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Wiki-Quellcode von 010.3 Aktivitäten

Version 22.1 von Marco Bauer am 2023/10/31 18:54
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
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8 = Bedeutung von Aktivitäten =
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10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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15 = Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
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17 [[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
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19 (% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue [[Aktivität erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4terstellen]]
24 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur [[Kalenderansicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HKalenderansicht]] wechseln.
25 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
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47 = Kalenderansicht =
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49 [[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
50
51 (% style="margin-left:auto; width:755px" %)
52 |=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
53 |(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
54 |(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
55 |(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
56 |(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
57 |(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
58 |(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
59 |(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
60 |(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
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78 = Aktivitätstypen =
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80 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
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82 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
83 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
84 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
85 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
86 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
87 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
88 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
89 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
90 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
91 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
92 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
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108 = Aktivität erstellen =
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110 1. **+** Symbol auswählen
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112 (% style="list-style-type:circle" %)
113 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
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115 (% start="2" %)
116 1. Gewünschte Aktivität auswählen
117 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
118 1. Betreff angeben
119 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
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121 (% style="list-style-type:circle" %)
122 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
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124 xx
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126 = Anwendungsbeispiel Checkliste =
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128 == Checkliste erstellen ==
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130 1. (((
131 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
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133 (((
134 (% style="float:right" %)
135 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
136 )))
137 )))
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139 (% style="list-style-type:circle" %)
140 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
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142 (% start="2" %)
143 1. Option **Checkliste** auswählen
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145 (% style="list-style-type:circle" %)
146 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
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148 (% start="3" %)
149 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
150 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
151 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
152 1. Thema für Checkliste eingeben
153 1. Auf **+** Icon klicken
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155 (% style="list-style-type:circle" %)
156 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
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158 (% start="8" %)
159 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
160 1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
161
162 (% style="list-style-type:circle" %)
163 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
164
165 (% class="box infomessage" %)
166 (((
167 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
168 Wie man eine solche erstellt, erfährt man __hier__.
169 )))
170
171 == Checkliste in der Übersicht ==
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173 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
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175 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
176 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
177 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
178 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
179 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
180 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
181 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
182 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
183 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
184 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
185 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
186 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
187 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
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192 xx
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196 = Bearbeitung einer Aktivität =
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198 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
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200 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
201 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
202 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen.
203 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen.
204 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**.
205 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
206 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
207 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
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220
221
222 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
223
224 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
225 (% style="float:right" %)
226 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
227 )))
228
229 (% style="list-style-type:circle" %)
230 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
231
232 (% start="2" %)
233 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
234
235 (% style="list-style-type:circle" %)
236 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
237
238 (% start="3" %)
239 1. **+** Icon rechts unten auswählen
240
241 (% style="list-style-type:circle" %)
242 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
243
244 (% start="4" %)
245 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
246 1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
247
248 (% style="list-style-type:circle" %)
249 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
250
251 (% start="6" %)
252 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
253 1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
254
255 (% style="list-style-type:circle" %)
256 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
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258 xx
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267 = Aktivität erledigen =
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269 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
270 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
271 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
272
273 (% style="list-style-type:circle" %)
274 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
275
276 = Löschvorgang einer Aktivität =
277
278 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
279
280 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
281
282 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
283 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
284
285 (% class="box infomessage" %)
286 (((
287 Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
288 In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
289 - Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
290 - Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
291 )))
292
293
294
295 == Aktivität löschen ==
296
297 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
298
299 (% style="list-style-type:circle" %)
300 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
301
302 (% start="2" %)
303 1. Button **Löschen **anklicken
304
305 (% style="list-style-type:circle" %)
306 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
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