Betreff angeben

57

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

58

59

(% style="list-style-type:circle" %)

60

* Eine neue Aktivität wird erstellt.

61

62

(% class="box infomessage" %)

63

(((

64

Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.

65

Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].

)))

= Aufbau einer Aktivität =

70

71

[[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]

72

73

(% style="margin-left:auto; width:682px" %)

74

|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung

75

|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen.

76

|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].

77

|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.

78

|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.

79

|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.

80

|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.

81

|(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)(((

82

Hier wird der **Bezug **einer Aktivität gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.

83

84

Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.

85

86

Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.

87

88

Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".

89

)))

90

|(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.

91

|(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.

92

|(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.

93

|(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.

94

|(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.

95

|(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.

xx

= Weitere Funktionen einer Aktivität =

106

107

[[image:Weitere_Funktionen_einer_Aktivitaet.png||alt="Screenshot (968).png" height="230" width="907"]]

108

109

(% style="width:908px" %)

110

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung

111

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.

112

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.

113

Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.

114

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((

115

Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.

116

Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.

117

)))

118

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.

119

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((

120

Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).

121

)))

122

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.

123

|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:830px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen. Es kann nur einen Bezug pro Bezugsart geben.

124

125

== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==

126

127

1. (((

128

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

129

)))

130

131

(% style="list-style-type:circle" %)

132

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

133

134

(% start="2" %)

135

1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen

136

137

(% style="list-style-type:circle" %)

138

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.

139

140

(% start="3" %)

141

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

142

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

143

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

144

145

(% style="list-style-type:circle" %)

146

* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.

147

148

== Checkliste erstellen ==

149

150

1. (((

151

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

152

153

(((

154

(% style="float:right" %)

155

[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]

)))

)))

(% style="list-style-type:circle" %)

160

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

161

162

(% start="2" %)

163

1. Option **Checkliste** auswählen

164

165

(% style="list-style-type:circle" %)

166

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.

167

168

(% start="3" %)

169

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

170

1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben

171

1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken

172

1. Thema für Checkliste eingeben

173

1. Auf **+** Icon klicken

174

175

(% style="list-style-type:circle" %)

176

* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.

177

178

(% start="8" %)

179

1. Weiteres freies Feld ausfüllen

180

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

181

182

(% style="list-style-type:circle" %)

183

* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.

184

185

186

Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.

187

Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.

188

189

190

[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]

191

192

(% style="margin-left:auto; width:918px" %)

193

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung

194

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.

195

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.

196

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.

197

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.

198

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.

199

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.

200

|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.

201

|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.

202

|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.

203

|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.

204

|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.

205

|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.

206

|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.

207

208

== Brief erstellen ==

209

210

1. (((

211

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

212

)))

213

214

(% style="list-style-type:circle" %)

215

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

216

217

(% start="2" %)

218

1. Option **Brief** auswählen

219

220

(% style="list-style-type:circle" %)

221

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.

222

223

(% start="3" %)

224

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

225

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

226

1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen

227

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

228

229

(% style="list-style-type:circle" %)

230

* Der Brief wird gespeichert und angelegt.

231

232

== E-Mail erstellen und versenden ==

233

234

1. (((

235

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

236

)))

237

238

(% style="list-style-type:circle" %)

239

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

240

241

(% start="2" %)

242

1. Option **E-Mail** auswählen

243

244

(% style="list-style-type:circle" %)

245

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.

246

* Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch beigefügt.

247

248

(% start="3" %)

249

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

250

1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.

251

1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen

252

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

253

1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen

254

1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail

255

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

256

257

(% style="list-style-type:circle" %)

258

* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.

259

260

(% class="box infomessage" %)

261

(((

262

Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.

263

264

Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.

265

In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.

266

)))

267

268

== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==

269

270

[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]

271

272

(% style="margin-left:auto; width:793px" %)

273

|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung

274

|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.

275

|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.

276

|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.

277

|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.

278

|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.

= Aktivität weiterleiten =

292

293

1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

294

295

(% style="list-style-type:circle" %)

296

* Die Aktivität wird geöffnet.

297

298

(% start="2" %)

299

1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken

300

301

(% style="list-style-type:circle" %)

302

* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.

303

304

(% start="3" %)

305

1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen.

306

1. Es kann auch ein **Weiterleitungsvermerk **beigefügt werden. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet.

307

Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen.

308

1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen

309

310

(% style="list-style-type:circle" %)

311

* Die Aktivität erscheint im Mein Desktop beim neuen Sachbearbeiter

312

* Die Aktivität kann (wenn im Mein Desktop eingestellt ist) als Pop-Up beim neuen Sachbearbeiter erscheinen

313

* In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.

314

* Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt, da noch nicht gelesen

315

316

= Aktivität erledigen =

317

318

1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

319

1. Häkchen bei **Erledigt **setzen

320

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

321

322

(% style="list-style-type:circle" %)

323

* Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt und ist nicht mehr in "Mein Desktop" zu sehen

324

* In den Desktops wird die gewünschte Aktivität wird aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.

325

326

(% class="box infomessage" %)

327

(((

328

Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man **über **die **Checkbox "erledigt"** die Aktivitäten einsehen.

329

)))

330

331

= Aktivitätsvorlagen erstellen =

332

333

Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.

334

Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.

335

336

1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((

)))

(% style="list-style-type:circle" %)

341

* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.

342

343

(% start="2" %)

344

1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken

345

346

(% style="list-style-type:circle" %)

347

* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

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349

(% start="3" %)

350

1. **+** Icon rechts unten auswählen

351

352

(% style="list-style-type:circle" %)

353

* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.

354

355

(% start="4" %)

356

1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)

357

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

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359

(% style="list-style-type:circle" %)

360

* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.

361

362

(% start="6" %)

363

1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen

364

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

365

366

(% style="list-style-type:circle" %)

367

* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.

368

369

= Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =

370

371

[[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]

372

373

(% style="margin-left:auto; width:631px" %)

374

|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung

375

|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.

376

|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.

377

|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.

378

|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.

379

|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.

380

|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.

381

382

= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =

383

384

1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken

385

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(% style="list-style-type:circle" %)

387

* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.

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389

(% start="2" %)

390

1. Auf Option **Vorlagen **gehen

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(% style="list-style-type:circle" %)

393

* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

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395

(% start="3" %)

396

1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen

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398

(% style="list-style-type:circle" %)

399

* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.

(% start="4" %)

1. Eingaben tätigen

1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken

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405

(% style="list-style-type:circle" %)

406

* Die Aktivität wird erstellt.

= Aktivität suchen =

1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln

411

1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken

412

1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben

413

1. **Enter**-Taste drücken

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415

(% style="list-style-type:circle" %)

416

* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.

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418

(% class="box infomessage" %)

419

(((

420

Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.

421

)))

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= Löschvorgang einer Aktivität =

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425

== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==

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Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:

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